浅析高校教学秘书的工作职能及工作素质

赵佳慧



浅析高校教学秘书的工作职能及工作素质

赵佳慧

（吉林师范大学博达学院 四平，136000）

教学管理是高校管理体系中最重要的环节，教学秘书则是高校教学管理中的基层管理者，承担着上传下达、联系各部门之间工作的职能，扮演者高校教学体系中的桥梁和纽带。因而，教学秘书的工作质量和工作效率直接关系到各高校教学管理工作的落实和质量。在高校实际教学管理中划分教学秘书的工作职能，培养优良的工作素质是提高教学管理水平的重要措施和手段。

高校；教学秘书；工作职能；工作素质

教学工作是高校发展和进步的核心内容，抓好了教学管理工作，形成切实可行的教学管理体系是高校健康顺利发展的基石。而在现今高校教学管理体系中，教学秘书作为基层教学单位最直接的教学管理人员，承担着教学管理的具体、实际工作，在实际教学活动中起着非常重要的作用。如何提高教学秘书的实际工作效率是改善高校教学活动的直接措施。而作为高校教学管理部门要从高角度、大视角、握全局的角度划分教学秘书的工作职能，将具体工作落实到具体人、具体岗位，是教学秘书能够按照工作职责、工作要求来完成具体工作。而从教学秘书本身来讲，要在具体工作中，总结工作经验，逐步根据自己的工作内容提高自己的工作素质，力求顺利的完成所承担的工作内容，进而保证高校教学管理工作的顺利、高效地进行。

一、教学秘书及其工作职能

（一）教学秘书的概念及特点

1.教学秘书的概念

在国家劳动和社会保障局1997年颁发的《秘书职业试行标准》中，对秘书做了专业的定义，即专门从事办公室程序性工作、协助领导处理政务并为领导决策及其实施服务的人员。而高校教学秘书则是秘书职业体系中的一个分类，具体限定在高校实际教学管理体系中，为高校的具体教学活动而服务，是高校教学管理中最基层的管理者，同样也是高校教学管理工作的具体执行者，是在系主任和副主任的领导下，在教务处与教学主任的直接指导下从事程序性的教学工作，是一个系部最重要的基层教学工作者。

2.教学秘书的特点

教学秘书在高校实际教学管理体系中扮演着重要的角色，教学秘书工作的效率和质量有可能直接关系到整个学校的工作开展和实施。因此，对教学秘书工作特点的总结和归纳是进一步做好教学秘书工作，保证高校教学活动顺利进行的基础内容。（1）服务和管理于一体，教学秘书工作的根本出发点就是服务于学校教学管理工作、服务于教师、服务于学生、服务于整个学校的工作。而其管理工作则包括每学期的教学运行管理、学籍档案管理、系部具体教学设施管理、文件传达管理以及具体工作突发事件应急管理等。因为教学秘书的工作和服务对象是具体的每一个人、都有自己的具体思想、行为准则和认知理念，所以在具体工作的沟通和处理中教学秘书要拿捏好工作方法，适当准确顺利的完成相关部门和领导交代的实际工作内容。同时要树立服务理念，将具体管理工作划定为为学校、为师生服务的原则体系里。（2）责任与原则于一体，教学秘书工作虽然平凡无奇、琐碎繁杂，但是却要求教学秘书有很高的责任心以及很强的责任心。因为，如果在具体工作中稍有不慎就可能出现责任事故，严重者甚至会造成教学事故，影响教学秩序的正常顺利进行。这就要求在实际工作中，教学秘书在遇到这样或那样的实际问题时候，要冷静对待，把握原则，负责任的按照学校的规章制度灵活的处理各种突发事件，进而来保证教学活动公平、公正、公开的进行。（3）形象与繁杂于一体，从具体的工作内容来分析，教学秘书的工作几乎涉猎到整个学校的全部教学管理工作，内容广、工作量大，繁琐复杂。同时，教学秘书还承担着与其他各部门之间联系的工作，上传下达、沟通交流，所以，教学秘书的精神风貌就代表着整个系的精神风貌，因而教学秘书要以积极向上的工作态度去面对各种联络和突发事件。确保教学工作顺利进行。

