高校工会档案管理能力提升措施探讨

陈皎娇

（重庆科技学院 重庆 401331）

高校工会档案管理能力提升措施探讨

陈皎娇

（重庆科技学院 重庆 401331）

为了解决高校工会档案管理能力提升的问题，采用调研法和访谈法，分析了高校工会档案管理中存在的问题，重新挖掘了高校工会档案的重要作用，重新完善了高校工会工作归档的主要范围，得出了提升高校工会档案管理能力的四个有效措施。

高校 工会 档案管理

工会档案是反映记述工会活动和工作的重要载体，是重要的信息资源，是工会组织的无形资产和宝贵财富。工会档案管理水平是工运事业发展程度的重要标志。高校工会档案是高校工会组织直接记述和反映高校工会各项活动、教代会各项工作的第一手材料。它涵盖着工会组织维护教职工权益、推进民主管理、推动建设和谐校园、凝聚教职工力量为学校发展作出贡献的各个方面。它也是学校全心全意依靠教职工办学、落实民主管理制度、维护教职工权益、共享学校发展成果的充分佐证和信息印证。因此，高校工会档案管理工作具有十分重要的作用，是新形势下高校工会工作的重要组成部分。

通过调研法和访谈法，选取了重庆市几所文、理科普通本科院校工会组织从档案收集、整理、保存、开发、利用等环节入手进行调研，对这几所高校的工会专兼职干部及分管领导就档案管理现状和认识进行访谈，发现目前高校工会档案管理普遍存在的一些问题。

一、高校工会档案管理存在的问题

1. 工会干部档案管理意识薄弱，领导和宣传不够。工会作为群众性工作组织，工会干部特别是基层工会干部往往是兼职的，档案管理意识不强。高校工会档案工作直接记述和反映工会工作，是高校档案管理工作的重要组成部分，做好高校工会档案管理工作，对高校工会工作的开展和工运事业的发展具有重要意义。对此，工会干部认识不够，往往觉得工会工作不重要，比较不注意保存在平时工作中产生的原始工会工作档案资料，也不甚清楚哪些材料需要归档，哪些材料需要移交上级档案管理部门。这就出现了一些问题，如教职工节日慰问品发放、困难补助、福利经费发放、会籍会费等，变成了无据可依。因此，必须加强对工会档案工作的领导和宣传，充分认识到工会档案工作的重要性[1]41。

2. 工会档案归档范围不够完善，收集力度不够。根据调研，工会档案一般都是列入党群类档案，工会一般都是党群类目录下的二级目录，有明确的三级类目和对应保管期限。但实体分类法中工会档案类目划分太笼统，是一个基础性的指导意见，可适应当时高校的普遍工会档案归档的基本要求，但并不能完全适应新时期下普通高校工会工作发展的特点和需要，一些新的工会工作内容特别是二级基层工会的一些内容应该被包括在归档范围之内。且根据不同高校工会工作的开展情况，归档范围可以有重点和普通的区别，这需要根据高校实际情况进行具体规定，工会工作开展好的高校可以把归档范围的覆盖面增大，从而为充分地开发和利用工会档案打下基础。

3. 工会档案管理信息化程度不高，开发利用不够。信息化建设是档案管理发展的必然趋势，编研和开发利用档案信息资源是档案事业发展的需要，如何利用信息化的手段，加强档案的编研和开发利用，实现档案资源共享，是一个值得研究的课题。在调研中发现，工会档案管理存在着信息化程度普遍不高的问题，表现为工会电子档案的保存意识不强，档案信息化工作专业程度不够，不利于开发和利用。随着工会工作的发展和高校扩招后教职工人数的增多，工会工作量激增，再加上现代高校普遍把校务公开、民主管理和依法治校提到一个很高的层次上，这对工会档案工作提出了新的要求。

