“互联网+OA系统”在高校应用的必要性与可行性分析

马飞+弓箭

摘 要：文章首先阐述了办公自动化信息管理系统建设的必要性，然后介绍了办公自动化信息管理系统发展的现状，分析了办公自动化信息管理系统存在的不足，以及高校因工作职责和性质决定了办公自动化信息管理系统功能的相同或相近。继而阐释了“互联网+OA系统”在高校应用的可行性。

关键词：互联网+；OA；可行性

中图分类号：G474 文献标识码：A 文章编号：1009 — 2234（2017）01 — 0146 — 03

在云计算和大数据的冲击下，在“互联网 +”的大环境下，高等院校的传统行政办公模式亟待与现代科学技术进行接轨，产生新的管理与运行模式。办公自动化（OA）就是以现代信息管理学为理念，通过网络技术，实现机构内部人员共享信息，高效地协同工作〔1〕。借助于OA 系统这一平台，高校的工作人员在电脑上就可以实现公共信息的浏览，公文的传送，网络办公与在线交流等一体化办公。该系统的存在实现了办公信息的共享化和办公管理的自动化，显著提高了办公效率〔2〕。随着计算机网络和信息技术的迅猛发展，特别是“互联网 +”概念的提出，国内外各方面学者把OA发展的目光投注到了互联网上，基于“互联网 +”的OA 系统突破了时间和空间限制，OA 系统的发展更加具有前景和潜力〔3〕。而“OA 2011 办公信息自动化国际学术研讨会”的顺利召开，更是为OA 系统的发展注入了一针强心剂，该研讨会的会议主题就是“绿色、低碳和转变经济发展方式” 〔4〕。鉴于国内外的发展态势，以及联合国教科文组织的倡议，可见“互联网 +”与OA 系统的融合已经成为未来机关事业单位办公的新趋势和新方式。该办公自动化信息管理系统的推行，不仅彰显着信息资源的最大限度共享，也代表着低碳节能工作方式的开启。

目前OA 系统的专业性设计，应用环境的设置，新功能模块的扩展，安全保障领域的开发等方面得到了长足的发展，而其相关技术已经较为成熟〔5〕。在当今的“互联网 +”的大环境下，如何推广和应用办公自动化信息管理系统将成为业界人士今后从事研究与开发的热点。国内诸多学者已经开始涉猎OA 系统领域的研究，比较有代表性的如下：薛松主要从办公自动化信息管理系统运行中存在问题的和出现的异常情况角度，对办公自动化信息管理系统的运用进行了探讨，最后指出OA 系统是提高机关企事业单位整体工作效率的一个较为有效的方法和方式〔6〕；何姝等则鉴于漳村矿实施办公信息管理自动化的实践情况，对OA 系统在运行过程中出现的常见问题进行了分析和总结，并进行了进一步的理论探讨，寻找出了相应的解决方法和途径〔7〕；而鲍学阳则指出OA 系统就是计算机信息管理技术与现代管理学的完美碰撞与融合，借助于计算机技术对现代管理学的模式进行设计、分析和管理，以及信息的维护，OA 系统的应用必将成为人类日后常用的一款软件 〔8〕；黄成亮则在OA 系统研发前辈的研究基础上，以办公自动化信息管理系统（OA）的应用，办公自动化信息管理系统（OA）的系统设计，以及办公自动化信息管理系统（OA）的网络安全等方面系统研宄为基石，探讨了OA 公务管理系统中如何使用印章和印 “互联网 +OA 系统”是一个融入了多方元素的综合性技术，它吸收了计算机网络技术和信息技术，纳入了系統科学与行为科学的知识点〔11〕。“互联网 +OA 系统”的建设可以实现信息资源最大化的利用，达到资源的最大化共享。这一系统的运用可以全面的提高各机关事业单位的工作的质量和效率，彻底的革新了传统的办公模式，摒弃了传统办公的诸多缺点，实现了最大限度的办公方式的规范化与制度化。“互联网 +OA 系统”构建的思想理念是以办公信息自动化为框架，同时融入了互联网与计算机的技术手段。“互联网 +OA 系统”的存在不再限制使用主体的工作环境与生活条件，该系统的构建实现了与世界先进科学技术的衔接，形成了先进的管理模式，大大提高了各职能部门的办公效率。吸收了网络通讯、计算机和数据库三大技术的“互联网 +OA 系统”，具有以往办公信息化自动化系统难以企及的优势和特点〔12〕。“互联网 +OA 系统”具有信息资源的高度集成性。该款办公信息自动化系统既容纳了多方信息，又兼纳了计算机和网络等诸多要素。“互联网 +OA 系统”具有前所未有的智能化。该系统的存在，让使用主体真正体验到了“自动化”、“便捷化”和“高新化”。 “互联网 +OA 系统”的使用，既可以快捷、准确和高效的解决日常办公问题，还可以敏锐的应对突发问题，为使用者提供强有力的技术支持与决策援助。“互联网 +OA 系统”与传统办公方式相比，不仅可以轻松处理数据与文字，还可以高效地、全方位的整理图片、音频和视频资料，实现工作的最大丰富性完成。“互联网 +OA 系统”既可以实现单位内部的数据流动与交换，也可以在不同单位个体之间实现数据的交换与互通。“互联网 +OA 系统”的目的就是希望借助互联网这个大平台，通过各种高科技手段，提高职能部门的办公效率，最大限度地节省了人员和财力，真正实现了智能化的办公。

