论加强党校教务档案管理

李剑峰�オ�

摘要：随着全国党校工作会议的召开，党校教务档案的管理工作逐步得到重视。加强党校教务档案管理工作是我们需要思考的新问题。本文提出了党校教务档案管理中存在的问题，并提出了加强党校教务档案管理的若干措施，使之更好地为教学科研服务，提高教学管理水平。

关键词：党校；教务档案；管理

教务档案是教学管理职能部门在教学管理活动过程中直接和积累形成的文字、图表、相片、音像等资料，是教学内容、方法、途径和效果的真实记录的文件集合体，是具有保存、查证、参考和利用价值的信息资源，是提高工作效率和进行教学情况研究的重要条件和依据。档案的生命力在于它的有用性，党校的教务档案也不例外。随着教育事业的发展和高校教育、教学改革的深入，在教学管理过程中形成的教务档案材料越来越多，内容越趋丰富，使用越趋频繁、广泛。近年来，随着全国党校工作会议的召开，对于教务档案管理工作也提出了新的要求。目前，党校的教学档案已在教学管理、教学研究等各项工作中发挥了重要作用，但也存在不少问题，应当认真解决，以适应迅猛发展的党校教学科研的需要。

1.当前党校教务管理档案管理工作中存在的问题

1.1资料收集不全

由于许多教务管理人员对档案工作认识不够，所以造成了资料收集不全。当前许多教务管理人员认为教务部门的主要工作只是教务的管理，然而忽略了档案的管理，所以，使材料的收集和归档工作变得不再重视；有的人还认为归档所需材料是很重要的，在工作中常常会使用，在归档后会给工作带来不便，所以呈现消极的工作态度；还有的人认为教务档案可有可无，所以工作人员缺乏责任心，敷衍了事，使资料收集不全，并且影响了后期的工作。

1.2档案的利用率不够

长期以来，档案管理者忽视了档案的知识传递和学习借鉴功能，降低了档案的二次开发利用率。

1.3档案管理信息化程度不高

目前党校大部分档案还靠传统的管理模式，检索工具不全、检索方法落后，效率低下，不方便查考。

2.规范和科学的管理教务档案

2.1提高教务档案管理人员的业务素质，提高档案质量

随着档案管理的现代化，教务档案管理也要伴随着学校档案管理现代化的脚步前进，这对教务档案管理人员的业务素质提出了更高的要求。教务档案管理人员的业务素质直接关系到档案工作质量的好坏，教务档案工作者要紧跟时代步伐，不断学习，提高自身的思想素质和业务素质。参照别校的管理情况，吸收经验，切实提升教务档案管理人员的理论水平，积极探讨教务档案的管理模式，积极改进管理方法，不断探索管理的新方式，使教务档案管理更加专业化，使之更好地为教学科研服务。还有对档案的使用、保管、销毁等工作进行相应的规定，从而使学校教务档案管理工作制度化，规范化。这样在明确的规章指导下，就能提高教务档案管理的水平。

2.2提高认识，强化档案管理技能

党校要充分认识到教务档案的重要性，配备专兼职档案管理员，每学期结束要将分散存放在其他部门的档案材料收集起来，由档案管理员统一管理，并且要对档案管理员进行业务指导和培训，以强化其档案管理技能。

2.2.1收集

在工作中产生的所有文件、材料未必都需要保存，只有对日后工作有一定查考利用价值的文件，才作为档案保存。教务档案涉及面广，几乎与每位教师和管理人员都有直接的关系，而有些人员对教务档案还不够重视，对档案材料的积累意识不够明确，总认为工作做完就行了，不注意档案材料的保存和及时上交。因此，只有向有关人员进行广泛宣传，对教务档案材料的收集工作进行事先布置，实行超前控制，才能确保教务档案的齐全与完整。其次，应对教务档案的管理、组卷工作预先指导，确保案卷质量。档案管理人员要主动深入到各有关部门，就如何分类，如何科学、合理组卷等进行具体的业务指导，以确保案卷的质量。教务档案收集工作，仅靠某一个具体管理人员的力量不行，需要依托大家的配合、支持。平时要注意处理好方方面面的关系，事先与有关人员和部门主动配合，以掌握档案管理的主动权。这就要求管理者须加强档案专业知识的学习，来鉴别哪些是需要存档的文件。否则“有文必档”会导致档案质量的整体下降，而不重视积累则会使材料缺失，造成历史的空白。

