浅谈高校科研档案管理中存在的问题与对策

陈 卓

西北政法大学科研处，陕西 西安 710122

浅谈高校科研档案管理中存在的问题与对策

陈 卓

西北政法大学科研处，陕西 西安 710122

《高等学校档案管理办法》的颁布与实施，为高校科研档案管理提供了重要的制度保障和法律依据。科研在高校有着举足轻重的地位，他决定着该校在所有高校中的科研成果及教学活动处于怎样的地位和位置。那么管理好科研档案就显得尤为重要。本文针对高校科研档案管理的重要性及其在管理中出现的问题，提出了怎样加强档案管理的措施与对策，对以后的科研档案工作才能更科学、更有效的管理。

高校；科研档案；档案管理；对策

一、关于科研档案的认识

科研档案是指科学技术研究过程中形成的，具有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种形式载体的文件材料。[1]

科研档案管理工作是高校科研活动的基础和真实记载，直接反映着一个高校的科研水平，是高校科研实力的凭证和依据，对院校的科研和教学工作的持续性发展和科研水平的提高起着重大的作用。尤其是随着高校体制改革的不断变化和更新以及现代信息技术的快速发展，促使科研档案在整个高校所有类别的档案里所占的比例越来越大，在高校科研管理中所处的地位越来越重要。

科研档案和普通档案不一样，科研档案呈现出周期性、成套性、多样性和分散性的特点。科研档案的周期性、成套性与科研活动所具有的周期性密切相关，从一个完整的科研活动开始到结束，在各个环节和周期上会产生不同阶段的档案材料，直到科研活动结束才能把完整的科研档案将以成套的形式加以保存；科研档案的多样性主要体现在材料载体和内容形式的多样性上，载体大致可分为纸质材料和电子材料等；内容形式可以分为申请书、申请立项书、阶段性成果、最终成果和总结报告、结项证书等；科研档案的分散性则表现为材料的周期不同，科研成果完成时间上有前后等。

从上述科研档案的特点得知，科研档案工作的顺利开展有不同程度的困难。首先它需要项目负责人的配合，科研档案管理人员主要的任务是协调项目负责人对该项目的程序和工作进展的顺利情况；其二，科研档案管理的工作量很大很繁琐，这就需要管理人员要有认真、负责的工作态度，并且需要极大的细心和耐心才能做好。第三，因为科研档案直接、间接地反映了科研活动，科研档案与科研活动密切联系，而科研活动的形式和内容是多种多样的，不断变化的，所以科研档案管理人员的专业知识和技能要不断的更新和补充，保持较高的专业水平，以应对不断出现的新问题和新变化。

二、高校科研档案管理存在的问题

(一)高校科研档案管理的制度不规范、不健全

我国已出台较为完善的科研档案管理制度，但是许多高校只是较为简单的加以借鉴和运用，没有从管理制度的根本出发，许多学校科研处和档案管理部门自己制定的一系列科研档案管理不够严谨，再加上缺乏行之有效的制约手段，在这样的一种管理情况下，科研处和档案管理部门就不能有效控制好本校科研档案归档管理工作，造成科研业务主管部门、科研成果及档案管理部门三者之间缺乏明确的管理权限，使科研档案不能进行完整而又系统的归档，让其档案处于混乱的“保管”状态。

(二)许多科研项目负责人缺乏建立科研档案意识

科研成果档案的形成主体是科研项目负责人，而科研档案则真实的记录了科研项目负责人在整个科研过程及最终科研成果完成结束后的一个记载。然而，由于一部分科研人员缺乏档案意识，被动没有或者不愿将自己的科研成果档案的材料交于档案管理部门由其进行归档管理，因为他们从意识上总觉得存放在档案室不如存放在自己的身边保险，会担心档案室把自己的科研成果丢失或是觉得存放在档案室觉得很繁琐，每次想要查阅自己的科研材料时还得办理复杂的借阅手续，所以不愿将其科研材料存入档案室；有的科研人员为了完成成果归档任务，借用复印件或是利用彩色扫描仪做出来的彩色件来代替原件，这就导致科研档案的真实性和权威性。

