浅谈办公自动化中的计算机技术应用

摘 要

OA指的是利用现代科技技术将办公业务物化于各类自动化设备，合理推行、普及与运用OA是强化内部管理、改善办公环境、降低运营成本与提升办公效率的有效措施。应用计算机技术是实现OA的前提条件，计算机科技技术可以高度集成网络技术、信息技术及通信技术，提高制度管理、会议管理及公文流转效率，能促使OA形式向智能化、平台化、多媒体化及便捷化的方向发展。本文分析了计算机技术在OA中的应用情况，旨在实现节省时间、避免或减少损耗、获得有利竞争条件及增加效益等OA目标。

【关键词】自动 计算机 办公 技术

计算机技术综合性强、涉及面广，与现代生活、经济发展与社会发展息息相关，具有强大的数据储存、运算、控制、输入及输出功能，还具备一定的判断能力、感知能力、学习能力及思考能力，因此在医疗服务、家庭生活、金融交易、商业买卖及企业管理等诸多领域中发挥了重要作用。在办公自动化（OA）领域中应用计算机技术，可以有效变革工作方式，有助于高效传递及准确处理各类数据信息，避免浪费过多时间及人力，提高决策效率，有效提升OA水平，促使精细化办公、科学化办公、现代化办公与自动化办公实现有机结合。

1 应用

1.1 在OA综合管理中的应用

在OA综合管理中应用计算机能够全面监控、全面跟踪各个办公环节，包括公文处理环节、汇报环节、审批环节与下发环节等，确保办公流程得到有效控制，从而高效完成车辆管理、图书管理、会议管理、物品管理、接待管理、用餐管理、领导日程安排管理及用章管理等综合性管理工作。在出现OA管理问题的情况下，能够及时协调各部门、岗位的物力、财力及人力资源共同解决管理问题。计算机技术在OA综合管理工作中的具体应用主要体现在以下几个方面。首先，可采用计算机OA软件定义管理工作流程及设置跟踪管理控制节点，在OA系统中监控各项管理业务活动的流转情况，全面掌控办公人员的工作状态，根据管理节点与流程运转情况协调相应的管理职责，通过全过程监控管理工作降低OA的出错率。还可以利用OA软件协调管理机制中的各个要素，如管理流程、管理内容及管理目标等，在其中一个管理要素发生变化时，利用OA软件自动修改与之相关联的管理要素，同时提醒办公人员对工作流程做出相应的调整，进而全面监控管理工作过程、进度与实效，确保系统性、规范性开展OA管理工作。其次，利用计算机中的OA软件搭建公共交流平台，能够使办公人员在线交流各项OA管理事宜，在沟通交流中分享管理问题的解决方法，传递管理信息，并在集体性的头脑风暴中高效解决OA管理中遇到的问题。在OA设备发生故障时，计算机中的OA软件能够及时向办公人员发送预警信息，提醒办公人员及时采取措施防止故障扩大化，避免发生不必要的经济损失，使日常的OA管理工作变得更为有序化、便捷化。此外，应用计算机OA软件完成公文的核稿、审签、盖章及归档等工作，能够使内部办公人员共享公文信息，提高公文信息与管理过程的透明度。

1.2 在远程OA中的应用

计算机网络技术与通信技术的发展有效提高了信息传输速度，同时使信息传输途径变得多样化，目前计算机所提供的信息传输服务已经在逐步完善，传输服务具有方便快捷的特点。在OA中应用信息传输及网络技术，能够有效提升远程OA水平。在遠程OA中应用通信及网络技术的具体形式包括无线办公与视频会议。会议是一种常见的办公形式，在实现OA时应用基于计算机科技技术的视频会议，能够使会议突破时空限制，确保处于异地的总部办公人员、分部办公人员能够在网络通信技术的支撑下进行面对面的交流，及时在视频会议中表达想法，与其他办公人员集中讨论问题。例如，某跨国企业经常组织分公司的主管参加视频会议，在视频会议中针对相关问题进行讨论与研究，采用网上视频会议形式，无需办公人员在不同的地点来回奔波，有助于减少办公时间与精力，并降低工作强度。在远程OA中采用基于计算机技术的网上视频会议，还能提高各分公司传输资源与共享信息的速度，有助于促进跨国企业的远程OA实现良性发展。另一方面，应用无线网络远距离传输技术有利于实现无线OA。某企业为了确保员工能够在不同的环境下办公，包括移动办公、异地办公与在家办公，建立了VPN，VPN可穿越公用网络，保证安全传输数据信息，员工可以在办公室以外的地点连接VPN，在VPN中传输数据及进行办公。VPN中设置了使用权限，确保优先处理紧急事务，同时避免远程OA出现信息泄漏等安全隐患，并全面提升整个公司的办公效率。