2.2.2整理

一般说来，教务档案可分为三类。第一类，行政管理档案。如上级行政管理部门的行政综合性文件，学校有关文件，学校党政会议教学工作的记录、纪要，人事变动的复批与决定，学校有关领导有关教学方面的重要讲话报告、学校其他部门的文件、材料等。第二类，教学管理档案。如专业申报及审批材料，各类上报材料及批文，教学管理规程，教学计划、教学大纲、教材使用，教学执行计划、教学督导、课表，公开课、任课教师情况汇总、教师教学情况汇总，教学资料、教学通讯、简报等。第三类，学籍档案。如学员登记表、结业证书等。

本着系统化、条理化、便查找的原则，在档案整理中，要做到分门别类，编目清楚，组卷合理，文体格式、行文规则都要符合档案的规范化标准。

2.2.3保管

目前，对于学校的教务档案管理，用电子文件逐渐代替纸质文件成为办公活动的主要记录形式，由此对档案的保管提出了新的要求。在保存纸质文档的同时，应注意妥善保管电子文档。电子文档有时会因各种原因（如存储介质的变异、病毒的攻击等）导致损坏，因此，应时常对电子文档进行备份。

2.3档案建立规范化

以《高等学校档案工作规范》为参照，根据教务管理的规律，档案的建立要规范。首先，要坚持收发文的登记。文件正本需有主管领导阅示，事毕按期归档。教务文件发不登记，容易造成文件截留，甚至丢失，从而贻误工作。其次，要坚持平时立卷。档案管理人员在日常工作中，要将已经办理完毕的文件、材料随时收集齐全，按照事先编好的案卷类目归入有关卷内，到学期结束按学年进行整理，正式组成案卷。坚持平时立卷，可以把办毕的文件、资料及时收集归卷，避免散乱丢失，有利于安全保密，有利于平时保管、利用，并可以节省时间。第三，要坚持规范立卷。从档案材料的收集、整理到计算机著录、打印、编目等，这一流程的每道工序都力求做到统一标准、整齐划一，减少随意性，以达到装订美观、组卷合理、分类科学、编目清楚的要求，确保档案案卷的合格率。

2.4 档案管理科学化

教务档案的保存要分门别类、形成体系。按照归档类目，集实体排架、保管期限、主题语言于一体，并使各类目案卷的位置固定。从纵向看，实现各年度同一条款案卷的排架位置相对稳定，同类案卷的保管期限和主题标引一致；从横向看，不同类目案卷的排架顺序也是相对应的。这使得分散、庞杂的档案信息做到系统、条理，不仅便于操作、便于检索工具的制作，有利于科学管理，并且为全面实现档案现代化管理创造了条件。对于移交校档案室的档案，要建立明细帐，以便平稳过渡，并在利用时能一步到位，从而建立起本单位利用校档案室馆藏档案的快速通道。

2.5加强档案管理现代化

在现代科学技术日新月异的网络时代，教育要面向现代化、面向世界、面向未来，重要的切入点之一就是面向网络。同样，教学档案的管理也要与时俱进，改变教学档案管理的落后状况，引入现代化信息技术辅助管理，提高教务档案的质量，减少人为的失误，要将“死档案”变成“活档案”，将“文字档案”变成“电子档案”。实现档案信息数字化和网络化。需要从以下几方面入手：一是将已有档案目录数字化，建成目录查询系统；二是在学校尚未实现文档一体化管理前，对学校在教学管理中产生的电子档案进行归档，并对其中的公开信息加以整理，建成各类数据库；三是对利用率高、具有参考价值的重要纸质档案，要通过扫描、录入等方式，转化为数字化档案信息，建成各类全文数据库、多媒体数据库。这应成为提高档案利用率的工作方向。

2.6切实加强对教学档案管理的领导

党校教学档案管理工作是一项时间跨度大、涉及面广、综合性强的系统工作，这项工作的好坏在很大程度上取决于领导对它的重视程度。党校领导者应将教学档案管理纳入自己的工作范围，为档案管理者创造必要的工作条件，提出明确的管理要求，把教学档案管理作为提高教育教学水平的一个重要环节。

（作者单位：中共扬州市委党校，江苏 扬州 225000）