(三)科研档案材料残缺不全，缺乏完整性及档案管理者的被动性

首先，由于科研的特殊性和周期性，致使科研成果的材料是在不同阶段不同时期所形成的，所以造成完成最终科研成果的周期长，再加上大部分从事科研活动的科研人员都是“双肩挑”人才，不但身肩繁重的教学任务而且还肩负着学校各单位的管理任务，这就使得在科研整个过程中通常会出现推迟或延缓完成科研最终成果的现象。其次，对于科研项目的课题组乃至课题组成员，科研管理部门是不可能加以严格监督的，该项目所有的立项申请书、立项证书、成果阶段性、最终成果、结项申请书及结项证书等材料都是被动地由课题组负责人上交后在搜集整理并移交于档案部门。再次，由于科研档案管理员不是科研项目的参与者，无法鉴别出该科研项目归档的材料是否已全部上交归档，这就体现出了科研档案管理者的被动性。

(四)管理机构不完善，管理人员不稳定

在我国大部分高校中都设立了档案馆、图书馆等文献资料信息的管理机构，但是对于图书馆与档案馆相比较之下，档案馆的受重视度少之甚少，经费也下拨有限。现阶段，科研档案管理处于起步阶段，大家的意识浅薄，认知度很低，没有意识到档案室对搜集和归档资料的重要性。再加之档案管理人员不是缺乏科研项目的专业知识就是欠缺档案管理专业知识和技能，导致档案的搜集和整理处于滞后或是混乱的状态中。

(五)档案保管条件差，管理设备陈旧

我国大部分高校的档案管理分类较多，有学生的学籍档案，成绩档案，毕业、学位论文档案等还有科研人员的科研成果档案等。可是在实际档案管理中，许多高校因为各种类别的“档案管理系统”价位比较高再加上购买经费比较少，所以往往采取不购买，导致纸质档案多于电子档案，传统设备工具又多于现代化管理设备，档案管理人员只能采取原始的方法去整理、归档这些繁杂的档案，一旦有人需要查阅时又比较费时费力。

三、高校科研档案管理的措施与对策

(一)制定和完善科研档案管理制度

只有制定和完善健全的科研档案管理制度，高校的科研档案管理工作才能有序地进行，档案管理的水平才能得以提高，从而才能对科研档案科学而又有效的予以保护和利用。

首先，要加强科研人员的归档意识，要让他们意识到科研档案归档的必要性和重要性，他们才能放心地、自愿地把自己的科研档案移交至档案管理部门，这样才能确保档案的完整性和真实性及科研档案在录入归档后信息的准确性。

其次，为了确保科研档案管理工作的稳定协调发展，必须要做到“四个及时”：一是当各项科研计划任务信息下达时科研处的工作人员要及时通过网络、微信、短信等方式传达给老师；二是科研项目材料的中期检查与科研计划的进度要及时要求科研项目管理者反馈信息；三是科研档案归档的检查和科研成果的登记要及时；四是要及时对科研成果进行验收、鉴定、专家评审和项目经费比例的奖励。

最后，为了激发科研人员将其科研成果上报于科研管理部门的积极性，科研管理部门乃至学校应该制定科学和完善的科研奖励机制。

总之，只有健全的科研档案管理制度，才能促使和保证档案管理工作的制度化和正规化。

(二)增强科研人员和管理者的档案意识，建立健全档案管理制度

高校应当建立健全和完善的科研档案管理制度，比如科研档案收集整理、成果归档、保存、借阅等一系列规章制度，使科研档案管理人员有法可依、有法必依。要明确科研档案管理内容，保证科研档案来源的多样化，以确保科研档案的真实性、完整性、长久可用性，实现科研档案保存的社会价值。[2]

(三)增强科研管理工作人员的档案意识，加强档案管理业务知识的培训

(四)提高科研档案的信息化、网络化管理水平

(五)改变工作思路，加大科研档案对社会的效益

在网络高速发展和信息资源共享的时代，高校科研档案工作应该利用网络资源，扩大对社会服务的职能，提高科研档案的社会价值，同时也体现出科研档案在科研发展中的作用和意义。高校科研档案工作人员同时也要转变工作理念和改进服务方式，有必要编制相关的检索工具，例如编撰简介、文摘、汇编、手册、史料等，搞好咨询服务工作。

总而言之，高校不仅要从领导层面重视起科研管理工作，还要提高管理者和科研人员的认知和归档意识，同时还要制定、实施完善且健全的科研档案管理制度，利用高科技实现科研档案管理的信息化、网络化，确保科研档案的准确性和完整性。

[1]《科学技术研究档案管理暂行规定》.

[2]张金平.高校教学档案工作的思考[J].兰台世界，2007(17).

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