关于完善人民法院诉讼档案管理的几点思考

暴敬伟

（辽宁省法官培训学院 沈阳 110032）

关于完善人民法院诉讼档案管理的几点思考

暴敬伟

（辽宁省法官培训学院 沈阳 110032）

诉讼档案管理工作是我国档案事业的重要组成部分，也是人民法院审判工作不可或缺的内容之一，笔者通过对某地人民法院档案管理工作调查研究，梳理出档案管理中存在的六个问题，在结合审判实践基础上，根据档案管理的有关规定和相关理论，对这些问题进行深入的思考和研究，并提出对策建议，期望有益于进一步提高人民法院诉讼档案管理水平。

人民法院 档案管理 完善思考

诉讼档案是国家重要的专业档案，它是人民法院审判过程的真实记录，既反映了审判工作的全貌，又是加强审判监督和社会监督的重要依据和必要条件。为充分发挥和利用诉讼档案的社会和经济价值，各级人民法院全面加强诉讼档案管理，建章立制，配齐配强专业人员，开发管理软件，强化基础建设，为实现人民法院诉讼档案规范化管理进行了有益的探索。但是，随着司法体制的改革和审判权运行机制改革的深入，司法实践对诉讼档案管理提出了更高的要求，人民法院诉讼档案原有的管理模式需要进一步的改进和完善。本文将主要围绕新形势下人民法院诉讼档案管理中存在的问题，剖析原因，提出改进意见和措施，以期能更好地为审判和社会服务。

一、当前法院诉讼档案管理存在的问题

第一，思想观念滞后。随着司法体制改革的不断深化，特别是立案登记制的实施，大量的诉讼案件涌入到人民法院，诉讼档案作为记录审判活动的载体，也呈现暴发式的增长[1]。有些法院由于未在思想上引起高度重视，没有及时预判档案管理形势的发展并采取相应的有效对策，致使档案管理出现了肠梗阻，案件办结后，超期限归档、档案积压、卷宗质量低下等问题时有发生，这些问题迫切需要法院提高认识，统一思想，加强领导。

第二，管理制度不健全。最高人民法院在2012年颁布了新的《人民法院档案工作规定》，但是，该规定没有制定具体的细则，比如保管期限、立卷办法等还是按照1991年最高法院颁布的《人民法院档案管理办法》执行，上述规定已不适应当前审判工作发展的需要。档案信息化管理是近年来的新生事物，此方面的操作规程、借阅规定及程序都是空白区，一些法院虽然完成主要档案电子化，但相关规章制度则是“摸着石头过河”，走了不少弯路。

第三，诉讼档案电子化进展迟缓。目前信息技术取得了飞速的发展,办公自动化、网络化渐趋完善，传统的档案管理方式和方法已经无法适应现代化的办公方式和节奏。部分法院或因认识问题或因资金原因，不能及时推进诉讼档案电子化进程，更未形成档案的物联网，同时也缺乏诉讼档案管理的信息化建设。诉讼档案电子化工作的落后，导致档案管理混乱，档案利用效率低下，直接影响了审判的公平与公正。尽管有些法院利用计算机扫描技术将纸质档案信息作电子化处理。但在实际扫描过程中仍然会出现打码不清、漏打、漏页等不符合归档要求的问题，以及扫描中对纸质档案损坏问题，这些问题还没有一个切实有效的解决办法。

第四，档案管理队伍松散。法院诉讼档案管理是一项专业性很强的工作，需要有专门的档案工作机构和档案管理人员来进行。但在实践中，部分法院专职人员少、兼职人员多，科班出身少、半路出家多。有的档案人员没有经过档案专业知识的培训，自己摸索着干，档案管理人员素质参差不齐，一些法院由于对档案工作认识不足，档案管理人员不固定，频频换岗，责任不清，交接手续不完备，缺乏对档案的有效监管，极易造成档案管理混乱的问题。

第五，基础设施不完善。2011年全国法院受理案件1221万件，2017年全国法院受理案件2305万件。7年间全国法院受理案件翻了近一番，档案室的硬件设施已不能满足案件增长的需要，档案库房面积不足、信息化建设缺乏前瞻性、服务器存储器容量低、数据传输缓慢等问题，严重影响诉讼档案作用的有效发挥。档案人员的办公室、档案整理室基本未分开，有的法院还没有独立的阅卷室，部分法院防潮、防水、防尘、防污染、防有害生物、防盗、防虫等设施陈旧或过期后未能及时更换，也给诉讼档案带来极大的安全隐患。

第六，卷宗材料不规范。诉讼文书是人民法院诉讼档案的主要材料，最高人民法院《法院诉讼文书样式》、《关于裁判文书引用法律法规等规范性法律文件的规定》以及《中华人民共和国国家标准〈出版物上数字用法的规定〉和〈标点符号用法〉》规范了诉讼文书的制作。在实际工作中，有时由于案件多，工作量大，审判人员对规定流于形式，没有落实到位。在诉讼档案中，裁判文书体例结构不合理、语言表述不规范、引用法律条文不完整，以及不合乎技术规范要求的表述和错字、漏字、错引法律条文、漏引法律条文等问题时有发生，严重影响了诉讼档案的质量。其他诉讼材料也存在排列顺序混乱，目录和卷宗封面、备考表填写不全，装订不整齐，书写不工整，当事人签名前后不一等问题，影响了案卷质量和阅卷效果[2]。