（二）教学秘书的工作职能

1.是参谋又是助手，定位角色职能，不逾越。

教学秘书在日常具体教学活动中，工作对象主要是教师和学生，但是有时候也要在系部与学校各部门之间进行经常性的沟通和联系。这些实际工作内容就决定了在实际工作中，教学秘书不是决策者，而是充当着参谋和助手的角色。所以，教学秘书要对自己的角色进行正确的定位，传达好、参谋好、协助好、不越位，严格按照学校及本系部的各项规章制度进行日常教学管理和服务，维持好教学工作的正常秩序，做到“参与而不去干预，出谋划策而不去进行决策”。

2.是桥梁又是纽带，传达相关信息，求准确。

毋庸置疑，在高校教学活动中教学秘书最直接的工作职能就是桥梁和纽带。即将在教师和学生之间搭建桥梁，在教务部门和系部之间做好纽带，在学校各部门与本系部之间做好沟通。教师对学校相关硬件、软件以及学生情况的评价，学校教务部门对系部相关问题的处理，本系部对于学校教务部门相关政策的执行情况等都是教学秘书每天必须要做的、必须要解决的问题。因此这就要求教学秘书能够准确、及时的传达相关信息，做到精准高效。

3.是管理又是育人，实处落实工作，质量高。

高校教学活动质量的高低，主要是由教学秘书在日常管理中对教学过程、教学手段和教学方法的监控和管理，在监控和管理的同时还需要教学秘书有较强的组织能力，进而做好教学秩序的良好运行和教学质量的不断提高。从另一个方面讲，教学秘书也是高校教师，与学生日常接触的时间非常多，是学生的表率和榜样，更是给予学生帮助和指导的引路人，所以说教学秘书也是高校的一线育人者。

二、教学秘书的工作素质

（一）过硬的思想政治素质

思想素质是一个人行为的指导方针，有什么样的思想素质就决定着这个人有什么样的行为特征。教学秘书作为高校基层教育工作者、管理育人的践行者，是否具有优良的思想素质，道德立场关系到管理育人的路线和政策方针的引领。作为一名教学秘书在完成自己的本职工作---全心全意为教师和学生服务，全心全意为学校教学管理服务的同时还应该在思想上始终与党中央保持一致，积极学习和关注党政方针政策，热爱教育事业，甘为人梯，立足基层，将教学秘书工作做到实处、做到为学生、为教师、为学校的服务之中。

（二）良好的职业道德素养

教学秘书岗位作为高校教学管理工作中的核心岗位，这要求教学秘书具有良好的职业道德素养，做到干一行、爱一行，真正做到热爱自己的本职工作，认真完成每天程序性的工作内容，不嫌弃工作繁琐复杂，不厌倦千篇一律的工作内容。日日做，时时做的工作，就应该以一颗甘于奉献的心去总结工作经验，培养工作情感，提高工作效率。将不好干的工作做得好干，做的顺手。将繁杂琐碎的重任务做得高效精准。

（三）优良的专业文化业务素质

教学秘书作为一个系部的教育管理人员，担负着管理育人的职能。因此，作为一个教学秘书就应该在工作之余学习自己所负责系部的专业课知识、教学结构、大纲体系、教学过程和教学规律，以便于在日常的实际工作中能够顺利的完成日常工作，熟悉相关专业知识，保证本系部教学管理工作的顺利地进行。

总之，教学秘书作为高校教学管理体系中的基层管理者，担负着管理育人与实践育人的职责。其工作质量的高低甚至会直接影响到高校教育事业能否顺利发展。因此，高校教学秘书应该在完成自己本职工作的同时还要不断提高自己的工作素质，为高校的发展和教学管理发挥应有的作用。

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（责任编辑： 孟睿）

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