涉密档案的利用与保密

文/赵昕

涉密档案的利用与保密

文/赵昕

涉密档案不同于一般向社会公众开放的档案,具有一定的时效性和保密性，如何做到档案资源的充分利用,又确保涉密信息不泄密,是档案管理部门和档案工作者需认真研究和在实际工作中加以解决的问题。本文分析了涉密档案在利用过程中存在的问题，阐述了涉密档案的利用和保密之间的关系,并从制度建设、密级调整和人员素质方面，就如何做好涉密档案的有效利用提出了具体措施

涉密档案是指档案资料涉及到国家政治、经济、军事、国防、科技等涉密内容信息，或单位在研发、生产、经营和管理活动中形成的具有保存价值，在一定时间内只限一定范围人员知悉，并标有秘密、机密、绝密、普通商密、核心商密标识的各种载体形式的材料。涉密档案一旦被不应知悉人员知晓，就会造成泄密事件，给国家、单位、个人的安全和利益带来损害。

一、涉密档案利用现状

在传统保密观念影响下，有的档案部门将涉密档案束之高阁，认为只要保管好就行了，没有认识到档案信息的重要性；有的怕出问题，对档案利用慎之又慎，保而不用，使大量涉密信息失去了其档案保存价值；有的没有设立专门的涉密档案保管场所，保密和非密档案混放，容易造成敏感信息泄露；有的对超出保密期限的涉密档案未及时解密和开放，使档案信息得不到有效充分的利用；有的档案管理人员缺乏保密意识，在涉密档案利用中随意扩大知悉范围，发生失泄密事件。这些实际工作中存在的问题，给国家和集体利益带来了危害，应引起高度重视。

二、正确处理利用与保密的关系

涉密档案的利用是建立在保密的基础上，在工作中要将涉密档案保密及利用有机结合起来。涉密档案的秘密也不是一成不变的，当保密期限满自行解密，或定密机关对其解密，档案部门也应及时对涉密档案进行解密，按照公开文件进行管理，开放给社会公众利用。因此，涉密档案的利用和保密是互为保障的辩证统一关系，不能将二者割裂开来，在工作中要坚持保放结合的原则，把好保密关，保证档案的完整与安全，在严格做好保密的基础上要合理地开放利用，充分利用档案信息资源，使涉密档案在利用中延续生命，焕发活力，体现其价值的最大化，促进各项工作更好地开展。

三、如何做好涉密档案的有效利用

1.加强涉密档案制度建设。制定细致完善的阅览、复制、借出等制度，并在工作中不断完善增加新的内容，适应新形势下档案工作的新要求，使涉密档案的提供利用有章可循。杜绝密和非密文件混合组卷的做法，堵塞提供利用中可能出现的泄密漏洞。建立涉密文件统计台帐，做到科学分类、系统排列，对涉密档案进行目录管理、单份保存，为以后的调密工作和解密后的检索工作提供便利条件。严格执行档案利用审批手续，认真登记，经领导审批后方可提供利用。利用完毕后，应及时核对、检查，发现档案损坏、缺失等失泄密问题，及时查明原因，进行补救，确保档案的绝对安全。

2.做好涉密档案密级调整。根据《保密法》规定，涉密文件材料的等级划分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。随着时间的推移和文件的落实，涉密档案的密级会发生变化。密级的调整分为升密、降密、解密三种，总体趋势是逐渐降密解密，对文件内容删减后公开或全文公开。国家《保密法》中规定，涉密文件由原确定密级和保密期限的机关、单位或者其上级机关进行解密。档案部门要根据不同的密级采取不同的管理措施，对于定密机关解密和公开的档案材料，要严格执行解密文件要求，及时调整档案密级，依法开放档案，按照公开档案进行管理和开放利用，最大限度地提供利用档案，满足档案利用者的需要，对于部分解密和未解密的档案材料，应继续控制使用范围，维护档案的安全。

3.提高档案管理人员素质。档案管理人员由于特殊的地位和身份，具有知密早、知密多、知密深的特点，担负档案利用和保密的双重任务，必须要有严谨的工作作风和高度的保密意识，把保守国家秘密作为自己的神圣职责和应尽的义务。加强对《档案法》和《保密法》等相关知识的学习，牢固树立“保密工作无小事”的责任意识，不断提高管理水平和工作质量，维护档案的完整与安全。无论在什么场合，都要牢记安全责任，做到守口如瓶，时刻警惕，防止密从口出。在涉密档案的借阅、保管、销毁等各个环节中，严格遵守保密制度，按章办事，手续清楚。在涉密档案利用中，转变传统观念，准确控制知悉范围，让档案发挥应有的作用。

4.强化利用中的监督措施。档案部门在档案利用服务的过程中，要加强对档案利用者的监督,对不同的利用者，不同的利用目的加以分析，重点对有嫌疑的利用者进行交谈，核实身份信息，比对审批字迹，观察言行举止，掌握利用动机，有效发现并及时制止、纠正档案利用中的不良行为。利用之后要和利用者当面检查所用档案，清对数量，仔细查看有无撕毁、涂改档案的事件发生，发现问题及时补救，挽回损失。对于损毁较为严重的违法行为，或发现失泄密事件，立即报告有关领导，及时查处。

在档案工作中，利用和保密两者都十分重要，具有相辅相成的关系。随着档案开放范围的不断扩大,档案利用人员、种类、目的越来越多，档案部门和档案工作者应改变传统观念，切实完善工作职能，在涉密档案利用过程中，一方面，要严格做好保密工作，确保档案在使用时的安全，避免造成泄密，另一方面，要尽可能地挖掘利用档案资源，最大程度地实现档案的价值，更好地为各项工作服务。

（作者单位：陕西省地方电力（集团）有限公司）