二、完善法院诉讼档案管理的思考

第一，提高思想认识，加强组织领导。认真学习司法体制改革的各项要求和举措，增强改革意识，坚定改革信心，用改革的思维指导诉讼档案管理工作。建立领导负责制，确立院长直接领导、办公室具体负责、各部门协同配合的档案工作体系。主要领导应加强对诉讼档案的重视，树立现代化档案管理、利用意识，定期检查档案管理工作，发现问题及时解决[3]。比如定期催收多年未归还的借出案卷，妥善处理已归档案卷质量问题等等。把档案管理工作纳入到绩效考评体系中进行评估考核，全力促进档案管理工作实现新提升。

第二，以问题为导向，完善各项管理制度。尽快制定《人民法院诉讼档案管理细则》，明确档案管理的标准和操作程序，尤其是档案信息化建设的规章制度急需建立和完善，争取早日结束“摸石头过河”的管理模式，实现档案电子化管理的规范化和制度化。关于是否允许当事人查阅刑事诉讼档案的公安卷宗，也是档案管理中颇有争议的一个问题。实际工作中形成的惯例是只准许查阅审判卷宗的正卷，不准许查阅公安及检察院形成的卷宗材料。对此，建议最高法、最高检、公安部制定相关的规定，以便档案人员在实际工作中有法可依。在未做出规定前，可将公安和检察院的卷宗退回原单位。退回后既解决了查阅矛盾问题，也解决了此部分是否进行档案电子化扫描的问题。

第三，立足于提高档案利用价值，强力推进信息化建设。实践证明，档案电子化对于提高审判质量效率具有重要作用。各级人民法院要舍得投资购置设备和组织人员，有条件的地区也可以购买社会服务，尽快完成历史档案和现实档案的电子化扫描。业务庭结案后，评查部门对散卷评查合格后，进行电子扫描装订，争取电子档案与纸质档案同步归档，两者同步归档，既可以避免重复劳动，又可以减少设备采购成本。同时，在强化诉讼档案的管理与信息化处理的同时，对于案卷在保管、移交、清退、整理、归档等各个环节产生的文书材料，也应建立专门的电子档案记录。档案电子化形成后，各级法院应建立链接各级诉讼档案网站的门户网站，实现法院内网电子档案远程借阅，大大提高了司法效率，节省司法资源。积极探索实现档案的物联网。可将库房内每一卷档案粘贴一张电子标签，电子标签记录档案的身份信息，可以实现远程读取，实现档案的“物联网”管理。

第四，注重理论实践相结合，培养复合型档案管理人才。组织档案人员培训学习，定期邀请专家学者讲课传授经验，并组织人员到先进法院参观学习，开阔眼界、拓宽思路、寻找差距、取长补短，汲取先进经验，提高档案人员自身的素质[4]，特别是加强对档案人员信息化技术的培训，努力培养和造就出既掌握法院档案管理知识，又了解信息技术等现代科学技术的复合型人才，以应对信息化时代法院档案管理规范化的现实需要。为了实现档案人员的专业化和知识化，建议定期招录档案专业人才，增加专职人员，减少兼职人员，固定岗位，明确待遇，建立吸引档案人员的留人用人机制，打造一支政治过硬、业务精良的档案队伍。

第五，舍得资金投入，不断完善基础设施。档案管理需要投入大量资金，要加大力度更新完善现有的硬件设施，按照规范标准建设档案人员办公室、档案整理室、档案库房、阅卷室，及时完善和更换档案库房的防护设施，并对信息化设备进行升级改造。合理的资金投入也可以节省今后工作运营成本，更好地提高工作效率。有条件的法院可购置射频识别技术（RFID技术）的相关设备，更加方便快捷地提供传统的纸质档案借阅服务，提高信息输入的效率与准确性，使档案借阅和归档工作更为省时省力、简便快捷，避免发生借阅工作忙中出错、责任不清的问题。

第六，规范卷宗材料审核，把好诉讼档案质量关。建立诉讼档案卷宗材料归档标准规范，从收集、整理到装订逐项做出规定，并对书记员进行专业培训，使其全面掌握卷宗装订的技术要求，审判人员要做到卷宗材料内容的精准无误，普通程序案件的合议庭成员对裁判文书内容和形式负责，简易程序案件中独任法官对裁判文书的内容和形式负责，合议庭成员和独任法官对自己审理案件的裁判文书进行审核把关并签署本人名字，归档前法官或职能部门还要对待归档的卷宗进行再次详细的审核把关，杜绝文字错误和违反技术规范问题的发生。归档后一旦出现错误对相关人员要依据有关规定追究责任。

[1]瞿丽娜.浅谈基层法院诉讼档案管理[J].兰台世界，2013（S3）.

[2]王子健.诉讼档案管理工作存在的问题及应对策略[J].黑龙江档案，2013（6）.

[3]王靖灵.关于完善基层检察诉讼档案管理工作的思考[J].法制博览，2016（6）.

[4]孙莉.浅谈基层法院档案管理工作[J].办公室业务，2014（4）.

G271

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2017-02-19

10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.08.22