新时期档案开发利用的探讨

文/牛昉侠

新时期档案开发利用的探讨

文/牛昉侠

新时期档案资源的开发与利用，主要从档案管理部门要对现有的馆藏信息做档案规划，直接将其转换为可用资源，通过调研与开发，提供能为社会各级服务的完整档案资料。另一方面通过直接的档案资源信息录入，进行服务信息查阅。这两个层面上的信息服务均是结合档案需求者的不同需求，为查阅者提供对应的服务标准和服务条件

新的历史发展时期档案开发的形式也要通过创新不断地发展，建设档案馆，组建档案网站、进行档案材料汇编这都是今后档案管理工作的未来发展新趋势。同时，信息建设的开展也为新时期档案的开发和利用提供基础保障，让其开发的形式更新颖，查阅的资料更全面。

新的历史发展时期档案资源的开发与利用，主要从两方面入手，一方面是档案管理部门要对现有的馆藏信息做档案规划，直接将其转换为可用资源，通过调研与开发，提供能为社会各级服务的完整档案资料，这就是我们经常提及的档案编著。另一层面主要是档案信息的拥有者，要结合档案信息的需求，为他们提供面对面的服务，通过直接的档案资源信息录入，进行服务信息查阅。其实这两个层面上的信息服务均是结合档案需求者的不同需求，为查阅者提供对应的服务标准和服务条件。

一、档案开发的新发展形式

档案是精神文明与物质文明并重发展的关键性产物之一，也是人们长期以来工作的总结。但部分档案管理部门仅仅将自己的工作看成是档案的管理与保存者，坐等来上门查阅的人员，这其实忽略了档案管理中的文化职能开发。

（一）建设档案陈列馆

档案馆内存放很多历史档案，其中很多数据资料虽然久远，但还是对现代的研究也有着引导作用，也能让后续的研究人员了解到我国相关工作的发展历程，对他们今后的研究有着重要的意义。在档案馆内可以开辟陈列馆或者陈列厅，挖掘馆藏的资源和图片，或者通过展览的局部，给大家展示出一个地区的社会主义建设状况与一个行业的整体发展进程。可以适度的将档案馆公开，让群众参观，激发起爱国热情的同时，让档案馆变成文化休闲地，更发挥其爱国主义教育基地的作用。

（二）开设现行文化利用中心

现行文件的使用主要是我国在加入WTO以后为适应政务管理开展的建设活动，其中主要的工作职责是保管机关或者事业单位内已有的文件内容，辅助现行文件机构。通过大量信息的公开，可以为广大人民宣传我国当前的政策与方针，在保障群众利益的前提下，维护社会的稳定。

（三）组建档案网站

档案网站的建立主要是利用当前社会公众对网络的习惯组建的网络信息共享体，目的是方便相关人员查阅档案资料。通过及时有效的查询，让网站内内容有所侧重，并将相关的档案目录公布在网页上，实现原文件与现行文件的查阅。其实这种形式相当于一个完整的档案馆和档案文件超市。档案网站可以从其他的角度对当地的经济、文化和人文等内容做详细的宣传，部分档案网站的开通能吸引大多数网民来到网站查阅资料，也能激发人民对历史和文化的兴趣。

二、档案资源深度开发的必备条件

（一）信息化资源的开发

随着经济的发展进步，传统的人工档案管理模式已经不再适应时代发展的步伐了，建立完善的档案管理电子化操作体系既是时代发展的必然要求，也是促进档案管理工作水平提高的重要保证。对于传统的档案管理模式来说，它是利用纸质的资料进行保存的，这也就说明时间一长就难免会出现损害以及丢失等情况的出现，这样一来给我国调查研究工作带来的将是巨大的损失。而采用电子化操作系统来对档案信息进行管理，有效地克服了传统管理模式的缺点，而且提高了管理工作的效率与水平，使得档案的保存时间更加长久，为后续的调查研究工作提供了充足的借鉴。

