浅析民营企业档案管理存在的问题及对策研究

姜娇

摘 要 随着我国社会主义市场不断发展，民营企业成为社会主义市场经济的重要组成部分。在新经济状态下，民营企业档案管理也变得越来越重要。本文以民营企业档案管理存在的问题与对策入手，首先介绍了民营企业和民营企业档案概念，然后介绍了当代民营企业档案管理存在的优势与劣势，紧接着介绍了我国民营企业在档案管理中存在的一些问题，如重视程度问题、管理人员问题，最后，针对问题提出了一些可行性建议，以促进民营企业档案管理工作不断发展。

关键词 民营企业 档案管理 发展

一、相关概念与范畴界定

（一）民营企业

在我国法律术语表达中并没有民营企业这一概念，民营企业是改革开放发展以来，我国经济体制改革的一个特有产物。民企的概念主要分成两种：一种观点认为，按照我国公司法规定，根据企业类型可以分为国有企业和民营企业，即不包含国有资产在内的企业都可以称为民营企业。另一种观点认为，民营企业主要是指生产资金、动产和不动产都属于个人。本文认为，民营企业主要是指除国有独资、国有控股以外的其他所有企业。

（二）民营企业档案

民营企业是促进我国社会主义市场快速发展的重要因素。在现代企业制度下，民营企业对档案工作的重视程度也越来越高，这也间接促使民营企业快速发展。企业档案按照分类划分，可以分为以下几种类型：科研档案、产品档案、员工档案、合同档案等类型。在企业发展壮大的过程中，档案就是企业成长的历史，是企业发展的基础。通过建立工作档案，可以将其中蕴含的资源充分挖掘，使民营企业管理日趋完善。

档案是企业管理的基础，真实反映了企业的发展现状，对于维护企业利益具有参考作用，也是企业改革成功的参考依据。作为快速发展的民营企业，更应当认识到档案对民营企业工作的意义。档案工作的目的是为企业生产经营提供保障，从而使企业资源得到最大化的利用，使企业在资源有限的情况下获取最大利润。

二、当代中国民营企业档案管理的优势与劣势

民营企业自诞生以来就具有自身特点，所以民营企业的档案管理工作也具有固有的优点和缺点。

（一）民营企业档案管理的优势

目前，我国经济正在转型，民营企业依靠其灵活的经营方式不断与外部环境相磨合，走出了一条创新发展道路。

民营企业是自主经营的法人单位，在经营过程中具有独立性。因此，民营企业在档案管理时也拥有自主权。民营企业在进行档案管理时坚持低成本、高效率的原则，这是民营企业与国有大型企业在机构设立时的主要区别。国有大型企业以高标准要求设置档案管理机构，以便更好地进行档案管理；民营企业由于规模有限，根据自身实际情况适当降低管理等级，由企业其他部门兼管档案工作。

（二）民营企业档案管理的劣势

我国民营企业在发展过程中拥有自主权，国家对民营企业未进行过多干预，所以民营企业具有一定弊端，这种弊端在一定程度上成了民营企业的劣势。

我国民营企业发展较晚，相对于国有企业来说规模还较小。虽然我国的一些民营企业进入世界五百强，但是绝大多数民营企业还存在档案管理问题。例如，一些民营企业不重视档案管理工作，认为档案管理工作无关紧要，没有投入足够人力、物力。很多民营企业都是家族企业，通常使用家族管理办法，管理企业由一家之长决定，任人唯亲的用人制度影响了档案工作的顺利开展。很多民营企业家在创业之时都是凭借冒险和开拓精神，但是缺乏专业知识和长远的发展眼光。在这种情况下，企业家往往被临时的利益所诱惑，忽视企业内部管理和综合能力培养，根本不重视档案管理。

