新时期档案管理创新模式研究

石砂石

黑龙江省农垦牡丹江管理局办公室

新时期档案管理创新模式研究

石砂石

黑龙江省农垦牡丹江管理局办公室

档案工作在企事业单位中是一项必要的管理工作。档案存在的目的就是为单位发展提供必要的参考依据。档案工作在多年的发展过程中，经历了重要的转型。从传统的记录到资料的保存，从封闭的存储到网络化更新，档案管理工作与时代发展紧紧相连。

档案管理；创新研究

1、新时期强化档案管理工作的意义研究

1.1 实现档案管理工作的革新完善有助于提高信息资源的利用效率。档案作为一种重要的信息资料数据，由于具有较高的保存以及利用价值，才会单独采取各种形式进行记录处理。因此，结合新时期新的管理理念以及技术方式，实现档案管理的创新有助于进一步提高信息资料的利用效率，充分发挥档案资料应有的价值。

1.2 完善档案管理工作有助于单位内部管理层以及外界社会充分认识单位的整体运转状态。档案管理工作的实质就是对单位各类业务活动以及人事管理等诸多方面的信息进行科学合理的分类保存，因此可以为单位的管理部门了解单位状况，调整发展经营战略提供合理的参考。同时，也可以为外部社会单位认识了解单位的实际情况提供最为真实的资料。

2、我国档案管理工作的现状和不足

2.1 对档案管理的工作意识薄弱

档案管理工作是单位信息工作的基础，与单位其他部门的工作紧密相连，很多单位对归档和建档的意义不够重视，从管理层方面的服务意识较为薄弱，对档案建设和管理也没有深刻的认识，导致只能做一些常规性的工作，不能把档案管理工作完整化和系统化，长期下去，导致档案工作只是流于形式，不能实现长期性、连续性和有效性，发挥不出档案工作应有的作用。

2.2 缺乏规范的档案管理制度

目前我国很多企事业单位缺乏规范的档案管理制度，即使有档案管理制度，也比较陈旧，不够合理化，适应不了新形势下档案管理工作的发展。其主要表现有以下几点：一是对档案的收集不够规范，档案收集制度的落实不到位，存在档案疏漏和重复的现象，没有明确的管理制度和考核标准;二是对档案的整理不够规范，很多单位由于没有对应的工作制度对档案整理进行约束，导致档案目录和实际的档案内容不一致，或者缺失的现象，从而造成信息丢失;三是对档案的保存不够规范，档案管理人员对档案资料的保存存在混乱和难以查找的现象，很多时候明明知道档案资料就在资料库中，但却找不到，或者找到了卷内目录，却找不到卷内文件的现象。这些不足都是因为缺乏一套规范完善的档案管理制度所导致的。

2.3 档案管理模式比较落后

多单位的档案管理部门对档案管理上仅限于对档案资料的收集、整理和保存，而对档案的信息化和数字化管理很少运用，对档案信息化管理的重要性和必要性的认识，导致对档案管理依然是采用传统落后的旧模式。在计算机技术和网络技术迅速发展的今天，这种旧有的管理模式已经远远不能适应新环境下档案管理的需求。很多档案管理部门很少建立单位档案信息化系统和信息化设备，更无法运用计算机网络技术对档案信息进行汇集和整理，极大地影响了对档案信息的开发和利用。

3、档案管理创新模式几点意见

3.1 提高思想认识，创新管理观念

在非专业人士眼中，档案管理并不是一个组织和单位重要的管理工作。很多人认为档案管理就是简单的将档案进行整理后的收藏。其实，档案管理具有明显的专业性和科学性。档案是一个单位所有信息的集合。档案涉及到单位从建立到发展的所有内容。在各个时期发生的任何事件都有明确的记录和分析。创新档案管理的首要任务就是提高对档案管理新的认识。从思想上，改变对档案管理的错误认识。从根本上认识到档案管理对于一个单位发展的重要意义。

3.2 建立交流平台，创新管理流程

随着传媒手段的高度发达，档案管理也逐步扩展到电子信息化的领域。电子档案兴起以来，得到的广大群众的充分喜爱。电子档案可以实现浏览的快捷，提高了查阅的速度和宽度。创新档案管理，要建立一个庞大的交流平台，在这个平台里建立一个坚实的信息系统，能够准确的搜集和整理新出现的档案资料，能够实现存储和查阅的海量信息。交流平台上，要规范使用流程，把信息资源进行分类，合理控制信息的检索方式，使档案信息处于随时可以监控的环境，保证档案使用的规范性。

3.3 加强文件管理的严密性，创新质量监督体系

档案资料具有多种用途。档案资料也同样受管理机制的制约。档案查阅需要权限，所以，档案的管理严密性是档案管理的核心原则。一个单位的档案涉及的内容很多，包括员工信息、业务信息、制度信息、发展计划等多种内容。档案的严密性决定在创新过程中，要更加完善档案的秘密等级管理。在档案的保留、收文、数据处理等方面建立层级制的审批环节。任务人借阅档案都要有合理的事由并且形成规范的报告，报告经过相关领导的审查后，方可查阅。同时，建立质量监督体系。质量监督是指对档案的文本质量和数据质量以及涉及客观因素的各个环节，实行实时监督。通过监督，档案管理可以随时进行更新和调整。

3.4 注重档案管理人员的素质提升，创新综合管理

无论是传统的档案管理，还是现代化的电子档案管理，都离不开档案专业人员的具体操作。因此，提高档案管理人员的职业素养是非常重要的管理模式提升。要积极建立档案人员的培训机制，采用自主学习和集中学习的方式，完成基础知识的培养。采用宣传和教育的手段对管理人员进行遵纪守法的教育，让管理人员明确工作的性质和重要意义。对人员的管理是一个长期的过程，需要有专门的部门建立档案管理的长效机制，减少档案管理的隐患，避免档案管理的不妥善给单位造成的信息损失。

结束语：

档案管理工作和单位其他部门紧密相关，是单位做好其他各项工作的基础之一，应当把档案管理工作纳入到单位整体工作和发展计划中去。面对目前档案管理的现状和存在的问题，必须提高对档案管理工作的认识，建立完善的管理制度，提高管理人员业务水平。其中的关键就是要创新出档案管理的信息化平台，才能提高档案管理的高效性和准确性。

[1]张可.我国档案管理的现状和创新方法[J].中国科技纵横，2011(4).

[2]胡德双.档案管理信息化建设方法探讨[J].现代企业文化，2012(2).