电子档案管理的若干问题思考

刘 洋

(黑龙江省哈尔滨高速公路管理处，黑龙江 哈尔滨 150090)

电子档案管理的若干问题思考

刘 洋

(黑龙江省哈尔滨高速公路管理处，黑龙江 哈尔滨 150090)

随着信息技术的迅速发展，纸质档案已经逐渐被电子档案所取代。电子档案在未来的发展和工作中必将得到广泛应用。基于电子档案管理的特点，分析并总结其管理措施，为改进公路行业电子档案的管理提供依据。

电子档案；分类管理；优势

电子档案的发展与应用是信息时代发展的必然趋势。公路行业实行电子档案管理有其便利优势，但也存在不足之处，只有充分了解其优势和不足，才能更好地管理和使用电子档案，推进档案管理工作的有序发展。电子档案的数据保护是电子档案管理工作中的关键难点问题，只有解决了此类问题，才能使公路行业的电子化、数据化档案管理工作取得稳定的发展。

1 电子档案的起源和发展

随着互联网技术的不断发展，数据化管理方法在各行各业中得到了广泛应用，也为公路行业的档案管理工作带来了崭新的变化。在此之前，人们主要是依靠文字记载对档案进行记录，这种管理方式一方面不易操作，另一方面如果档案文件缺失，很难复原或者弥补。因此，纸质档案文献的具体管理工作需要耗费大量的人力、物力及时间等资源。随着信息化档案管理技术在公路行业档案管理中的应用与发展，档案管理人员的工作效率得到了明显的提高；档案管理工作的全部流程都是利用计算机去操作、存储，有效地解决了档案管理工作效率低、档案容易损坏或遗失等问题。对档案的查找和分类管理也变得更加便捷。在电子信息化发展的今天，政府部门及各行各业的文件管理操作均已实现了办公自动化，利用互联网将信息在短时间内进行传送，提高各部门之间的工作效率，这在电子档案管理中发挥了极大的作用。

在档案管理中，电子档案与纸质档案各有优点和不足。例如，纸质的档案文件具有电磁物理方面的耐久性，但电子化的数据档案却容易受到电磁干扰、网络不畅等方面的影响，有时缺乏必要的电磁物理稳定性和耐久性。在档案管理的实际操作过程中，文件的归档整理是一项重要的工作内容；将纸质文件档案进行分类、归档，一般需要耗费大量的时间和人工，其中有些档案存在较多的关联性，给归档的分类管理增加了不小的难度。但是随着计算机管理系统的普及应用，人们能够利用数据化技术，对电子化的数据档案资源进行有效的整合，可以方便地将档案资料进行编目，极大地提高了档案整理的工作效率。综上所述，我们可以明确档案管理工作，在各行各业中都是非常重要的信息资源管理任务，而经过长期的稳定发展与不断完善，电子化的数据档案必将会在各行各业得到广泛应用。通过对公路行业电子档案进行合理的归档、保管，能够有效保证行业档案资料的真实性和可靠性。

2 电子档案的分类管理

电子化的数据档案文件可以充分利用计算机系统，进行迅速、有效、多角度的整序。档案管理工作人员和其他使用人员可以根据不同的管理或利用需要，通过办公自动化系统对电子数据文件进行必要的检索、组合与分类。其中，针对企业电子档案管理的实际需求所产生的文件类别，可以采用档案全宗号和分类号进行适当划分：即经营类别的档案管理文件、生产类别的档案管理文件、财务类别的档案管理文件、人事劳资类别的档案管理文件等。目前我国采用的档案归档范围及其保管期限表，是经过长期的实践制定实行的，具有较强的科学性和操作性。特别是档案保管期限表，能够充分体现不同档案资料的重要程度和保存价值。因此，在电子数据档案的归档管理工作中，也应遵循此归档范围及对应的保管期限规定，并根据档案管理工作的实际，制定相应的公路行业档案归档范围和具体保管期限，确保电子数据档案分类的科学性和规范性。

3 电子数据档案在档案管理工作中的作用

纸质文件档案管理对象一般都是文字书面材料，档案管理人员要具有足够的耐心和责任心进行细致的整理和保管，并需要付出较多的体力劳动。随着计算机的广泛应用，管理人员通过扫描、刻盘等数据录入的方式对各类档案进行收集、整理与保管，这个过程是电子化数据档案的代表性演变过程。电子数据档案的形成和使用，不仅提高了文献数据、档案资源共享的效率和覆盖面，同时也促进了电子信息化产业的不断发展。电子化的数据文件可以通过互联网系统和管理软件进行高效、迅速、多角度的整序，不再需要对它进行像纸质文件一样的分类整理和保管；不同的用户可以根据其具体工作需求，利用办公自动化系统对电子文档进行需要的组合分类和查询利用。公路行业运用计算机对行业内的有关档案资料进行有效的管理，已逐渐形成了规范的管理程序和管理系统，档案管理人员的工作效率得到了极大地提高，电子档案的发展，在档案管理和利用工作中发挥了重要的作用。

4 结 语

行业的发展也体现在不断积累的档案资料中，正确认识公路行业档案管理工作的重要性，对于公路相关管理和使用部门，包括每一位使用和管理人员的工作都是十分重要的。随着电子档案的不断创新和优化，其应用范围会得到广泛普及，将实现公路行业档案管理工作的高效运转。信息化技术无疑为公路行业档案管理工作带来了巨大的变革，特别是数据量大、更新频繁和远程需求大的工程和行政档案管理，传统的管理方式已经不能适应其规模化、高速化发展的新要求，只有把档案工作的重点放在信息化数据的管理上，加强网络资源的优化与建设，充分利用电子数据档案的优势，才能使公路行业的档案管理工作更加规范、高效。

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2016-11-18

刘洋(1982-)，女，黑龙江哈尔滨人，中级档案馆员，从事公路行业档案管理工作。

F283

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1008-3383(2017)02-0197-01