三、民营企业档案管理存在的主要问题

（一）关于民营企业管理者重视程度的问题

第一，对档案管理意义认识不深刻。在我国，民营企业主要依靠灵活自主的经营模式和高度集中的权力体制进行运作。绝大多数民营企业的领导者不仅是企业决策者，同时还兼顾企业的部分管理工作。因此，他们对档案管理的重视和了解程度直接影响着民营企业档案管理质量。很多民营企业员工只有在领导重视档案管理工作之后才会加强档案管理工作，然后将档案管理工作纳入企业整体规划，与企业日常生产经营同步进行。

很多民营企业领导者往往只重视短期利益，没有看到档案管理的长期效果，认为企业档案管理无关紧要。在现实生活中常常出现以下情况：很多企业认同档案管理的重要性，但是在具体落实时却一直没有得到实施。在民营企业进行档案管理的过程中，民营企业档案管理工作者应当认识到自己工作的重要性，需要由肤浅认识向深刻认识转变，并影响企业领导，共同形成档案管理工作非常重要的意识。

第二，档案管理的资金投入不充足。在民营企业档案管理工作中，经费投入不足又是另一种表现。企业始终将获取利润作为使命，管理投入与企业收益比是企业管理者首先考虑的问题。现在，许多民营企业档案管理工作不能给企业带来效益，许多民营企业因为资金不足，对档案工作也存在心有余而力不足的客观情况。许多民营企业在分配资金时，常常将资金投入生产经营环节而忽视了长远利益投资，如档案管理投资。

（二）关于民营企业档案管理人员问题

民营企业常常追求利益最大化，要求以最小成本换取最大利润。在这种理论影响下，民营企业工作者常常在人员配置方面力求达到兼顾的效果，使工作人员身兼多职，工作量非常巨大而且业务非常繁杂。管理档案的工作人员常常也身兼数职，难免会造成顾此失彼的现象，使档案管理工作不能够落实到位。而且档案管理工作者往往缺乏档案管理专业知识，面对日益增多的资料缺乏装订整理等基础技能，使得民营企业档案管理杂乱无章。

另外，民营企业工作人员流动性大，每年新招聘员工占绝大多数，职工在入职、离职前都可能存在档案调动现象。同时，档案管理工作者如果调出本企业，往往不能与接任者对接工作，致使民营企业档案管理工作问题百出。

四、做好民营企业档案管理工作的几点建议

（一）档案人员职业技能的培养

随着民营企业不断发展壮大，企业发展越来越离不开档案管理，档案管理又要求企业管理人员提升专业素质。企业档案管理人员具有良好的专业素质必须从源头抓起，在招聘上必须选择专业对口或者接受过专业教育的人员。在民营企业档案管理过程中，我们不仅需要加强立卷工作，还需要加强对档案的利用和开发工作，充分发挥企业档案的作用，为企业效益添砖加瓦。例如，企业可以专门聘任对档案管理具有实践经验的管理者，这样可以提升企业档案管理工作的效率。

（二）员工业绩与档案工作挂钩列入考核指标

在绩效工作管理体系中加入档案工作，可以提升职工的工作积极性，充分挖掘职工工作潜能。在档案管理工作中，要坚持谁主管、谁负责的原则，将档案管理工作分解到各个部门，由部门专门人员对档案进行管理。与此同时，还应加强分工，使档案管理工作有专人管理。

（三）提高民营企业档案管理人员的职权

在民营企业机构设置中，档案管理部门常常处于边缘地位，职权不如财政部门和人事部门，因此容易受到企业管理者的忽视。在实际工作中，管理者常常会遇到很多困难，影响档案工作。因此，企业应当提升档案管理部门的地位。各部门负责人都需要接受档案知识培训，加深对档案管理重要性的认识，熟悉档案管理的基本流程，積极配合档案管理工作者的工作。

（作者单位为云南省农业科学院农业经济与信息研究所）

参考文献

[1] 霍国庆，等.企业信息资源集成管理战略理论与案例[M].清华大学出版社，2014.

[2] 解培才，徐二明.西方企业战略[M].北京：中国人民大学出版社，2016.