基于信息共享的高校数字档案管理模式研究

王可

（辽宁对外经贸学院 大连 116052）

基于信息共享的高校数字档案管理模式研究

王可

（辽宁对外经贸学院 大连 116052）

高校档案馆作为信息存储量极为丰富的信息资源管理机构之一，其信息资源的广度与深度是许多信息资源管理机构都无法比拟的。在当前社会信息资源需求日益增加的形势下，部分高校逐渐转变以往主要服务校内师生的观念，开展档案资源的信息共享，服务社会。以下主要就高校数字档案信息共享的必要性进行分析，并提出构建基于信息共享的高校数字档案管理模式的几点建议与措施。

信息共享 高校数字档案 管理模式 构建

高校内聚集着丰富的科技、文化信息资源，这些价值含量较高的教学、科研资源，与高校运转过程中产生的各类史料文件，共同组成了高校的档案资源。高校数字档案管理是将以往传统的纸质档案管理逐渐转变为电子档案管理方式，由传统的手工操作管理转变为利用计算机网络、信息系统管理的方式。

近年来，随着人们对信息资源的需求不断提高，信息资源共享已经成为信息化社会发展的主要趋势，在此形势下，基于信息共享的高校数字档案管理模式应运而生。高校数字档案如果实现了信息资源共享，企业可以通过档案信息资源共享了解高校的科研优势，与高校展开科研合作，实现企业与高校的互惠共赢。高校也可以通过档案信息资源共享展示本校的光辉历史、优美环境、特色文化、教学科研实力和成果，提升自身的社会地位与影响力，吸引更多的优秀学子，获得更多的社会支持。

高校数字档案既在学校发展中发挥着重要的作用，也作为社会信息资源的重要组成部分发挥着促进社会发展的作用。如何对高校数字档案进行有效的整合管理，使信息资源提供最大的利用价值，是当前高校档案管理部门不断研究与实践的重要课题。

一、高校数字档案开展信息共享的必要性分析

在当前信息资源呈爆炸性增长形式的时代，以往的纸质档案已经不能满足信息化社会的需要，数字化档案的出现不仅能够极大地满足对大量信息资源的记录存储，还为信息资源的共享提供了有利的条件。基于信息共享的高校数字档案管理不仅能够实现资源信息的最大化利用，还能有效形成资源互补，极大地促进了社会的信息化建设与高校的进一步发展。

1.推进我国信息化建设的客观要求。近年来，我国大力推进信息化建设的步伐，信息资源作为社会资源的重要组成部分，其本身具有的价值在一定程度上能够带动社会物质资源、能量资源的发展，实现以信息化带动工业化的战略目标。高校作为大量教学、科研成果的集聚地，蕴含着极大的学术价值，对高校数字档案的开放共享，能够拓展高校信息资源的开发使用范围，为社会发展提供更丰富、更有价值的资源，大力推进社会信息化建设的发展进程。

2.高校自身发展的实际需要。高校档案信息资源共享的实现，推动了高校之间资源互通、信息共享结盟局面的形成，对于全面提升我国高等教育水平、提升公共信息服务建设水平都有重要的意义。高校数字档案的资源共享是我国社会公共信息服务建设的重要环节，信息共享可使各校的档案信息资源充分发挥自身的价值，资源共享、优势互补，可以使高校在低成本支出下极大地提高科研能力与教学水平，有利于高校的共同发展和进步，这也是我国高等教育发展与改革的内在要求，预示着高校之间将走向“突破院校围墙，教育信息资源共享、优势互补、合作发展”的道路。

另外，以往高校数字档案更多地用于高校自身的发展，档案信息资源仍有许多的潜在价值并未开发利用，而基于信息共享的高校数字档案管理，则可以将大量的潜在价值转化为实际价值，不仅能为高校教学、科研以及管理提供更加快捷、方便的帮助，还能为高校的决策、社会各界的发展提供有力的信息支撑。

3.保障社会公众的知情权。如今，人们工作、生活等都离不开各种信息数据，人们逐渐认识到信息数据的重要性，对信息资源的需求量也日益加大。由于高校数字档案中记录的资料文件范围广、真实性与原始性强，可以在很大程度上满足人们对信息知情权的要求。

以往的高校数字档案信息多是服务于高校教师与往、应届毕业生，而当前的网络技术环境下，档案信息的互相联通与共享使用，高校的档案信息资源在有力的网络环境下，可以满足更多公众对信息资源的需求，不仅有利于高校档案公共服务的质量与水平，还在很大程度上保障了档案用户的知情权。

二、构建基于信息共享的高校数字档案管理模式的建议与措施

就目前来说，虽然部分高校已经意识到数字化档案的信息共享对社会与自身发展的重要性，但由于经验缺乏、管理模式不规范等因素的影响，导致基于信息共享的数字化档案不能较好地进行资源整合，也难以发挥高校数字档案的最大利用价值。为了打破这一限制局面，实现高校数字档案信息资源的有效开放共享，以下总结了几点构建高校数字档案信息共享管理模式的建议与措施。

1.以用户需求为主导完善档案管理服务。构建基于信息共享的高校数字档案管理模式，首先要分析信息共享的目的，根据用户的实际需要针对性地共享档案信息。档案信息的共享主要由信息资源、信息传播共享渠道以及用户三大部分组成，信息共享的最终目的是为用户提供更丰富、更有价值的服务。因此，高校数字档案信息的共享并不是无限制、无规律的共享，而是要根据最终用户的实际需要共享档案资源，既满足了社会、用户的需求，也能使档案共享管理工作规范、有效地展开。