4. 工会档案工作人员专业水平不高，作用发挥不够。工会工作人员一般都是兼职，没有经过档案工作培训，缺乏档案管理专业能力。由于专业水平不高，可能造成该归档的没归，该收集的资料没收集，该保存移交的档案未及时移交，甚至造成档案的遗失和损毁。也有的工会干部责任心很强，档案资料保管也很完整，但因为缺乏指导和学习，保管不够科学，类目交叉重叠，材料重复繁杂，没有经过去粗取精、去伪存真的整理过程，没有及时与上级工会档案管理部门对接，也没有及时向上级部门移交，档案信息资源没有得到共享，利用效率低下，作用体现不明显。

二、完善高校工会档案的归档范围

高校工会有服务、教育、参与、建设四项基本职能。在此过程中形成的文件资料按其重要性经过遴选就形成了工会档案。但因为多数高校工会组织是独立的法人，工会有独立的财务和资产，且新时期下工会工作有了新的特点，因此，在国家教育委员会发布的《高等学校档案实体分类法》（教办〔1993〕429号）的基础上，参照2006年国家档案局公布的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局令第8号），结合高校工会档案工作的实际情况，笔者认为应该增加工会资产登记册、工会工作年鉴、妇女工作材料、困难职工材料、职工大病保险资助及医疗互助基金申报材料、工会教代会下设专门委员会工作材料、工会所获奖牌奖状实物档案等，使高校工会档案的归档范围更加完善和适应时代发展要求，便于更加完整科学地保存各类工会档案，为维护教职工民主权利和切身利益提供保障，为高校领导决策提供有效依据。

三、高校工会档案的重要作用

1. 高校工会档案是高校工会自身形象和工人组织价值形态建设的依据参考和历史借鉴。高校工会档案真实地记述和反映了高校工会组织在维护职工权益、落实民主管理、凝聚人心力量、共建和谐校园等方面发挥的重要作用和取得的突出成绩，记录了高校工会组织履行“维护、参与、建设、教育”四项基本职能的工作情形和发展轨迹[2]43。通过工会档案，我们可以了解工会工作的特点、性质、规律及发展形势。通过研究分析高校工会档案，可以比较全面地掌握高校工会工作的历史沿革和发展情况，更好地总结高校工会自身形象和工人组织价值形态建设的成败得失，为高校领导决策和高校工会组织建设提供依据参考和历史借鉴。

2. 高校工会档案是高校工会组织建设和作用发挥的直接反映和载体。高校工会档案是随着高校工会各项工作的开展和职责的落实而形成的，是自然形成的基层材料。高校工会档案记录了高校工会组织发展建设轨迹，体现了高校工会组织为维护教职工权益和助推高校建设发展作出的贡献，为高校工会自身建设和不断完善功能提供各种历史依据和线索。工会档案工作人员通过对工会信息的多渠道全方位收集和整理形成的工会基层档案，成为工运研究的基础来源材料和工会工作开展经验积累借鉴的重要手段。

3. 高校工会档案是教职工参与高校民主管理为学校建设贡献力量的过程体现和反映。工会档案是工会组织和高校的宝贵精神财富。工会在维护职工合法权益、宣传劳模标兵先进典型、监督学校民主管理、推进民主政治建设等方面发挥着积极而重要的作用，工会档案承担着全面完整记述的重要任务。工会档案中有相当多的比重记录了工会组织团结和动员教职工围绕高校育人工作中心，凝心聚力，开拓创新，建功立业，服务大局，以主人翁的姿态参与学校建设发展的过程中，它是广大教职工会员的劳动价值体现和宝贵全力付出，体现和反映了教职工在学校发展中发挥的主力军作用。

四、提升高校工会档案管理能力的有效措施

如何提升高校工会档案管理能力，加强工会档案的编研和利用，充分发挥好工会档案的作用，更好地为领导决策提供参考依据，自觉服务于高校教职工和高校的教学科研工作，是值得研究的问题。综合以上分析，本文认为应从以下几个方面全面提升工会档案管理能力。