利用档案不能离开信息化建设，目前信息化建设已经开始朝向档案的网络化模式前行。当前，档案馆信息化建设仍然侧重于数字化档案馆建成。数字化档案馆主要是以数字采集为手段开展的档案建设，目前较为常见的档案业务管理是以网站为具体的实施出口，来实现档案资源的深度开发与利用。

1.建设档案目录中心

档案目录中心是档案信息化建设的前提保障。传统档案管理人员主要是借助于卡片或者薄式目录的方式进行工具检索，为查询者提供手头或者口头的查询服务。利用者完全是在被动状况下开展的活动，所以查询者就要耗费大量的时间查找档案，然后通过计算机的录入，让利用者可以广泛的查找问题可能出现的位置，然后建立馆藏级别的卷宗，或者文件查询目录，满足档案的异地查询需求。

2.局域网是档案馆信息管理中的“走廊”，查阅者可以利用数字档案资料直接接触这个桥梁。局域网建设过程中，档案的业务管理系统主要是通过系统化运作进行档案目录中心以及数据库平台档案信息建设。机关内的档案业务都要借助于管理形成档案网络管理模式，然后所有的局域网中对应开展电子文件采集，以期更好的夯实数字化建设的基础。

（二）注重档案管理人员的水平与素质的提高

企业的员工是企业的细胞，是企业生存与发展的基石。对于档案管理工作来说，也是一样的，如果一个企业的档案管理工作没有专业的工作人员进行管理，那么该企业就不具有市场发展的能力与机遇。所以，首先需要企业在招聘相关的档案管理工作人员的过程中，一定要严格遵守准入制度，为档案管理工作提供一批优秀的管理人员。其次，企业还需要对其在职的档案管理人员进行定期的培训，让他们能够增强对现代档案管理专业知识的掌握，能够做到与时俱进，以促进企业档案管理工作现代化水平的提高。再者，企业还要积极地引进先进的档案管理人才，为企业的发展注入新鲜的血液，以激发企业档案管理工作的活力，促使其档案管理工作的水平不断提高。

（三）大力宣传档案管理的重要意义

大力宣传档案管理的重要意义其实应从管理人员的意识层面上入手的，因为即使企业档案管理工作体制再完善，如果管理人员不能从根本上认识到档案管理工作的重要性，那么长此以往，管理人员还是会失去对档案管理工作的责任以及责任感，从而不利于企业地址档案管理工作水平的提高。因此，国家、政府以及有关的企业一定要做好档案管理重要性的宣传工作，必要时要组织一些有利于管理工作宣传的活动，从而促进我国档案管理工作的全面发展进步。

（四）档案管理工作开始逐步迈入市场化

改革的飞速发展，市场经济的快速推进，档案开发已经并非一件易事情，为随时了解市场信息变化情况，结合市场经济的发展就要有目的性的做开发与研究，努力为社会提供咨询类服务，从而实现档案信息资源的可用性。

档案管理工作进入市场以后，就要研制一套与市场经济接轨的管理制度。通过改变现有的计划经济管理模式，检查地制度档案管理模式，建立健全勘察体制，要求各个环节之间相互咬合形成一套系统化的管理模式，这样能利于地质行业的发展。也能发现地下的可用资源，通过开发与利用，能实现地质档案的社会化管理模式。在建设中为更好的维系档案管理的完整性与连续性，就要扩大其信息共享模式，转化劳动成果从而减少重复性劳动，让档案管理工作的开展更具高效性。

综上所述，近年以来，我国在档案管理工作方面取得了较大的成就，但是我们也不能忽略现阶段在我国档案管理工作中存在弊端，所以要适度的开发期观了陌生，深化期发展理念，借助于信息化管理体制，让其发挥最大的张艳红用。所以在未来的档案开发工作推进中，相关企业一定要积极地采用现代化的管理模式来促进管理工作的科学化、规范化以及制度化，进而也能为人们的生命以及财产安全提供必要的保障。

（作者单位：陕西省国土资源信息中心）