创新档案管理，实现档案管理信息化

杨启东

摘 要：随着现代信息技术的发展，社会的方方面面都呈现出信息化的趋势。在档案管理中，信息化也是一个重要的发展方向。面对当今社会的快速发展，传统的档案管理系统已然无法满足人们的需求，按照国家档案行政管理部分的要求，要加快档案管理的信息化进程，构建全面取缔人工档案管理的信息化模式。这就要求创新发展档案管理理念，确保信息化档案管理的时效性。本文对档案管理信息化的必要性进行分析，并提出一定的实践策略。

关键词：创新 档案管理 信息化

一、档案管理信息化的意义

档案管理信息化是指利用信息技术来承载档案管理的整个过程，包括收集档案信息，按规定整理档案信息以及储存档案信息等。这种方式有利于推进档案信息管理工作的顺利开展，弥补传统管理模式中的不足，提高档案管理的效率，对于档案管理现代化的发展具有重要意义。

（一）提高档案管理效率

在传统的档案管理模式中，每个环节都需要人工操作，流程较为繁琐，耗费时间较多，并且安全性难以得到充分的保障，并且档案信息库中只有编号姓名等一些粗略信息，其他相关信息基本没有进入信息库，如果更新的话，就需要拆封翻阅档案，不仅不利于管理，而且经常性的翻閱对档案有损。档案管理信息化可以由计算系统来承担大部分的基本管理工作，简化管理流程，使档案管理工作变得更加简洁可靠，同时还能够节省大量的人力和时间，只需要保证信息的正确输入即可，日后的信息更新也只需要在网络上进行，在简便快捷的同时，防止了档案受损现象的出现。

（二）方便档案资源共享

档案管理信息化后可通过网络来分享不涉及机密的档案资料，对于需求者来说，只需要在网络上输入相关信息，就可以获取自己需要的档案资料，相比于传统档案管理来说，信息化档案管理的资源共享具有明显的便捷性；同时，档案管理信息化还有利于明确档案归档、查询及借阅的步骤，使来访人员更加清楚相关流程，减少由于工作人员与来访人员由于认知冲突而产生的矛盾。

（三）提供良好保存环境

保存是传统档案管理中的一个难题。纸质档案受自身的材料限制，在超过一定时间后纸质就会出现变化。同时纸质档案的保存为库房带来了较重的压力，随着社会的发展，退休人员逐年增加，越来越多的档案最终都会无处安放，日益繁多的档案也终将会成为阻碍工作效率的一大因素。档案管理信息化可以从根本上解决这一问题，不仅省去了档案存放空间，还能够为档案提供永久性、稳定性的良好保存环境。

二、未实行档案信息化管理对实际工作的影响

（一）退休人员中退伍军人档案管理出现的问题

2018年10月起丰县各乡镇、街道办事处根据国家退伍军人事务局的要求进行全面的退伍军人信息采集，但是许多退伍军人是我县的企业（个体）退休人员，退休后档案移交到丰县社会劳动保险管理处退管股管理，由于我县档案管理未进行信息化管理，导致上千名退休的退伍军人来退管股查询入伍退伍登记表和立功登记表时，需要预约排号分批次由档案管理人员逐一打开相关人员档案进行复印并签章，直接导致整个10月—12月份工作量剧增，出现工作人员人手不足的情况，这直接反映出了过去老式档案管理方式的不足；体现出日益增长的矛盾与现阶段上层建筑发展的不平衡。如果实行了档案的信息化管理，则工作即可在分分钟完成，进入档案信息库根据个人身份证号码找出当事人档案调取所需材料并加盖公章即可，真正做到了让群众少跑路让信息多走路。

（二）与民证部门在档案调度过程中出现的问题

民政部门在对退伍军人伤残补助工作上对一些已经退休的退伍军人需要进行服役期间的信息核实，由于我县没有进行档案信息化管理，使得民政的工作人员每次都需要带齐单位介绍信才可调阅档案，很不方便，如果实行了档案的信息化管理，民政相关部门只需要在数据库上提交档案调阅需求函，经领导同意后即可举不出户实现档案的查阅与存储，这样既保证了原始档案的完整，也可以通过数据系统的责任到人来保证档案的流转避免了信息流失。

三、档案管理信息化的实施途径

（一）配备信息化的管理设备

在档案管理信息化的过程中，信息设备是必不可少的基本载体，“工欲善其事，必先利其器”，要想创新档案管理方式，实现档案管理的信息化，就必须在档案管理部门实现计算机的全面覆盖，为机关档案发展提供快、准、全的档案信息，逐步利用网络档案管理系统来实现档案的自动编目与检索、档案业务工作管理、自动全文存储与检索、档案自动标引、计算机辅助立卷以及文档一体化管理等等，为档案部门的信息化发展提供必要的物质基础。

（二）建立规范化的管理机制

建立规范化的档案管理机制是档案信息化建设的一项重要的基础性工作。在档案管理信息化的发展过程中，管理方式、工作内容以及人员结构等都会产生较大的变化，原有的管理制度无法适应信息化档案管理的工作需求，这就需要从实际情况出发，建立起规范化的管理机制，更新档案管理制度。相关档案管理部门一方面要明确规定档案管理的工作流程，将信息技术与档案管理工作科学合理地结合起来，并详细制定出每个工作环节和步骤，以保证档案管理工作有条不紊地开展；另一方面要建立一定的网络防范机制，营造出安全的档案管理网络环境。

（三）组建高素质的管理队伍

信息化档案管理在节省人力的同时，也对管理人员的专业素质提出了更高的要求。在信息化的档案管理中，大部分工作都是通过计算机来实现的，这就需要档案管理人员不仅要熟悉信息化档案的管理过程，还要熟练地掌握计算机系统的使用方式以及必要的网络安全知识，以保证管理工作的顺利进行，确保档案信息的安全性。同时，档案管理人员还要立足于本职工作，提高学习意识，通过参与集中性的信息化教育培训或者自主学习等方式，不断提高自身的专业知识水平和信息技术水平，以适应信息化档案管理的需求。

综上所述，档案管理系统在国家管理中占有重要的地位，其管理效果对于社会中各行各业的工作效率也有着重要的影响。在信息技术迅猛发展的现代社会，信息化已然成为各行各业的一大发展趋势，众多行业已然走上了信息化管理的道路，管理的效率、质量都获得了显著的进步。因此，档案管理也应当积极地改变传统的管理模式，利用先进的信息技术来推动管理工作的发展，使我国档案管理真正实现信息化和高效化。

参考文献

[1] 包玉鹤.试析信息化档案管理与服务[J].卷宗，2017，8（36）