工程档案管理面临的问题及应对策略

林静

福建建工集团有限责任公司（350001）

工程档案管理面临的问题及应对策略

林静

福建建工集团有限责任公司（350001）

目前，工程档案管理面临归档不及时、档案资料缺失、档案信息与实际不相符等问题。导致这些问题出现的原因主要有：重视程度不够、管理责任制没有落实、管理人员专业技能缺乏、管理人员数量较少等。为应对这些问题，应该采取改进和完善措施：提高工程档案管理重视程度、构建完善的档案管理与考核制度、重视档案管理人员教育培训，并注重对工程档案的全过程管理。

工程档案管理；管理制度；考核制度；全过程管理

工程档案管理能为工程建设提供参考，对确保项目工程质量和效益具有重要作用。因此，作为管理单位和管理人员，应该制定健全完善的制度和措施，把握管理工作要点，确保档案资料收集完整，内容齐全，能为项目工程建设提供有效的参考和依据。但目前在工程档案管理活动中，由于一些管理人员的责任心不强,没有严格落实各项管理制度和措施,制约工程档案管理水平提高，需要采取完善和改进方案。这里探讨分析工程档案管理存在的不足，分析其形成原因，然后有针对性的提出完善措施，希望能为工程档案管理工作的有效开展提供启示。

1 工程档案管理面临的问题

尽管加强工程档案管理能为项目工程建设、管理和维护提供有效参考，对提高工程质量和效益也具有积极作用。但由于管理制度没有严格落实，一些管理人员综合技能偏低，制约工程档案管理的实效性提升，存在的问题表现在以下方面。

1.1 归档不及时

根据项目工程建设基本情况，为了更好发挥工程档案的作用，应该对工程档案及时归档，做好整理工作，为项目建设提供有效参考。但在管理过程中，一些工程档案管理人员不注重对档案的及时归档，未能根据具体需要加强档案整理工作。尤其是施工图纸，设计变更记录，竣工结算图纸等，没有及时归档，对项目工程建设产生不利影响。

1.2 工程档案资料缺失

工程建设周期长，施工工艺流程复杂，档案资料内容丰富，涉及面广，数量较多。如果管理存在疏忽，很容易导致工程档案资料丢失，到达施工和管理人员手上的资料不齐全[1]。尤其是对于施工过程的细节资料，档案管理人员普遍不重视，没有充分认识其重要意义，遗失率较高，难以满足工程建设需要。

1.3 工程档案信息与实际不相符

主要表现为工程项目设计方案与实际产品存在不一致的情况，或者寻找替代的档案信息资料。一些设计人员对项目工程建设资料不了解，设计方案与工程建设不相符合,施工过程缺乏全面了解，导致档案信息资料与实际情况不一致，难以为工程建设提供参考。

2 工程档案管理面临问题的成因

导致工程档案管理存在问题的成因是多方面的，档案管理不到位是多种因素共同作用的结果。具体来说，主要成因包括以下几种：

2.1 工程档案管理重视程度不够

许多单位将工作重心放在工程建设方面，注重提高工程建设质量和效益，但忽视工程档案管理，工程档案资料收集、整理、归档和使用存在不足。一些施工单位和领导认为，档案管理是档案管理部门的职责，重视程度不足，甚至不愿意移交归档。

2.2 工程档案管理责任制没有落实

工程档案缺乏完善的管理制度，管理部门和管理人员的职责不明确，责任制没有严格落实，难以有效规范工程档案管理人员各项工作。此外，设计方、施工方和监理方缺乏有效的协调和沟通，没有构建完善的工程档案管理网络。主管部门监督不到位，管理制度没有落实，档案管理失职[2]，难以有效提升工程档案管理水平。

2.3 工程档案管理人员专业技能缺乏

工程档案管理是专业性和技术性较强的工作，需要提高管理人员专业技能，落实各项管理制度，提高责任心；并重视计算机技术的应用，进而有效提升工程档案管理水平。但在具体工作中，一些管理人员责任心不强,有些档案管理人员身兼数职，将工作重心放在其他方面，对工程档案管理缺乏足够认识；或者忽视专业技能学习，对工程档案管理业务技能的掌握程度不够，未能根据规范要求和管理流程开展管理活动,难以提升工程档案管理实效性。

