技术标准管理一体化构想

张增慧

中石化宁波工程有限公司兰州分公司 兰州 730060

设 计 管 理

技术标准管理一体化构想

张增慧*

中石化宁波工程有限公司兰州分公司 兰州 730060

本文以技术标准管理工作的需求分析为依据，针对某工程公司现阶段标准管理中存在的问题，提出标准管理一体化构想。论述了一体化构想的内容和特点，最终实现一个全面、灵活、有序、可控的技术标准管理平台。

工程公司 技术标准 需求分析 管理一体化

随着社会的发展，信息技术的不断更新，行业要求不断提高，标准也随之不断更新和完善。在工程公司的工作中，一个项目的完成大致分：可行性研究、基础设计、详细设计、采购、施工、竣工验收，这六个环节都要用到标准，可见标准在工程建设中运用之多，地位之重。同时由于标准具有时效性，因而只有实现标准管理的准确性、经常性和实时性，才能确保工程设计的质量。因此，迫切需要建立一体化技术标准管理平台，进而有效提高技术标准管理的水平和效率。

1 管理现状

技术标准是设计和施工的基础，更是技术、质量、安全工作的重要支撑。目前，工程公司在不断加强和完善技术标准管理，通过公司内部管理平台，为技术标准查询、下载、申购等工作提供标准查询系统。由公司信息中心做技术支持和系统维护，技术中心牵头，档案馆、各专业室协助，完成标准采购、归档、评审、发布等一系列工作，在一定程度上满足了信息化需求；网上申请、审批等流程也为申购工作提供了便捷。

在公司常用有效标准目录的更新方面，内部管理平台为标准更新提供了便捷的查询服务，但由于缺乏关联性，标准目录仍需逐个手动检索校对；同时，个人手头纸质版标准的管理、废止标准的清查工作也存在类似问题；标准发放、废止标准回收等工作，则需逐个记录、签字确认。

由此可知，这些工作由不同界面、不同部门分块独立执行，并存在着一定的关联性和一致性。在标准更新之时，伴随而来的是：①最新标准信息更新发布；②常用有效标准目录更新；③个人手头纸质版标准废止回收；④新版标准采买等一系列问题，这些问题原则上要求做到及时、准确、全面、到位。目前的管理模式仅是将其简单分块管理，各自为政，低水平重复，浪费人力和财力，使标准信息难以准确及时传递，资源难以共享。这在很大程度上制约了技术标准管理工作发挥其应有的作用和效力，并未从本质上实现真正意义上的智能管理和统筹把控。

2 管理需求分析

2.1 标准查询需要

目前，当员工需要查询使用国家、行业、企业标准时，采用的方法一般是通过互联网查找、公司内部管理平台、相关链接等查询、购买纸质版标准等。互联网平台由于信息量大，信息管理和发布存在不严谨的现象，查到的标准信息常缺乏准确性、真实性、权威性，同时存在文本下载费用问题；而采买发放纸质版标准耗时耗力，有较强的局限性；相关链接等往往出现稳定性、信息更新不完善、缺少文本等问题；公司内部虽有自己的查询平台，但存在覆盖面不全、检索功能不够智能、信息更新不及时等问题。因此，建立一个完备、智能、分类清晰的标准查询数据库显得十分重要。

2.2 标准更新需要

公司常用有效标准清单目录，通常都是手动逐个查询，这一方法操作起来耗时，其准确性也有待提高。因此，实现标准管理一体化，将标准查询数据库同有效标准目录相关联，自动筛选更新，在实现便捷高效的同时，极大提高准确性。

2.3 标准采买需要

往常标准采买时，会通过各专业室主任根据项目、工作需要提出采买清单。由此，问题就出现了：室主任就是权威？室主任完全掌握标准最新动态信息？室主任了解员工手头有什么标准、缺什么标准、哪些该替换、哪些需要马上更新等具体情况？由于标准存档的缺失，加之标准申购发放未细致归整，导致采买申购工作未能做到全面、精细和准确。因此，实现标准数据库动态更新、常用有效标准目录更新信息及员工手头纸质版标准信息等结合，不仅能做到新版标准及时采买，更能及时发现员工手头过期废止标准，以便及时采买替换。

