浅谈高校档案信息化建设发展策略

毛清玉

摘 要：高校档案工作作为我国档案事业的重要组成部分，大力推进档案管理信息化建设，不断改革创新档案管理，才是高校档案管理工作的正确发展道路。针对当前高校档案管理信息化建设存在的问题，我国高校应该从信息化管理技术、管理机制、基础档案的数字化与标准化建设、基础设施的建设、人员素质的提高等方面着手，全力推进高校档案信息化建设工作可持续发展。

关键词：高校；档案；信息化建设

前言

高校档案是高校各项管理活动的历史记录，也是“师生最关心、最现实、最直接的利益问题”在档案工作中的集中体现，在这样的时代背景下，高校档案部门的战略作用显得尤为突出。与此同时，高校档案馆如何能做到与时俱进，创新服务机制和服务方式，充分利用现代信息技术所带来的条件优势，深入推进档案信息化服务，更加灵活、高效、快捷，更加人性化地为利用者提供档案信息，解决用户数量剧增而导致工作人员服务压力加大且档案库房压力的困难，是高校档案工作者面临的现实性问题。

一 高校档案信息化发展过程中存在的问题分析

1.高校档案管理信息化程度低。

档案工作，尤其是高校档案工作的核心是要形成一套为师生快捷高效使用档案提供便利的工作体系，而该工作体系形成的关键则在于档案工作的信息化。当前我国高校都基本实行了数字化校园系统，许多管理信息系统通过对接、整合等方式基本实现一体化协同办公的机制。但就在这样的形势之下，档案工作的整合、信息化问题显得较为突出，这主要体现在：一是数字化校园系统缺乏档案信息化管理标准。当前的数字化校园系统在档案信息化管理方面很多都处于一个空白状态，众多高校的办公自动化系统与档案管理系统无法实现对接，校内各部门之间的管理数据与档案信息无法实现相互转换，电子文档也无法直接进行归档；二是很多高校档案管理工作目前缺乏一套基于数字化校园技术的收集、开放和信息安全方面的管理制度及操作细则，这无形中限制了档案的使用效果，也阻碍高校档案工作的全面提升；三是档案资源分散，缺乏有效整合，档案利用者一旦利用档案需要奔走于多个部门，影响高校档案的利用效率。

2.高校档案管理机制不完善，效率低。

由于高校档案在工作流程以及管理制度上缺乏一个统一的部门和标准，导致高校档案利用困难。许多高校由于各种各样的原因，进来的工作人员无论文化程度高低无论身体健康状况是否良好，严重影响了高校档案工作的顺利进行。而且，高校档案利用中，经常出现当用人单位需要某高校提供毕业生某类档案信息时，许多高校以保护个人隐私为由拒绝提供的情况。此外，档案利用手续繁琐，不便于查阅。加上相关部门各自为政，尚未能实现一站式服务，从而降低了利用率和效果。

3.高校档案工作人员的素质还有待提高。

工作人员要有熟练的计算机操作技能、准确获取判断运用信息的能力、精通的档案业务知识，是既会计算机操作管理、又会档案管理的复合型人才。

高校档案工作人员的工作理念与新时期高校档案信息利用服务工作需求不相适应，部分档案工作人员观念滞后，习惯扮演“仓库保管员”的角色，缺乏主动服务和创新服务的先进观念，还有许多人存在“保密保险”、“利用危险”的陈旧观念，将档案保密与档案利用对立起来，对开放利用档案资源有所顾虑。 其次，高校档案工作人员的专业素质和岗位技能还不能满足新时期档案信息利用服务工作的需要。档案部门领导人员应“有良好的组织管理能力，具有开拓创新精神”，“热心档案事业，具有高级专业技术职务任职经历”。然而但就目前的情况来说，高校档案工作人员的知识结构较为单一，同时具备档案专业知识、计算机应用能力和编研能力的复合型人才较少。

