人事档案管理改革思考

张硕勋

摘要：伴随着全球科技的快速发展和创新，原有的人事档案管理系统已经不能满足当前社会发展的需要。将信息、智能和细 致的管理方法整合到整体人事档案管理中已成为一种普遍趋势本文结合实践工作情况以及人事档案管理的现状，对我国的人 事档案管理工作改革展开思考，希望能够为广大的同行业人事档案管理人员带来一定的参考依据。

关键词：人事档案；管理；改革；思考

中图分类号：G275.9 文献标识码：A 文章编号：2095-3178（2018）19-0254-01

1 人事档案管理工作的重要意义

社会组织和国家机构在相关人事管理活动中不断形成的、由个

人集体持有的特殊档案称为人事档案。人事档案准确、全面地记录 了个人工作历史，包括工作表现、能力、表现和经验等信息。它还 确定了个人的社会经验、工作效率和综合素质。了解和调查个人是 企业和机构不可或缺的基础。具体来讲，人事档案主要有以下五个 方面的重要意义，首先，它是企事业单位管理者“任人唯贤”的客 观依据。其次，它真实地反映了个人的历史问题。再次，它是人才 开发的主要信息来源。最后，他可以为一些历史事实提供相关佐证， 同时也是其他工作的参照材料。总而言之，人事档案对于个人、单 位或者国家来讲都有着至关重要的作用。

2 人事档案管理面临的一些问题

2.1 对人事档案管理认识不当

随着社会经济的快速发展，人事档案管理必须改革。从目前的

情况来看，一些机构仍然不了解这一发展趋势。领导者不知道人事档案管理的重要性，也不能为员工树立正确的意识。这导致管理层无法在人事档案管理方面投入相应的人力、物力和财力，导致无法 更好地发展人事档案管理。与此同时，人事档案管理不当使他失去了知觉，导致人事档案管理工作拖拖沓沓，资料保存不完整，在 需要资料的时候，不能及时找出相对应的资料，掩盖了人事档案管 理的真正价值，同时影响了事业单位的发展。

2.2 人事档案管理改革意识滞后

在我国人事档案管理改革工作中，人事档案管理部门的理念相

对滞后。在人事档案改革的过程中，不能确立正确的观念。一方面， 人事档案管理人员的观念落后。人事档案改革中，人力资源薪酬信 息不完整。另一方面，人事档案管理的营运资金相对较少，无法引 进先进的档案管理设备。人事档案管理人员的工作环境相对简单， 很难提高人事档案管理改革的效率和质量。

2.3 档案管理的整体水平下降

缺乏一个统一的企业人事档案管理和监督部门，导致企业人事

档案管理水平不断恶化：首先，人事难以实施。由于缺乏对档案管理 的了解和对档案管理的重视不足，一些重组后的企业已经压缩了全 职档案管理人员，这可能会减少或减少。减少它们真的是不可能的。这也是因为有不止一个人在几个职位上工作，他们的职责不明，同时也忽视了他们。有的管档人员更换频繁，交的粗心，接的糊涂，甚至不履行交接手续。档案管理人员长期得不到培训，整体素质不高。二是档案资料收集困难。有些改制企业在员工岗位变动、职务任免工作中随意性大，手续不规范，员工的职务任免和岗位变动没有任何材料，管档人员没有材料可收，加上企业多数员工都缺乏档案意识，不知道任何收集涉及自身的有关材料，造成了管档人员工作上的难度。有些企业破产清算、拍卖出售关闭停业后，下岗员工流向不明，企业人事档案材料收集难度加大，使档案材料得不到及 时补充。有的企业人事档案中，只有参加工作表格和一张履历表等 简单材料，不能客观地反映一个人的全貌。一些员工的职务岗位多次变动，但其档案根本不显示，人为形成档案材料的“断档”。

3 改革问题的解决措施

3.1 树立正确的认知

在我国人事档案管理改革的过程中，我们必须重视意识观念，

主要是因为正确的意识观念有利于改变人们的思想和行为，提高管 理效率。首先，管理者必须重视员工的观念转变，以便他们能够面对工作。同时，人事档案管理部门需要增加人员流动，提高人事档 案管理质量，创造良好的工作环境；第二，我們国家相关的管理部 门必须严格分析人事档案管理要求，形成系统的人事档案管理平台；

第三，相关管理部门也应高度重视人才工作，提高员工的专业素质， 使其能更好地参与管理，保证人事档案管理专业和系统的管理能力， 使员工更熟练地掌握办公软件，通过这种方式提高人事档案管理改 革的工作效率。

3.2 升对人事档案的信息化管理

在当今信息化社会中，先进的信息技术也应该用于人事档案管

理，以最大限度地提高人事档案管理的效率。与纸质档案相比，基 于信息的电子档案更便于查阅和保存。因此，企事业单位应不断增 强人事档案信息化建设的意识，以电子信息的形式存储不同单位和 地区的人事档案资源，方便快捷的人事档案查询和访问，最大限度 地提高档案利用率。与此同时，企事业单位亦可以根据本企业员工 的具体情况，建立单位内部人员的电子信息档案，以便在员工晋升、 加薪、评优中可以快速、方便地调阅个人档案，以促使其晋升、加 薪、评优的公平化。

3.3 与时俱进提高思想认知程度

以先进的技术和设备为基础，同时我们也应该从扭转局面的理

念出发，重视通过管理者的领导提高人事档案管理从业人员的整体 素质和专业水平。特别是，应该定期培训和提升员工的政治素质、 工作态度和专业水平。通过短期培训，所有文件管理人员的整体素 质将大大提高。通过网络平台、多媒体通道、微信公众平台等方式 来将人事档案管理工作不足进行调研，聘请领域内的专家、学者利 用课余时间来进行专业的档案管理指导工作，确保每一名人事档案 管理从业者都能够担负起新时期下企业发展赋予他们的使命。

3.4 人事档案管理权责分化

至于公共部门的档案，它应该首先明确其管理权限，统一其管

理，一次一级地分开，由国家组织和人事部门进行主要管理。在档 案移交过程中，应明确管理权限，并将人事档案的流向明确告知相 关方。其次，对于非公共单位的人事档案，应该统一分类。企业应 该为每个员工建立人事档案，按级别分别保存，并设置他们的权限。 员工离职或发生其他情况后，应按规定移交给规定的人事档案管理 部门。

结语

综上所述，人事档案管理可以促进我国社会主义市场经济的发

展。人事檔案是人才和市场的关键环节。人事档案管理不能保持不 变，也不能保守。我们应该从实际出发，打破传统的管理模式，通 过改革创新适应科技和社会的不断发展，真正为人事档案管理和人 事管理服务。只有这样，人事档案才能更好地为社会服务，更好地 适应社会主义市场经济的发展需要。

参考文献

[1] 王英玮，周艳.我国人事档案管理改革若干问题的思考

[J].档案学通讯，2017，（1）.

[2] 蔡啸.国家机关人事档案管理改革之我见[J].档案学通 讯，2017，（6）.

[3] 李伟.人事管理改革与人事档案管理改革探寻[D].黑龙 江大学，2017.