简析如何做好电子档案管理的有效措施

姜师华

内蒙古兴安盟乌兰浩特市人才开发交流服务中心

简析如何做好电子档案管理的有效措施

姜师华

内蒙古兴安盟乌兰浩特市人才开发交流服务中心

随着社会步入电子信息时代，信息化在为事业单位提升工作效率最大化的同时，也给传统的事业单位档案管理工作带来巨大挑战。因此，如何在当下做好电子档案的管理工作，成为了相关工作者所要探讨的问题。基于此，本文就当下如何做好电子档案管理进行了探讨，相信对有关方面的需要能有一定的帮助。

电子档案；管理

前言：

电子文件归档和电子档案管理，使一门快速发展的新兴课题，对如何做好这项工作，还需要广大档案工作者在今后相当长时期内，通过电子档案管理知识和技能、计算机应用及自然科学基础知识的逐步加强，共同探讨，共同完善。

一、做好电子档案管理的重要性

1.电子档案的优越性

与传统纸制档案相比，使用电子档案进行记录，具有以下几个特点。第一，较强的时效性。作为一个经济大爆炸的时代，对于电子档案而言，可以根据信息手段提供较快的归档管理，提升归档效率，降低查询档案的时间消耗，大大的提升了工作人员的工作效率。对文书进行管理，可以有效改变工作性质，增强工作趣味性。第二，查缺补漏效率高。使用传统的文书立卷办法，当出现归档失败或文件缺失的情况时，不能够及时进行增补工作。使用互联网络管理，则能够有效提升文档增补工作的效率，对于补充缺漏文档的效率也极为迅速。第三，质量价值均有所保证。之所以要对档案进行管理，是因为能够帮助有需要查询档案的人对档案进行查阅，供其利用。要想对档案进行利用，需要文档卷宗具有较高的质量。传统的文书由于是纸张制作，进行利用时需要依靠立卷人自行判断，其标准尺度不容易把握，很容易导致案卷质量下降，为今后的工作增加难度。除此之外，对案卷进行手动归档，加大档案人员的工作时间和枯燥性，导致管理档案的人员没有时间进行编辑研究方面的研究，不能够促进管理人员的自我能力的提升。传统管理也是被动管理。相对的，使用信息化管理模式，释放档案管理人员的时间，利用更多的时间进行自我能力的提升，能够更好的发挥自我价值。

2.做好电子档案管理是推动档案事业发展的基础

提升档案管理人员的政治素养是推动档案事业发展的基础，基本素质包括对档案管理相关工作的常规知识储备、技能素养以及其他政治、道德以及基础知识方面的基本能力等。由于档案管理工作自身的严肃性以及政治色彩浓郁，要求对档案进行管理的人员具有极高的道德修养和政治觉悟较高，能够坚持四项基本原则，认真贯彻和落实国家颁发的各项规章制度，遵纪守法。其次，档案管理工作存在一些机密案件，需要工作人员具有较高的专业素养，对要求保密的内容守口如瓶，不随意向他人公开。传统的纸制卷宗管理时代已经过去，要求管理档案的人员能够有效提升自我的科技水平，应对更多的科技方面的挑战，顺应时代潮流，建立有效人际关系，拥有更好的社会沟通能力，促进自我对环境的适应、通周围人际的交往以及协调公关与沟通等方面的能力，从而更好的为档案工作进行服务。

3.做好电子档案管理是推动档案事业发展的核心

拓宽档案学专业知识的提高能够更好的运用于电子档案中，电子档案涉及的内容包括实体化档案、电子化信息、数据库结构化等多反面内容。要想有效管理电子档案信息，需要有效对所有信息进行归类，也就是电子档案的归档工作。保存电子文件时，要求不断更新储存设备，保证文件使用和保存的及时有效性，适应科技的发展步伐。管理档案的人员能够根据电子档案自身的特点，更好的对电子档案进行存储，不断地学习专业知识和有关科技方面的归档操作，更好的充实自我，提供更主动的服务。

二、如何做好电子档案管理的措施

增强电子档案的管理能力是推动大难事业发展的最关键因素，随着科技的飞速发展，电子档案已经逐步将纸制档案进行取代，也就是说电子档案是目前以及未来对档案进行管理的主要手段，因此需要从事档案管理相关方面工作的人员能够加强对电子档案的监管力度，并保证电子档案具有较高的安全性以及真实性，要想真正的解决这两个问题，需要同各个方面领域的内容进行有效结合，具体如下。

1.有效的抓住电子档案的相关归档与接收方面的工作

现代化档案管理的主流是电子档案，也就是说能够更加注重对电子档案进行收集工作，有效的抓住电子档案的相关归档与接收方面的工作，是目前需要关注的重点。越稳妥、安全的科学化管理，越能够促进档案的有效利用，避免未来查找档案时的繁杂工作量。自动化网络办公系统代表大量电子文件的产生，因此保存有价值的电子文件，是目前归档收集工作的重点。

2.做好数据库的建库工作

目前较为重要的组建信息化档案的步骤是数据库的建立，这一点也是网络信息资源的一个重要组成。要想帮助现代化档案实现更多的信息化，要求对档案管理的数据库进行有效的更新与加强，促进传统档案的更快的数字化传递。根据目前的条件，要想实施这一要求需要做到以下几点内容。第一，提升目录数据库的文件建设工作。第二，有效创造条件，为了建设更加高质量与高水平的信息数据库，要求能够按照计划有步骤的进行归档工作。第三，数字化藏馆档案，有效进行工作信息化。

3.加强完善信息的安全性

要想做到档案工作的信息化，需要我们加强对信息在安全方面进行更加深入的保密研究。包括对网上公布信息时进行更加严格的审查工作，对于涉及保密信息的学校与个人，不能够随意进行发布，有效保护上网内容；合理保护信息安全，通过多渠道进行保密措施的实施。利用各种端口保证信息安全。

三、 结语

伴随信息技术的飞速发展，在越来越多的领域里，纸质文件被电子文件所取代，电子文件的归档管理已成为档案管理工作者必须面对的新课题，需要认真研究电子档案的特点，分析电子档案管理可能面临的问题，探索如何在信息时代做好电子档案的管理。综上所述，个人认为在当下做好电子档案管理，我们必须要顺应信息化特征，针对管理工作中实际存在的问题，及时运用科学的管理模式与方法进行解决，以实现电子档案管理工作与时代发展的同步，为电子档案的发展提供帮助。

[1]姜涛.浅论新形势下电子档案管理存在的问题及对策[J].才智，2014(12).

[2]张红.新形势下电子档案管理存在的问题及对策[J].科学与财富，2015(02)