电子注册制度在高校学籍档案管理中的运用

余巍巍许俐俐

（东华理工大学 抚州 344000）

电子注册制度在高校学籍档案管理中的运用

余巍巍许俐俐

（东华理工大学 抚州 344000）

电子注册制度是高等教育改革的一项重大举措。从新生阶段的学籍注册，到在校生阶段的学年注册，再到毕业阶段的学历注册，三个阶段三次注册，有始有终，有过程、有结论。电子注册制度，不仅有助于各高校建立健全在校生数据信息库，而且也实现了教育部对各高校学生在校期间全过程的监控管理。随着电子注册制度的实施，高校学籍档案管理无论从内容、形式、时间等都发生了巨大的变化。本文从学籍档案管理与电子注册制度的关联性入手，分析学籍档案管理与电子注册制度的内容，阐述如何借助电子注册制度的实施，来提高学籍档案管理的成效性。

电子注册 高校档案 管理运用

电子注册制度是高等教育学籍学历改革的一项重大举措。从2001年至2008年，历时八年，从学历注册到新生、在校生的学籍注册，实现了高校学生从入学到毕业全程网络化管理。电子注册制度分为新生阶段的学籍注册、在校生阶段的学年注册以及毕业后的学历注册。学籍、学年与学历，三个阶段的三次电子注册互相衔接，经过学籍、学年电子注册的学生获得的毕业证书才可以进行学历电子注册。

2001年开始，教育部对高等教育学历证书实行电子注册。凡未经注册的学历证书，国家不予承认。2007年教育部对入校新生实行学籍电子注册；2008年开始，对在校生实行学年电子注册。高校新生学籍电子注册和在校生学年电子注册是完善高等教育学历证书电子注册制度的一项重要工作，从入学阶段、就读阶段直至毕业阶段，层层把关，保障高等教育改革健康发展[1]268。电子注册制度的实施，不仅有助于建立健全完整的在校生信息数据库，而且也实现了教育部对各高校学生在校期间全过程的监控管理，给高校学籍档案管理也带来重大变革，规范了学籍档案管理的工作内容、工作程序及工作节奏。

一、新生学籍电子注册制度使学籍档案管理源头有保障

新生学籍电子注册是电子注册制度的首要工作。教育部高校学生司开发的学籍学历信息管理平台，是学籍学历电子注册工作的政务平台[2]73。各个阶段的电子注册就是通过学籍学历信息管理平台实现所有的功能。通过学籍学历信息管理平台将入校新生的学籍电子注册、在校生的学年电子注册和毕业生的学历电子注册管理等功能结合在一起，由高校、省（市）教育厅、教育部共同管理和维护。

所谓新生学籍电子注册，即新生入学注册。其实就是将学历电子注册阶段的资格审查，提前到入学时期,使新生学籍注册数据与学历注册数据相互衔接。高校根据新生报到数据，整理上传至学籍学历信息管理平台。只有上传的数据与招生录取库中的数据完全吻合的学生方可注册成功，并取得学籍[3]39。学籍注册通常在新生入学一个月内，由学校根据教育部相关规定，进行学籍电子注册并上报教育部。入学当年的11月份，学生可以通过教育部学籍查询平台，查询本人的注册学籍信息。凡未进行学籍注册的学生不具备学籍，即使在校就读，其毕业后获得的毕业证书也不能获得学历认证。

电子注册制度的实施，不仅完善了高校的学籍注册制度，同时也规范了高校学籍档案的管理内容，从此学籍档案管理源头有保障。首先，《新生录取简明登记表》便是招生库中电子档案的纸质稿，也是新生学籍档案的源头。新生入学后，通过一系列的复查手续，再与招生库数据比对，只有当最终数据完全吻合后，方给予注册学籍，成为正式在校生。其次，取得高校学籍的新生数据按照一定的规范分专业、分班级编制学号，新生花名册也由此产生，获得学号的新生数据导入教务管理系统。自此，获得学籍的学生档案管理从内容到载体及保存的期限都将随着电子注册制度的开展而变化。最后，注册制度对学籍档案材料也有新要求。学校根据教育部学籍学历信息管理平台中的“个人信息”“学籍信息”等内容，印制统一规范的学籍卡,新生入校报到后如实填写。学籍卡是新生学籍电子档案的纸质形式,需与平台数据完全吻合。电子档案与纸质档案，两者相辅相成、相得益彰。

二、在校生学年电子注册制度让学籍档案的过程管理有痕迹

学年电子注册，即在校生学期注册。所有有学籍的学生在读期间，学校根据学生的学籍状态，分别进行“注册学籍”“保留学籍”“休学复学”“注销学籍”等学籍的学年注册。学年注册仍然通过教育部学籍管理平台进行操作，各类注册信息在学籍注册平台中完整体现。凡被注册为“注销学籍”的学生，将无法再恢复学籍。学年注册一般在每学年开学的一个月内进行。学生可随时通过学信网平台查询信息，学年注册直接关联后面的学历注册。

学年电子注册是在学籍电子注册的基础上，对具有学籍的在校学生学习资格的一种认定[4]249。学年电子注册的内容包括对全体在校生本学年学籍注册、学籍异动等情况的即时体现。其中学籍状态包括：注册学籍、暂缓注册、保留学籍；学籍异动包括：留（降）级、升级、转学、转专业、休学、复学；学籍注销包括退学、取消学籍、开除学籍、死亡等；学籍记载包括奖励、处分级别及原因。