2.夯实高校档案信息共享的物质基础。高校数字档案信息共享管理的主要内容是丰富多样的档案数据资源。高校要想充分发挥数字档案信息共享的最大利用价值，服务于更多的社会机构、公众，首先需根据学校的实际情况与社会对信息的需求，制定合理的档案信息资源建设总体规划，协调校内外档案信息的采集工作，保证信息资源配置的最优化和信息管理的最佳化。其次，高校应扩大档案信息资源采集的范围与类别，保证信息数据的完整性、全面性与真实性、客观性，才能在后期使用时充分发挥信息数据的价值。最后，高校要通过不同渠道定期开展调研活动，调研的主要目的就是调查、分析、整合社会对高校档案资源的主要需求，之后高校可根据调研结果有针对、有重点地征集、开发专题特色档案。如以高校科研项目应用者为服务对象，可相应地建立高校科研成果专题档案信息卷宗，架设高校科研成果转化和科研项目合作的直通桥。

3.完成各校档案资源的共享集成。各校的档案资源都有各自不同的优势，利用信息共享使各校的档案资源实现优势互补、资源整合，是完善高校数字档案信息共享管理模式的一个重要举措。高校数字档案信息共享，不仅要为高校的教学、科研和管理等提供可靠的数据资源服务，还要向社会公众提供信息服务。因此，应建立一个具有全局观念的、开放型的信息服务中心，包括对档案的保存、整理以及查询三大基本功能。

就目前的形势而言，各大高校正在逐步地开展与完善高校自身的档案信息共享建设，但由于各大高校使用资源信息的系统与软件存在差异，各高校数字档案信息资源不能打破“信息孤岛”的局面，使得信息共享下高校数字档案信息集成体系完整性不高。对此，各大高校之间要加强相互的联系、合作，尽量统一各校的信息系统与档案管理模式，通过各种关联和链接的建立，打破原各高校之间的分离，构成优势互补的档案信息资源库，为高校数字档案信息共享提供物质基础以及更大的可操作性。另外，还可与社会上的其他档案馆进行资源共享，实现档案信息资源与社会信息资源的整合与集成，为社会提供一体化的、综合性的、多层次的信息服务。

4.加快信息化建设的力度。高校数字档案资源共享的基础工作是信息化建设，是指利用计算机技术、网络技术、信息技术，把文字、表格、图像、声像等档案资源进行处理、开发，为信息资源共享做准备。建立信息共享下高校档案的数字管理系统，应当通过加快档案信息化建设步伐、提高处理技术、完善数字化标准规范，来减少高校档案信息资源的盲目性，保障高校档案信息数字化的质量。同时还要加强对硬件与软件设施的引进与维护，以此来增强高校档案信息资源的有效管理。

另外，高校数字档案管理人员是构建信息基于共享的高校数字档案管理模式的直接实施人员，档案管理人员的专业能力与专业素质将会直接影响到档案管理的质量水平与档案资源开发的有效性。高素质、高能力的档案管理人才具备较强的信息归类检索、信息加工以及信息分析整合的能力，能够极大地提高信息资源利用率，提升数字化档案管理的水平。因此，高校应重视档案管理工作人员专业能力及职业道德的培训学习，同时注重引进综合能力较高的人才，提升档案管理人员的整体业务能力与管理素质，更好地适应现代化档案信息共享管理工作的要求。

在社会的信息需求不断增强的今天，信息资源共享已是信息化社会发展的大势所趋。高校数字档案作为社会信息资源的主要组成部分，需要主动担起服务社会的责任，积极构建基于信息共享的高校数字档案管理模式，使高校档案信息资源既能很好地服务学校教学、科研、管理，又能向社会公众提供有效的档案信息服务，使高校档案信息资源的潜在价值得到充分的体现。

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[2]王晓燕，王新华，王永瑛.基于信息资源共享的高校档案管理模式重构[J].河北企业，2015（12）.

[3]王霞.信息时代高校档案服务特性探究[J].智富时代，2015（7）.

[4]王伟华.高校档案信息资源共享机制研究[J].南阳师范学院学报，2012（2）.

[5]黄小忠.建设区域性高校档案信息资源共享平台的机制和途径研究[J].山西档案，2015（4）.

[6]张佳宁.民办高校档案信息资源共享模式与策略研究：以宁波大红鹰学院为例[J].经营管理者，2015（3）.

Research on Management Mode of University Digital Archives Based on Information Sharing

Wang Ke
(Liaoning University of International Business,Dalian 116052,China)

As one of the information resource management organizations with rich storage,university archives bear information resources whose breadth and depth is unmatched by many information resources management organizations.In the current situation of increasing demand for social information resources,some universities gradually change the concept of only serving teachers and students on campus in the past,and carry out the information sharing of archival resources to serve society.This paper analyzes the necessity of information sharing of university digital archives,and puts forward some suggestions and measures for the construction of university digital archives management model based on information sharing.

information sharing;university digital archives;management mode;construction

辽宁省档案科技项目（L-2016-R-18）。

王可，辽宁对外经贸学院图书馆馆员，研究方向为高校数字档案。

G270.7

A

2017-02-27