关于水利工程建设声像档案管理问题对策与思考

李芳

摘要：本文分析了水利工程建设中声像档案管理存在的问题，并就此提出相应对策。

关键词：水利工程建设 声像档案管理 问题与对策

一、对水利工程建设声像档案管理问题分析

（一）认识不到位，档案意识弱。由于对声像档案重要性认识不足，实际工程建设中常不按要求取得聲像资料，例如对关键工艺、隐蔽部位本该提供完整的声像档案，但因为没有拍摄，或拍摄了但不完整，关键节点的缺失使档案价值大打折扣。档案管理意识较差，声像资料收集、整理失位，例如相片没有底片，也没有文字说明，日久即使拍摄人员自己也无法说清楚其中的内容。还有部分珍贵声像资料保存在个人手里不愿移交。

（二）管理不规范，归档不及时。声像档案管理缺乏统一规划和协调，以大型活动为例，摄录的声像在活动结束后没有及时归档，活动散去声像资料也各奔东西，使重要活动的声像档案缺失。还有，声像设备应由专人使用，但因为管理不善，设备没有得到充分利用，或由个人保管，重要活动需要摄录时却找不到设备。水利工程建设参建单位多，由于标准不统一，各单位各行其是，也严重影响档案质量。

（三）收集不顺畅，档案难利用。声像资料的收集是档案管理中的重要环节。一些部门出于自己方便使用的考虑，不愿意将本部门的声像资料移交给档案部门，使声像资料分散保存在个别部门或个人手中，造成声像档案收集渠道不畅通，征集数量少，不完整，不系统，时间一长这些资料也不知去向。档案室声像档案资源匮乏，更遑论利用了。

（四）保管条件差，档案损毁多。声像档案的保管条件比纸质档案更严格，要求恒温、隔振、防磁、避光、防火，但是很多声像档案室没有配备防磁柜，又不具备恒温条件，致使声像档案受损严重，尤其是早期保存的声像资料更容易受到影响，例如相片褪色，底片粘连，磁带失效，使声像档案逐步丧失其应用价值。

二、加强水利工程建设声像档案管理的对策思考

（一）加强宣传教育，突出声像优势。水利工程建设档案管理绝非仅是档案部门内部的事情，而是与所有参建单位都有关的大事，加强档案管理工作，首先要从各级领导做起。因此，要扩大宣传教育的力度，将声像档案的优势通过多种宣传形式展示出来，争取各级领导对声像档案管理工作的大力支持，并引起广大水利工程建设者的关注和重视，把声像档案管理看作水利工程建设重要组成部分。

（二）健全规章制度，强化归档意识。通过声像档案管理制度明确归档范围、技术要求、质量标准、移交时限、归档程序等，例如在土石坝除险加固项目中要让摄录人员清楚拍摄的部位，隐蔽工程覆盖前后的记录、质量缺陷的处理方法等，拍摄要有远景、中景、近景和重要部位的细部特征。对于声像资料的格式、像素尺寸大小和数量均应明确规定。归档时间应与实际工程进度挂钩，在移交的时间节点上要加强检查督促。同时，细化各参建单位声像档案收集、整理、鉴定、归档的分工，狠抓责任落实。项目法人与其他参建单位在签订合同时应明确立档的责任，在合同验收、工程款支付等环节中规定声像档案管理的要求。

（三）注重技能培训，强化监督指导。声像档案管理除了一般档案管理的要求以外，还因为声像资料的特殊性，必须进行一定的专业培训，才能将现场稍纵即逝的景象记录在声像设备中，再转入计算机和数据库中。声像档案管理的培训包括摄录人员的培训和档案人员的培训，对于前者可考虑加入档案管理人员，这样可以更加方便地开展声像档案的收集、整理和保管。档案部门应基于声像档案管理现状进行针对性的监督。如各方面比较规范，应加强巩固提高和开发利用工作；如设备、人员完备而管理较弱，应促其完善制度和加强管理；而对于各方面都比较薄弱，要限期整改，并加强监督。

（四）疏通收集渠道，丰富收集形式。水利工程建设声像档案来源于项目法人、勘察设计、监理和施工等多个单位，要完整地收集声像档案，必须疏通收集渠道，并尽量采取多种形式收集。收集形式包括直接征集、重点收集、个人移交、广泛征集等。当摄录人员有参与重要活动时，可登门收集其属于归档范围的声像档案；对于形成声像档案密集的单位可进行重点收集；摄录人员可依声像档案管理的相关规定逐级移交至档案室；对于散存的声像档案，可采取广泛征集方式。无论采取哪种收集形式，要对收集的档案进行鉴别，并按价值大小进行分级管理，这样做的目的是优化馆藏，提高声像档案管理工作的效益。

（五）创新保管模式，促进开发利用。档案材料特殊，保管条件较其他载体严格，要求建立专门的声像档案库房，温度要求常年控制在14℃—24℃，相对湿度要保持在20%—50%，还要配备防磁的声像柜等。这样的条件需要较大投入，非一般参建单位所能承受，所以要创新保管模式，可由项目法人集中保管，其他参建单位收集后及时移交到项目法人专设的声像档案库房内保存，如有条件项目法人可建立数字化声像档案室，通过网络技术与其他参建单位共享声像档案资源，提高档案的利用率。

总之，完善声像档案管理工作，才能可以更好地为水利工程建设服务。

参考文献：

[1]秸鹏程.水利工程声像档案常见问题及解决办法[J].水利建设与管理，2014，（08）.

[2]程立.加强水利声像档案管理的思考[J].中国水利，2012，（20）.

（作者单位：长春职业技术学院）