1. 加强领导和宣传，增强工会干部档案管理意识。高校工会是高校教职工自愿结合的工人阶级群众组织，主动接受上级工会组织和学校党委的领导，高校工会档案工作应坚持党的领导，坚持中国特色社会主义道路。增强工会干部档案管理意识，通过网页和展板等多种宣传手段展示工会工作成绩，展示教代会代表履职情况，展示学校民主管理的成果，展示校务公开和依法治校的成果，展示会员风采；组织会员学习工会档案管理法律法规，依法维护教职工的合法权益，大力宣传高校师德、师风先进事迹和劳模的典型事迹，使高校领导充分认识到工会在引导教育职工、凝聚人心、建设和谐校园方面的作用和重要性，引起领导对工会工作的重视，从而更好地支持工会档案工作，发挥工会档案应有的作用。

2. 进一步完善工会档案归档范围，加大收集力度。由于工会档案种类繁多，形式多样。一些有条件的高校，如一些设立了档案馆的高校，可根据学校实际情况制定专门的工会档案实体分类法和工会档案工作规范。特别是要重视二级基层工会的档案工作指导和收集，加大基层工会档案工作考核力度。一些高校每年都召开二级教代会或工会会员代表大会，办理二级教代会提案，建有二级教职工之家，开展二级分工会教职工慰问活动，开展二级分工会和工会小组教职工文体活动，形成基层工会特色和亮点，形成了基层第一手的工会工作材料。这些工作资料直接反映了基层工会工作情况，应该引起足够的重视。

3. 加强工会档案信息化建设，做好编研与开发利用工作。我们在档案收集齐全完整的基础上，应着力加大信息化建设力度，特别注意保存图片资料，与一些重要的工会文体活动和晚会视频一起，可摄制刻录成光盘，永久保存。可以把工会会员管理系统和高校人事管理部门的人事管理系统联动起来，进行会籍确认和会费核算；又如建有职工医疗互助基金的高校可把互助基金的职工参加缴费情况与人事数据库链接，方便查询和管理。积极开展编研活动，结合专题工作，编辑各种专题汇编档案，对工会档案进行深层次的发掘和加工，包括编辑《教工》杂志和工会大事记、工会会员会籍档案、工会年鉴材料、工会困难职工档案、工会组织及会员荣誉档案、劳模档案等，为档案利用者提供便捷、实用、便于查阅和传输的档案信息资源。

4. 提升工会档案工作人员的专业水平，发挥好工会档案的作用。工会档案工作人员在收集整理好工会档案后，应集中交学校档案管理部门管理。高校应加强对工会档案管理人员的培训和指导，不断提高业务素质和专业水平[3]107。如工会财务档案和资产档案非常重要，工会作为独立法人，有自己的财务账户，有自己的工会资产，一般都设有自己的会计和出纳。财务工作独立，资产账目也是独立的，必须依照相关的财会和资产档案管理办法和制度来管理好这两类特殊而重要的档案。因此，在进行工会档案管理时必须依照学校及上级工会组织的相关管理规定，务必使工会档案工作规范有序，做到“有档必归、有文必档”，加强工会档案管理制度建设，加强工会档案队伍建设，加强档案基础设施建设，发挥好工会档案应有的作用和功能。

[1]陈国卿.浅议工会档案管理工作中存在的问题及对策[J]山西档案，2013（07）.

[2]赵桂香，董艳辉.工会档案在工会工作中的应用[J]兰台内外，2011（04）.

[3]王耀萍，王丽娟.浅谈如何加强高校工会档案管理工作[J]管理研究，2013（07）.

G271

A

2016-12-08

10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.08.19

重庆科技学院工会2015年重点科研课题“高校工会档案管理研究”（GJ2015001）。

陈皎娇，硕士，重庆科技学院工会办公室主任，馆员，研究方向为档案学、汉语言文学、教育学。