1.3 在OA数据处理与文字处理中的应用

在大数据办公时代，可随时将数据转化为资源或资产，由数据产生丰厚回报，为了能够使数据信息带来效益，在OA中应重视利用计算机技术处理各类数据，如生产数据、 经营数据、资金数据、薪酬数据及人力资源信息数据等。在处理OA产生的数据时，可采用Office Excel、SOAL Server或Access数据库等软件，利用Office Excel或Access存储、加工及整理数据，并对数据信息进行分析总结，根据统计分析结果制定决策，可以提高决策的科学性。因此，Office Excel或Access已经被广泛应用在金融OA、统计财经OA等多个领域。Excel可允许办公人员自定义单元格的格式、文字属性及字体，同时具有制图功能，可以将相对散乱的数据信息转化为直观化的数据图表或图形，如柱线图及折线图等，还能综合利用多种函数针对性统计分析OA数据，如员工工资表等。除了应用Office Excel或Access处理数据之外，还可以在OA系统中设置数据处理模块，利用数据处理模块管理OA中的收文与发文工作，将收文与发文时产生的数据信息统一录入OA系统中，在OA系统中统一建立发文，利用收件箱或发件箱浏览发文、查看详细内容，或将数据库中的部分公文删除。无论办公时采用纸质文件或电子文件，均需要利用计算机处理文字，包括文字录入、文字排版、文字存储及文字发送等，在OA中常用WPS Office及Microsoft Word处理文字，Word为计算机操作系统自带软件，WPS的功能较为齐全，不但具有文字排版等基础功能，还具有自动审查、图片转文字、文字输出图片或PDF、文档修复、智能备份、生成链接发送及朗读文字等特色功能，可在处理文字时将界面调整为夜间模式或护眼模式，文字处理界面较为清晰，能有效简化文字处理过程及提高文字处理速度。

2 应用要求

为确保在OA中顺利应用计算机技术，需要把握好以下应用要求。首先，办公人员应能够熟练操作PPT、Excel及Word等常用OA软件，同时能熟练运用电子邮件、QQ、微博及微信等资源搜集工具、信息交流工具。特殊岗位的办公人员应能够熟练运用专业软件，如会计财务人员应能熟练使用EAM、“管家婆”、“金蝶”等专业财务分析软件，工程设计人员应能够熟练运用绘图工具及3Dmax软件。其次，应合理配置OA资源，包括打卡机、传真机、复印机、扫描仪、打印机及计算机等，保证局域网及操作系统能够正常工作，同时根据OA要求制定办公设备管理制度，确保办公人员自觉维护OA设备。在条件允许的情况下，可安排专业技术人员根据OA的发展特点不断开发及更新专业软件，保证OA系统具有精密、高效、安全的特点，防止内部资源、内部资料等信息外泄。此外，应确保断网或网络信号不稳定时OA信息传输质量不受影响。为有效传输OA信息，可以安装BWV软件。BWV软件可以确保计算机在无网的情况下远距离传输信息及重要的OA文件，如应用程序、文档及表格等，且具有操作方便、高速传输信息等优点。为了使BWV软件正常传输信息，还需要配置传真机、电话线及FAX/MODEM等设备。

3 结语

综上，虚拟现实、多媒体、数据库、通讯及网络技术等现代化计算机科技技术为OA的发展提供了良好的契机，有效加快了OA的开发与普及进程。为了确保计算机的优势能够在OA中得到有效发挥，并逐步完善OA系統的应用功能。应设计出标准化的OA应用软件，提高计算机网络技术的服务效益、综合效益与通信效益，确保组合配套的OA设备与计算机能够实现协作运行，保证计算机广域网与局域网、文件存储硬盘、扫描仪及打印机、OA系统等实现正常运转。此外，应严格执行计算机应用标准，不断吸收新的OA技术。

参考文献

[1]周华东.如何经济快速地实现传统办公系统的移动化——网页数据转化平台初探[J].办公自动化，2016（01）：15-17.

[2]郭学涛，刘磊，任龙杰.基于PhoneGap框架的移动办公系统设计与实现[J].软件导刊，2016，15（01）：107-109.

[3]陈畅，胡孟婷，安泽明.浅谈以联合办公空间为代表的新型社群平台建设及其在杭城应用前景[J].经营管理者，2016（02）：210-211.

[4]张向祺.基于微服务的企业移动办公平台规划设计[J].信息技术与标准化，2016（03）：71-74.

作者简介

于洋（1971-），男，新疆维吾尔自治区昌吉市人。大学专科学历。现供职于国家新闻出版广电总局五六四台。研究方向为计算机应用技术。

作者单位

国家新闻出版广电总局五六四台 北京市 102434