做好文书档案管理工作的对策

刘 洋

(黑龙江省哈尔滨高速公路管理处，黑龙江 哈尔滨 150090)

做好文书档案管理工作的对策

刘 洋

(黑龙江省哈尔滨高速公路管理处，黑龙江 哈尔滨 150090)

档案是组织或个人在以往的社会实践活动中直接形成的清晰的、确定的、具有完整记录作用的固化信息。档案具有历史再现性、知识性、信息性、政治性、文化性等特点。从分析探讨文书档案管理的重要性认识和存在的主要问题等方面，提出了推进文书档案管理工作的对策。

文书档案；管理；探讨

1 提升文书档案管理工作的重要性认识

文书档案管理具有较强的专业性、机密性以及保密性等特点。档案管理人员必须进一步提高对其重要性的认识，特别是在当前，经济社会快速发展，文书档案管理工作能否做到高效、有序运转，与各单位工作能否顺利开展密不可分。一般情况下，文书档案对于机关企事业单位的工作进行客观的记录，其内容真实、客观，具备法律效用；文书档案具有一定的历史凭证效用，并源自其形成过程中的各项相关因素影响，又存在一定的自然性，因此，也决定着其所记录的具有一定的客观性；另外，文档的保存形式有纸质的，也有电子文件；文书档案的记录价值还存在很强的参考性，为工作的开展提供有效的依据。

2 现阶段文书档案管理工作存在的主要问题

2.1 文书档案管理工作的规范性有待加强

大多数单位和部门在文书档案管理方面缺乏较强的规范性，例如，文书档号不规范、卷宗分类混乱、部分档案缺少目录、卷宗的组卷不规范等情况。同时，也存在着文书档案无法检索或者检索困难的情况，工作效率较低。目前，多数单位使用人工和电子两种档案检索方式。运用电子检索系统必将是未来文书档案管理发展的趋势，相对传统的管理方式比较陈旧，也缺乏规范性，最终导致文书档案检索工作效率缓慢。

2.2 文书和档案工作的整合有待加强

文书和档案这两项工作之间存在对立统一关系。因此，实现文书和档案管理工作的高效运转，必须转变管理方式，采用一体式的管理模式，才能保障两项工作均能够有效进行。然而在实际工作中，部分机关企事业单位在文书档案管理时，采用的管理模式依然是分块式的。在过去的管理中，这种管理模式有一定优势和作用，但是持续下去会割裂文书和档案相关工作，特别是许多文书工作人员缺乏对档案管理专业知识的掌握，同时档案管理人员对文书工作也缺乏了解，进而容易使这两项工作之间产生矛盾，不利于工作的整体开展。

2.3 各单位和部门领导对文书档案管理工作的重视有待加强

部分机关企事业单位的管理者缺乏对文书档案管理工作的重视，对其重要作用缺乏正确的认识，同时也对文书档管理专业知识缺乏了解。由于缺乏正确的管理认知，导致最终的工作效率并不高，影响单位日常工作高效运转。在部分单位中，相关领导仅仅是口头方面提出一系列的要求，对于工作细节缺乏详细的指导，具体工作中并没有给予充分的重视。

3 推进文书档案管理工作的对策

3.1 进一步规范文书档案管理工作

一是严谨细致地核查显存资料。要对这一部分文书档案进行核查，清除过于陈旧和失效的卷宗，以规避在运用计算机系统管理过程中出现重复现象；二是合理整合文书档案材料。特别是针对较为混乱的卷宗，应当进行重新编排，将具有关联性的文书档案归类整理，进一步完善档案材料的标题和页码；三是修改完善档案材料命题。对于命题重复或者模糊等存在的问题，应当对这部分资料实施统一命题，进而有效规避在运用计算机系统管理过程中发生识别困难的问题。

3.2 进一步有效整合文书和档案管理工作

把文书工作和档案管理工作进行有效整合，做好档案管理工作的基础性工作，将两项工作有效整合后，对于档案管理工作必将发挥重要的作用，能够极大地促进和提升文书档案管理工作效率。文书工作效率不能得到有效提升，将直接影响档案管理工作的水平和质量。因此，必须加强对文书基础工作的进一步规范，进而提升档案管理工作水平。同时，文书工作人员必须加强自身业务能力建设和档案管理知识的掌握，并对文书资料进行及时处理归档，确保对文档管理的有效控制，提高档案管理工作效率。

3.3 进一步提升文书档案管理工作的重要性认识

文书档案各项管理工作必须适应新的发展形势，各单位和部门领导必须提高对此项工作的重要性认识，将文书档案管理放在重要的位置，确保具体工作实施得到有效落实，提升文书档案管理工作效率和质量。档案管理工作人员应当及时汇报具体工作，加强宣传文书档案的政策制度，推动相关制度的落实，提升文书档管理工作适应发展形势的快速转变。

3.4 进一步强化文书档案管理工作信息化建设

在计算机技术发展迅速的时代，能够将文书档案管理工作和信息化技术进行融合，提高信息化技术的应用水平，可以显著降低工作人员的劳动强度，简化工作流程；可以对文档进行有序分类，提高案卷分类质量，检索操作方便快捷，极大地提升了工作效率，进一步促进文书档案管理整体工作质量的有效提升。

4 结束语

文书档案管理工作具有较强的专业性，随着信息化程度进一步推进，结合文档管理工作的发展，可以进一步实现资源共享。因此，必须加强文书档案管理的重视程度，规范文书档案管理工作，提升档案管理工作人员的业务能力和知识水平，提高文书档案管理的工作效率，推进档案管理工作的健康持续发展。

[1] 陈微.浅谈新时期如何做好文书档案管理工作[J].办公室业务，2012，(5).

[2] 王丽岩.浅谈新时期如何做好文书档案管理工作[J].办公室业务，2013，(21).

[3] 李志红.适应新时期发展需要做好文书档案管理工作[J].北方经贸，2012，(5).

[4] 王泽敬.如何做好新时期文书档案管理工作[J].办公室业务，2014，(23).

2017-01-12

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