计算机技术在办公自动化中的应用研究

李柏洋

(中共黑龙江省委组织部办公室，哈尔滨 150001)



计算机技术在办公自动化中的应用研究

李柏洋

(中共黑龙江省委组织部办公室，哈尔滨 150001)

对计算机技术在OA系统中的应用研究展开论述，同时提出OA系统进程中计算机技术的应用对策，为全面推进办公自动化提供科学依据。

办公自动化；计算机技术；0A系统；应用

OA系统是将计算机技术运用于现代化办公中而诞生的一种新型办公方式。在计算机技术、通信技术和自动化技术的辅助下，OA系统能极大地减轻工作强度，降低工作的复杂性，优化管理结构，有利于促进管理体制的调整和办公效率的提升[1]。在OA的影响下，工作人员间的协同办公能力得到强化，在做出决策及实现组织目标方面也会有所改善，且深入研究OA并了解计算机技术在办公自动化中的应用，对未来不断利用计算机技术提升办公效率具有十分重要的价值，也是未来办公自动化发展的首要方向。

1 计算机技术发展现状

计算技术自问世以来，逐渐渗透到人类生活中并成为人类生活不可或缺的一部分。近年来，我国科学技术获得突飞猛进的发展，其中，计算机更是取得了令人瞩目的成绩[2]。在漫长的演变过程中，计算机日趋便捷化、网络化和人工智能化，操作系统也从过去的机器语言、程序语言等逐渐进化到如今的Windows桌面操作系统，运行速度与日俱增。在不久的将来，便捷化、网络化及智能化依然是计算机发展的大致趋势，计算机专门化、综合化及多元化的特点也会日益凸显[3]。我们有理由相信，届时，新型计算机技术势必会在其领域中引发一场跨时代的革命，经过这次革命后，计算机技术将与办公技术完美集合，极大提高办公效率，减少企业的人力支出成本。同时，随着计算机技术的不断发展与完善，更多的企业将会引入更为先进的计算机软硬件参与到日常办公中，以降低管理成本，全面提升工作效率。

2 办公自动化的现状

2.1 办公自动化的概念与特点

OA即利用计算机技术来完成办公室内部事务性工作的自动化和信息处理的自动化，其作为计算机科技发展的衍生物，为人们的生活带来了极大的便捷。办公人员可通过计算机硬件、软件等设备来完成信息采集、整合、传输、储存等工作，进而实现系统化管理，同时，在互联网的辅助下，还达到对公务管理系统、部门办公系统、个人办公系统和信息发布系统一体化控制的目的[4]。现阶段我国电子商务和OA进程已初具雏形，人机互动的开放式系统应运而生，日常事务智能处理使人们享受到了更高效的服务且运行手段日趋多媒体化。

2.2 OA系统中的计算机技术运用

OA系统中的计算机技术运用多体现在对文字和数据资料等方面的处理上，比较具有代表性的有word、excel等计算机文字、数据处理软件应用，在计算机技术的辅助下，文字编辑、数据处理、版式设计等工作的效率均会得到显著提升[5]。在处理数据的过程中，工作人员可通过计算机上附带的excel等数据处理软件，完成表格制作、数据处理等工作，这种自动化办公极大地减轻工作强度，化繁为简，也避免了人工处理导致数据录入、计算错误等系列问题，有利于提高工作效率和质量。在影像处理、语音传真等多媒体技术的应用方面，OA具有鲜明的现代化办公业务特点[6]。不仅如此，OA中的网络技术同样举足轻重。举例来说，当前较为常见的视频聊天就是借助多媒体网络实现面对面，并借助计算机对有关信息进行采集与整合。该技术运用于视频会议，可为会议的顺利进行、判断决议的可行性等提供极大的便捷。

3 OA进程中计算机技术的应用对策

A.树立并增强推行OA和计算机技术运用意识。受资金不足以及决策层对计算机技术不够了解等多种因素的影响，同时，计算机技术运用所产生的效益也并非短期内可以直接呈现出来，以至于当前我国OA的计算机软件推广工作一度陷入困顿，因缺乏足够重视，有关这一方面的投入也比较少，根本无法满足其应用需求[7]。基于此，有关负责人应强化OA及计算机技术运用推行意识，全面普及，加快OA构建进程。