2.4 工程档案管理人员数量较少

为有效提升工程档案管理水平，安排数量充足的管理人员，有效把握工作要点是必要的；但一些施工单位专职的工程档案管理人员缺乏，难以有效满足工程档案管理需要；或者忽视工程档案管理人员的教育和培训,影响他们的管理综合技能提升。此外，管理人员数量不够还容易导致工程档案资料收集不全面，资料不齐全则容易影响档案资料的归档和整理，不利于提升工程档案管理工作效率[3]。

3 工程档案管理面临问题的应对策略

为弥补管理活动存在的不足，提升工程档案管理实效性，根据存在的问题，结合项目工程建设具体需要，可以采取以下对策：

3.1 提高对工程档案管理的重视程度

档案资料是工程建设的第一手资料，也是工程施工的真实记录，同时也能为项目工程建设、养护、维修提供参考。因此，要确保工程档案资料齐全，充分发挥其重要作用，提高思想重视程度，有效落实各项管理制度和管理措施，促进工程档案管理水平提升。各级领导要提高思想认识，精心收集并整理档案资料，做好归档工作，确保档案资料齐全，避免资料流失现象发生,使其更为有效的发挥参考作用。此外，还要提高工程档案管理人员的思想认识，端正工作态度，明确加强工程档案管理的重要作用，认真把握管理要点，将提高工程档案管理水平作为一项重要的职责来对待，努力提升管理工作水平[4]。

3.2 构建完善的档案管理与考核制度

建立并落实工程档案收集制度,细化归档流程，明确管理人员职责。工程每项施工任务完成后，都要收集和移交工程档案资料。并做好考核工作，将其作为一项日常活动来看待，确保工程档案资料收集有章可循，推动工程档案管理制度化和规范化。同时还要严格落实各项管理制度和措施，做好档案材料登记工作，认真记录工程档案查阅、记录等各项活动，保证工程档案资料完整、详细。建立工程档案管理考核机制,将管理工作纳入综合考核范畴，激发管理人员主动性。建立奖惩激励机制，激发档案管理人员工作的主动性，提高管理人员素质，加大资金投入，健全制度措施，详细收集档案资料，并确保考核工作落实到位，增强工作人员的档案管理意识[5]。落实档案管理责任制，对不按时提交档案资料的部门，及时提出整改意见，督促他们严格认真履行职责，确保档案资料齐全；进而有效发挥参考作用，促进工程档案管理水平提高。

3.3 重视档案管理人员的教育与培训

一方面，重视工程档案管理人员职业道德教育和培训。培养他们吃苦耐劳，乐于奉献精神，增强责任感和使命感，自觉遵守和热爱档案资料。加强思想政治理论学习，提高思想觉悟，自觉开展争先创优活动。重视档案管理法律法规学习，增强法律意识和责任意识，确保档案管理规范有序进行。另一方面，注重对档案管理人员的培训和管理。例如，重视工程档案管理的理论知识、法律法规的学习，采用课堂授课、交流学习等方法，丰富教育培训形式，努力掌握档案管理技能。加强计算机和信息技术学习，推动工程档案管理信息化，适应新时期和新需要，努力提升工程档案管理工作水平。

3.4 注重对工程档案的全过程管理

工程档案管理要从源头抓起，工程立项后就要开展档案交底，对档案资料进行收集、整理和归档。施工过程中应该收集资料，确保每个施工环节的档案管理都规范有序进行，管理部门要加强工程档案收集和整理工作，对不符合要求的档案资料提出整改和完善建议，直至满足要求为止[6]。加强施工后期档案检查、验收和管理，做好整理归档工作，严格按要求编制目录和清单，方便查阅和使用，促进档案资料更为有效的发挥作用。

4 结语

总之，加强工程档案管理，对项目工程建设的重要作用是不言而喻的。作为工程档案管理人员，应该认识其重要作用，根据存在的不足，有针对性的采取对策；并严格落实工程档案管理制度，提高档案管理人员素质，推动工程档案管理活动顺利进行，有效提升工程档案管理水平，从而为项目工程建设提供有效的参考。

[1]唐晓晗.浅析土木工程施工项目管理面临的问题及应对策略[J].商品与质量，2016（S7）：265.

[2]杨燕.浅析新形势下档案管理工作的规范化[J].中国高新技术企业,2015(5)：173-174.

[3]基于土木工程施工管理问题的探究性分析[J].余君.企业导报，2011(10)：62-63.

[4]张英奎,王飞,房彦君.大数据时代的企业档案信息化建设[J].北京化工大学学报(社会科学版),2014(3)：32-36.