2.4 过期标准回收需要

员工手头纸质版废止，替代标准的回收工作一向是标准管理工作的难点和重点。使用有效标准是设计工作的基本要求。通常一年一次，逐个员工，逐本标准一一对照查询，工作量之大、重复性不言而喻。加之社会发展快、行业要求越来越高，标准更新替换速度也随之加快，因而一年一次的清查在很大程度上并没有发挥真正的作用。因此，实现标准查询数据库同标准采买记录、员工手头纸质版标准信息相关联，可大幅提高标准回收的质量和效率。

综上所述，标准管理工作涉及点多面广、服务对象杂、业务量大、信息更新查询途径受限等诸多因素，实现标准“查询-更新-采购-回收”一体化构想十分必要和紧迫。开发这一软件能够实现标准管理工作的准确性、全面性、高效性、综合性，能够真正做到服务于工程，服务于项目。

3 一体化的作用

一体化是以标准查询功能作为基础依据，将标准采购清单、标准发放清单、常用有效标准目录、员工个人手头标准信息集于一体。其作用：

(1)通过标准目录与标准查询系统相关联，实现智能化及时更新。

(2)通过个人手头标准信息与标准查询系统相关联，实现实时更新。

(3)通过订购、发放标准与个人手头标准信息相关联，实现准确回收替代废止标准，避免遗漏，并能及时为员工更新订购新版标准。

(4)通过在软件平台“公司标准信息”栏中存放《公司常用有效标准目录》、《个人手头纸质版标准目录》，便于员工查询到自己及他人手头标准，方便专业内、专业间相互借阅查看，提升标准纸质版利用率；同时实现个人手头标准的变动自主更新(此变动仅针对员工平时自己下载电子版打印留存的纸质版标准)。如单位统一订购发放的、已加盖废止留存印章的纸质版标准将由相关部门统一更新。

4 一体化的设计

通过建立一个集标准新旧版本查询、最新标准动态信息、标准文本下载于一体的数据库平台，加入常用标准有效目录、个人手头标准信息、标准采购清单、标准发放清单，最终呈现标准更新、标准发放管理、标准综合管理、标准信息公告四个模块。

4.1 标准更新

“标准更新”模块分“公司常用有效标准目录更新”与“个人手头标准信息更新”两部分，实现公司标准目录与个人手头标准信息的自动、准确、高效更新。

4.2 标准发放管理

标准发放更新模块是通过不同时期标准的订购发放记录、汇总、整理，使各类、各专业标准订购目录一目了然，清晰明了地查看到“已到”与“未到”标准信息；同时能够快速筛选出各部门、个人手头的增订标准和已发放标准信息。

4.3 标准综合管理

综合管理模块是将前三者统一关联起来，通过标准查询系统与公司常用有效标准目录、员工个人手头标准信息、最新标准动态信息、订购发放标准清单的关联，全覆盖，无遗漏，及时高效地进行标准更新，个人手头标准的替换、增补及回收。

4.4 标准信息公告

信息公告模块公布标准目录的更新情况、标准征订通知、新标准发布公告等相关标准信息通知。

5 结语

技术标准管理一体化是借助现代信息化技术，把标准查询、更新、采购、发放组成一个完整的系统，在确保标准使用便捷的情况下，从管理界面、管理方式到管理程序实现标准管理科学化、系统化、高效化、准确化的一种智能化管理方式。对技术标准管理工作起到积极推进和实质性提升作用，从而为工程建设工作提供全面服务，也为提高工程质量打下扎实的基础。

1 罗永平、扬 杰.文档一体化问题探析[J].贵州档案,1998,(6).

2 王德康,邹吉辉,李卫坤.实现文档一体化管理的研究[J].四川档案,1999(3).

3 李 响.标准管理系统功能性需求分析[J].四川建材,2014,44(2).

4 王亚清.从规范、标准的更新看信息化的重要性[J]. 工程建设与设计,2011(10):163-164.

2017-01-03)

*张增慧：助理工程师。2015年毕业于兰州大学工商企业管理专业。现从事技术管理工作。联系电话：13893203120， E-mail：zhangzenghui.snec@sinopec.com。