学年电子注册是学生在校学习期间的真实记录。在校生学年电子注册的实施，实现了教育部对各高校学生在校学习期间全过程的监控管理。教育部学籍管理平台，是根据学制及培养层次来进行管理的。也就是说，学生毕业后，其在校学习期间（3—5年）的学籍电子记录将随着毕业进入学历库而不复存在。因此，学籍档案的电子稿、纸质载体一体化在此时方能显示出其巨大的作用。已注册学籍的在校生转专业、复学、休学、退学等学籍异动都需要办理相关的手续。比如：转专业的学生，除了要填写我校《转专业申请表》外，根据我校《学籍管理办法》，还要求提交在原专业学习的成绩记录表、相关转出（入）学院的意见及当年的招生录取花名册复印件，才能办理转专业手续。随着学籍异动管理的规范化、流程化，这些与学籍平台对应的纸质稿便能体现学籍档案的真实可靠[5]409。当学籍平台在校生的电子数据转为学历数据后，其纸质稿便成为原始的记录，成为有据可循、有章可依的过程记录文档。

三、毕业生电子注册制度使学籍档案管理的结论有依据

学历注册，即学生学成毕业注册，也就是我们通常所说的毕业证书电子注册。只有通过新生学籍注册，并在每年的学年注册中标注为“注册学籍”，且在校期间完成学业，才可获得毕业电子注册资格[6]25。各高校将这些取得毕业资格的学生于每年7月上、中旬报学历电子注册后，方成为国家认可的毕业生。随着学籍信息管理平台技术的进步，已经实现了实时查询毕业信息的功能。高校一旦上传数据，毕业生就能通过“学信网”实时查询到本人毕业证书的注册信息。每一个毕业生都有一个对应的毕业证书电子注册号，电子注册号是根据教育部制定的原则，对具备毕业资格的学生统一编制的具有毕业年份、学历层次、培养方式、学校代号等特定内容的号码。电子注册号一人一号，不得重复。

经过学历电子注册后的毕业生数据都转入学籍学历信息平台中的“学历注册”中，学籍学历平台中，学历数据分成两个模块，一个是2001年以来的毕业生数据（即实施电子注册制度后的毕业数据），另一个模块是“十年回登”数据，所谓十年回登，指的是各高校借助原始的学籍档案材料，将1991—2000这十年的毕业生数据上传至学籍平台，通过“十年回登”，1991—2000年间的毕业生数据都能在学信网上查询到，供毕业生个人及社会用人单位实时查询。

学历证书电子注册有严格的时间限定,电子注册制度的这一周期性特点,规范了学籍档案管理的工作内容及工作程序。由于新生、在校生、毕业生电子注册时间每年都是固定的，这就促使学籍档案管理人员的工作，也要围绕电子注册制度规定的操作程序和上报的内容进行。如：每年9月底上报在校生数据,10月中旬上报新生数据，次年7月上旬上报毕业生数据。每一次的数据上报工作，都会形成上报前的数据准备文档及上报后的最终数据文档，这些文档都是电子注册数据的纸质档案。各阶段的电子注册文档与纸质文档相互补充，电子文档是学籍档案的外在表现形式，纸质文档便成为电子文档的支撑材料。电子档案与纸质档案相互补充，缺一不可。电子注册制度与学籍学历档案管理相互衔接，只有经过电子注册的毕业证书数据在学生学籍档案管理中才留有记录。高校学籍学历证书管理是高校学籍档案管理的重要内容，它不仅是学籍档案管理过程的结论性阶段，更是学生在学校期间与参加工作的纽带。

[1]张颖杰.浅谈电子注册制度[J].经营管理者，2013（23）.

[2]府榕.基于电子注册制度的高职院校学籍管理研究[J].湖南邮电职业技术学院学报，2015（3）.

[3]周雪松.新形势下高校学籍电子注册管理工作探讨[J].高等职业教育（天津职业大学学报），2011，20（4）.

[4]崔逸梅.浅论学籍学历电子注册制度[J].求实，2010（A01）.

[5]余巍巍，许俐俐.电子教学档案管理规范化探讨[J].东华理工大学学报（社会科学版），2009，28（4）.

[6]孙红丹.论高校学籍学历电子注册的开展与实践[J].电大理工，2011（4）.

On the Application of Electronic Registration System to Students Archives Management in Universities

Yu Weiwei,Xu Lili
（East China University of Technology,Fuzhou 344000,China）

Electronic registration system is a major move in the higher education reform.It includes students'enrollment status, registration of each academic year,and degree registration after graduation.To carry out this system can help universities build a complete student information database and meanwhile achieve the whole-process standardized and informationized management of students in school.This move brings about big changes to students archives management in content,form and time,etc..This paper analyzes the content of electronic registration system and students archives management and their relationship,then explores how to improve the efficiency of students archives management in universities by virtue of electronic registration system.

electronic registration；students archives in universities；management and application

G467

A

2016-12-14

10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.08.16

余巍巍，副研究馆员，主要从事学籍档案管理工作。