4.资金投入规模大，筹集资金难，导致我国高校档案信息化建设的各類基础设施严重滞后，有待改善。

要搞信息化，就要完善基础设施设备。档案管理信息化建设的前提就需要软件和硬件两个方面的条件。大多高校档案馆（室）都没有配备专门的信息化管理方面的人才，虽然有的高校在硬件方面都做得比较好，但在实际工作中并没有完全利用这些设备来进行档案管理，也极大地浪费了资源。且档案信息化设备的购置需要较大的经费投入，而电子产品更新换代速度快，生命周期短，不可能一次投入以定终身，其后续维修、更换、升级费用同样是档案馆所需考虑的一笔大花销。

二 推进高校档案信息化建设的发展策略

1.完善网络系统建设，利用数字化校园技术，搭建畅通的信息化服务平台。

目前，我国大多数高校都以校园网为媒介建设了自己的网站，但其功能主要是对外宣传档案馆、展示档案工作成果，利用服务的功能不强，需要在此基础上不断完善提升，研发能够与高校档案利用内容、利用需求相匹配的信息化服务系统。南昌大学开启的远程服务系统和同济大学上线的“档案网上服务利用系统，均是在档案馆网站上增加的新的服务功能。另据介绍：南京信息工程大学档案信息网具有两大功能：一是通过网络，为学校教学、科研和全校广大师生提供多层次、多渠道、多种形式的电子档案查询等档案利用服务；二是为学校档案工作提供对外宣传、交流的窗口。并且，为推动档案内容的信息化建设，可充分利用信息化档案管理软件，有重点、分步骤地将现有档案信息数字化，如将建校以来的学籍、毕业生照、各类奖励、部分文书等档案进行全文扫描、数码录入和数据库开发，并转换为数字信息，方便本单位的有关人员了解工作情况，同时加快档案信息资源网上共享的发展进程，以实现档案的全文检索和在线利用。

2.完善高校档案体系法制化建设和业务基础建设。

高校档案体系法制度化是实现普遍化的一个重要途径。当前我国高校档案管理相关规定尚不完善，高校档案管理依托于高校档案管理办法，高校档案的范围和其他方面都缺少明确规定，导致很多高校档案内容有多有少，无统一标准，为高校档案管理和利用造成极大困难，因而必须逐步推进高校档案体系法制化建设，为高校档案管理和利用提供法律依据。并且加大二级院校档案工作的检查和指导力度，按照国家档案法律法规，根据学校的发展需求，及时修订学校档案管理制度，制定档案工作各项规章以及规范性文件，完善档案规章制度。提高档案工作的标准化、规范化程度，科学整合高校档案资源。

3.突出抓好档案人才的培养，提高队伍素质 。

在高校档案管理信息化的过程中，用户与信息资源之间的联系是由档案工作者来维系的，档案工作者在现代档案管理中扮演着非常重要的角色。要做好档案工作，必须建立一支具备专业知识和文化素质、政治觉悟高、业务精、纪律严、作风好、肯干、实干、甘于奉献、懂现代科技的人才队伍。目前我国高校档案信息化服务在这方面缺乏专业人员和队伍。要解决这个问题：一是领导要足够重视，有一定的投入；二是引进人才，引进或招聘能胜任档案工作需求的高素质人才；三是继续教育培养现有的人员，选送自有的档案工作人员去学习，接受再教育，提高专业技能，达到符合档案工作的需求，推动档案信息化服务。高校必须充分认识到档案信息管理人才的重要性，积极引进高素质的档案信息管理人才，加强档案队伍建设，这样才有助于推动档案管理的信息化建设。

三 结束语

档案自党的十七大以来，就备受各界人士关注，也是“十二五”期间档案工作的重点。因此，必须加快档案信息化管理步伐，创新管理理念，探索档案管理新思路、新方法、新途径，以适应社会发展的需要，使档案利用和服务机制得到不断创新，更加突出为民、亲民、便民、惠民的主题，从而真正实现档为民用的目的。与此同时，高校应更新观念，提高认识，把档案工作纳入到学校整体工作规划之中，切实推动高校档案信息化建设。高校档案工作者应把握时机，不断提高档案资源信息化建设，积极开发利用档案资源服务民生，促进高校档案事业跨上新台阶。建立档案信息化管理平台，通过互动网络，在确保安全的条件下，整合各类档案资源，实现信息资源共享，最大限度地服务于社会。

参考文献

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