B.建立健全OA管理体制。在选择计算机技术运用软件的过程中，工作人员应充分结合办公的实际需求，综合考量各方面利弊，选择合适的应用软件。不得不承认的是，在软件开发及相关管理理论方面，发达国家具有显著优势，但考虑到使用成本高且应用环境十分有限，所以在环境不匹配的情况下很难充分发挥其应用功能。因此，在计算机软件的选择上，应遵循相关管理制度，结合计算机软件技术的应用环境和工作需求并综合考量软件各方面情况，如成本、性能等，不断健全管理体制，以确保相关软件的应用价值得以充分发挥。

C.营造优质的计算机技术运用的外部环境。在普及OA期间，企业内部应加强与相关专业机构的合作，以确保企事业单位办公模式的升级统一站在新的同一个起点上。众所周知，短时间技能培训并不能很好满足办公人员对OA及计算机系统与日俱增的发展需求，因此，相关办公人员和计算机技术人员可通过与高校或教育机构合作的方式，延长培训时间，获得丰富的教育资源，以此来优化培训效果。此外，还可结合行业或工作的实际需求，开设专业化课程培训活动。

D.提升计算机技术运用人员综合素养。现阶段在计算机技术运用领域中，人员整体的综合素质参差不齐，软件应用技能的掌握程度也不尽一致。同时，一些从业人员甚至不具备计算机软件应用的基础，以至于OA进程在计算机技术中应用严重滞后。为此，计算机技术运用人员须具备一定程度的理论知识和实践技能，确保企事业单位内部机房和办公室均具有良好的运行环境，通过设置防火墙和及时修补漏洞等方式，不断提升计算机运行的安全性和稳定性。

E.不断提升计算机技术支持的专业性。为加快OA进程，计算机技术应用人员须增强自主学习能力，不但要懂得如何正确操作计算机，还应熟练掌握各类计算机的应用性能，如熟悉Windows系列操作系统和office办公软件的应用，常规软件的安装、启动和使用、查杀并防治计算机病毒等。同时，办公人员还应掌握基本的计算机故障检修维护能力，定期进行机箱、主板设备插口的清洁工作，检查电源等硬件设备是否能良好运行，发现异常要及时处理。

4 结语

随着我国经济的快速发展，各企事业单位的办公事务日趋复杂化，亟待处理的信息数据与日俱增。在此形势下，基于计算机技术的OA应运而生，其在数据资料的处理、多媒体技术的应用等方面均发挥重要作用，在办公人员工作效率和质量的提升上也起着重要作用。新时期，企事业单位的领导和决策层应对OA中的计算机技术予以足够重视，树立正确理念，顺应现代化办公的发展趋势，加强对优秀计算机技术运用人才的培养，构建优质的计算机技术外部应用条件，建立并完善相关管理制度，只有这样，才能更好地发挥其应用价值并推动其获得长远的发展。今后，有关该课题的研究仍需不断跟进，为全面推动办公自动化提供科学依据。

[1] 吕静.计算机技术在办公自动化中的应用[J].东方企业文化，2012，20(01):22-23.

[2] 魏宏玲.办公自动化中的计算机技术应用[J].赤峰学院学报，2012，12(22):28-29.

[3] 陈长全.关于办公自动化中计算机技术应用研究[J].科技与企业，2015，13(04):68-69.

[4] 柴宝芹.计算机技术在办公自动化中的应用[J].Oriental Enterprise Culture，2012，(20):57-58.

[5] 张诺瑶.基于Lotus Domino/Notes的工作流技术在办公自动化系统中的应用研究[J].计算机光盘软件与应用，2012，(04):87-88.

[6] 王祥瑞.计算机多功能技术在办公自动化实际工作中的应用研究[J].科技传播，2014,(10):139-140.

[7] 胡勇，沈宏平.基于计算机信息传输技术的办公自动化研究[J].计算机光盘软件与应用，2014，(07):123-124.

Research on the application of computer technology in office automation

LI Bai-yang

(Organization Department Office of CPC Heilongjiang Provincial Committee, Harbin 150001, China)

The application of computer technology in OA system is discussed. At the same time, the application strategy of computer technology in OA system is put forward, which provides scientific basis for comprehensively promoting office automation.

Office automation; Computer technology; OA system; Application

2016-11-28

李柏洋(1986-)，男。

TP317.1

B

1674-8646(2017)02-0028-02