地勘单位编外人员档案管理的思考

吕 晋

吉林省煤炭地质调查总院

引言：

基于当前大学生饱和的就业现状，包括地勘单位在内的各类事业单位都呈现出了编外人员日益增多的情况，使得“如何实现编外人员档案的科学管理”这一问题成为了事业单位人力资源管理、档案资料管理的重点待解决问题。据此，我们有必要对地勘单位编外人员档案管理进行分析研究。

一、人事档案的重要性

人事档案，即反映档案所有者基本情况、教育经历、专业技术资格、政治面貌、家庭关系、社会经验、获奖情况、有无犯罪行为、工作业绩等多种信息的文件载体，是一个人各阶段生活轨迹的重要证明。此外，在实际的工作当中，人事档案与单位人员的护照办理、工作身份认证、退休年龄评估、工资调整、各类保险报备、医疗统筹等多重手续环节相挂钩，一旦档案材料中存在纰漏或偏误，将很可能对人员长期的生活、工作发展造成巨大影响。

二、地勘单位编外人员的现状问题

第一，“弃档”问题严重。从现阶段来看，地勘单位聘用的编外人员多为应届、往届的大学毕业生。根据我国《流动人员人事档案管理暂行规定》的条例规定，大学生的人事档案多由其所在地的人才中心保管。但这种固定化的保管方式与大学生不断变动的工作地点存在一定冲突，继而导致了很大一部分大学生在面对这一档案管理措施时，选择逃避、拖延甚至拒交，进而造成了“弃档族”这一特殊群体的出现[1]。

第二，档案内容不完整。编外人员工作具有较强的不稳定性，往往在短短两、三年的时间就会更换三到五家单位，使得其在各单位工作期间的信息材料无法及时、完全地实现归档处理，这就导致了编外人员档案内容很难保证完整。这样以来，地勘单位在聘用编外人员时，就无法根据其工作经历评估出此人具体的能力水平和道德素养。

三、地勘单位编外人员管理不完善

第一，缺乏对编外人员福利待遇的合理管理。当前我国对于地勘单位等事业单位人员的福利政策、薪酬标准都是围绕编制人员开展的，并未对编外人员的薪资福利做出有效规定。这样以来，地勘单位管理者以及人事部门在设计编外人员工资待遇时，常常为了节省用人成本而采取最低标准，使得许多有能力、有技术的编外人员享受不到应得的待遇支持，在很大一定程度上为编外人员的频繁“跳槽”埋下了隐患。

第二，缺乏对编外人员工作地位的合理管理。现阶段，人们常用“临时工”、“非正式工”等名头称呼编外人员，无形中体现出了编外人员“二等单位公民”的弱势地位。基于这一点，编外人员在工作当中经常会受到“歧视”，被分配到脏、累、险的工作环节当中，且无法得到我国《劳动合同法》的制度保护。

第三，缺乏对编外工作人员合同协议的合理管理。当前大多数事业单位为了省去复杂的用工程序，极少与编外人员签订正式的书面劳动合同和用工协议。但如果编外人员一旦发生安全问题，或出现劳资纠纷，事业单位将缺乏相应的法律和制度保障，继而在矛盾中呈现出极其被动的状态，为其高额的诉讼赔偿成本埋下了风险隐患。

四、地勘单位编外人员档案管理措施及解决办法

(一)建立健全编外人员的档案管理制度

面对上文提到的编外人员现状问题和管理问题，地勘单位相关工作人员应提起对编外人员这一特殊群体的重视程度，制定出针对性、专门化的人事档案管理制度。对此，为了保证管理制度的规范性和可行性，相关人员首先要保证对编外人员做到一视同仁，将其从“二等单位公民”的困境中拉回来，不断淡化其身份地位的差异性。这样以来，编外人员在职位晋升标准、福利标准、薪资计算等方面的束缚将被打通，继而为档案管理制度向编内人员管理制度借鉴提供出一定的便利条件；

其次，为了保证编外人员档案管理的完整性和实时性，地勘单位应建立起信息化的管理系统，并设置出稳定性强、寿命长的数据库与之相匹配。这样以来，将充分解决编外人员岗位变动过程中可能出现的信息丢失、信息模糊等问题，为编外人员档案信息的安全性做出保障；

最后，在档案管理系统生成的表格当中，要明确体现出工资调整、手续证明、当前职称、所在岗位等全面、细致的数据信息及其变化情况，为后续的编外人员分配管理、福利设置夯实基础[2]。

(二)深化档案管理团队建设

地勘单位要想实现编外人员档案管理工作的科学、创新、可持续发展，就必须要提高团队内部工作人员的专业素质水平。对此，地勘单位管理者首先要严格制定档案管理人员的招聘和准入门槛，从学历、专业技能、工作经验等多个角度入手，在庞大的社会人力资源中挖掘出有价值的综合型素质人才，为单位的档案管理团队融入有潜力、有技术的“新鲜血液”；其次，管理者还应积极通过组织培训、思想教育等手段，不断更新、发展现有档案管理人员的知识储备、技能素养，从而为地勘单位编外人员档案管理工作的科学性提供强有力的人员支持。

(三)适当调整区域内的档案管理方法

上文提到，“弃档族”的出现在一定程度上加大了地勘单位用人审核的难度。对此，地勘单位应积极联结区域内其他存在这一问题的事业单位，集体向政府及当地人才中心提出建议或申请，要求其适当拓宽大学生档案的管理渠道，使大学生资料通过网络即可查询，以避免人事档案缺失、纰漏的事情发生。

总结：

综上所述，通过加强地勘单位编外人员档案管理的科学性、实际性，能有效缓解编外人员当前所处的尴尬境地，同时有利于地勘单位整体管理素质的发展。由本文分析可知，通过明确认识档案的功能重要性，分析编外人员与地勘单位双方存在的问题，进而做出一系列的档案管理调整手段，能充分满足编外人员的价值需求，实现编外人员档案的安全、妥善保存，显著加强对编外人员的劳动保护力度。最后，希望本文对地勘单位编外人员的管理工作有所贡献。

[1]谢莹，谢贤.事业单位编内人员与编外人员人事档案管理之比较分析[J].黑龙江档案，2012(01)：82.

[2]周永军，韩瑛.事业单位编外人员档案管理现状分析及对策研究[J].兰台世界，2012(S2)：111.