回顾我国办公信息自动化的发展历程，可见我国的办公信息自动化主要经历了三个大阶段，三大演进过程。分别是电子办公设备的投入使用，电脑的进入和打印机的出现，以及办公自动化和远程化理念的提出与应用〔13〕。网络信息化的迅猛发展冲击了传统产业，也对传统办公方式进行了渗透。办公信息自动化的实现极大地便利了使用主体，但也存着一些常见问题。纵观现有的办公信息自动化系统，可见还需要简化系统办公的流程，系统办公还需要科学管理，还需要进一步提高办公效率。“互联网 +OA 系统”的构建既实现了办公职能与责任的明确性与清晰性，更实现了信息资源的快速传递和共享。

与其他行业相比，高校 OA 系统的发展起步虽早，但发展速度却相对缓慢，在“互联网 +”的潮流驱使下，高校 OA 系统的推广与应用势在必行。高校传统的行政办公模式必将经历彻底的改革，必将与 OA 系统的研发相关联。

《教育信息化十年发展规划（2011-2020年）》明确指出，应该建立信息共享平台，衔接各级各类教育管理机构和信息数据库，实现数据的互通和互联，构建纵横向关联的教育管理信息化系统。《国务院关于印发深化标准化工作改革方案的通知》（国发〔2015〕13 号）则再次强调和重申了要改善传统办公系统，提高行政管理办公效率〔14〕。可见进行高校的“互联网 +OA 系统”不仅是顺应社会发展趋势与科技发展潮流，更是积极响应和贯彻国家政策的方针路线。

“互联网 +OA 系统”凭借其自身的优势，在高校的推广和应用，可以有效地避免其他办公化系统建设前期的调研和分析论证工作，节省了大量的人力和物力。“互联网 +OA 系统”具有先进性、前瞻性、科学性、必要性和全局性，从根本上避免了一些不必要的资源普铺张和浪费，为国家财政节省了一笔可观的的人才与财力，而且在信息技术层面上，还整体提升了各高校的信息技术化水平，为高水平、高层次和高质量大学的建设提供了条件支持和软件辅助。而各高等学校的办公信息自动化管理系统的推进程度各不相同。这主要是因为存在着地区的差异，各地区的生活水平不同，信息化水平也有差异，同时也存在着人为因素，主要与领导重视程度有关，以及与各职能部门工作人员的认识程度和对办公信息自动化管理系统的了解程度有重要关系。无论是各高校办公自动化信息管理系统建设与推进的早晚，还是自行研发与直接购买，办公自动化信息管理系统在高校的正常政务运行中，必然会出现一些突发问题，这些出现的问题具有普遍性。因此在革新传统行政管理办公模式，推行办公自动化信息管理系统之前，都需要各相关部门进行需求调研和系统调试。涉及的部门主要包括办公室和教育技术信息部门，办公室主要负责办公自动化信息管理系统的需求调研，系统模块的按需设置，以及对办公自动化信息管理系统的运行规划流程；而教育技术信息部门主要承担该办公自动化信息管理系统的调试与功能完善。“互联网 +OA 系统”出现则可化繁为简，各高等学校之间通过强大的互联网，将存在问题和解决方法实现最大的共享化，这样各高校实现办公自动化就可以免去上述的诸多环节，因此各高校因工作职责和性质，在“互联网 +”的帮助下，实现“互联网 +OA 系统”的互通化，实现办公自动化的最大化，可见在高校推行“互联网 +OA 系统”具有完全的可行性和必需性。

高校的工作内容和工作性质，以及工作的职能与职责决定了“互联网 +OA 系统”的功能与职责属性。高校的主要办公内容可以简要概括为“三办”，即办文、办会和办事，具体化到详细环节上，复制到“互联网 +OA 系统”上，可以详化为几大服务板块，这几大板块主要为、通知公告板块、会议安排板块、车辆出入板块、客餐预定板块、办公用品管理板块、以及邮件接发和及时通讯板块和协同办公板块与电子文档管理板块等。这些板块中通知公告板块是“互联网 +OA 系统”的最常见和最基础的管理应用，没有技术要求指数，操作没有技术难度；而公文 CPU 板块、会议安排板块、车辆出入板块、客餐预定板块和办公用品管理板块是高校职能办公的核心内容，更是“互联网 +OA 系统”的自动化处理的核心功能，这就需要编辑程序，确定规划建设规范的流程，统筹安排来实现。无论是公文的上传下达，还是会议安排、车辆出入、客餐预定和办公用品管理等综合性事物的审批流程都有相应的标准与制度。因此在“互联网 +OA 系统”里编辑上述这些审批流程的程序是具有完全可行性的。尤其其中一些职能手续的签订都是较为简单的，可以按照管理权限设置，犹如游戏闯关一样，只有按照规定的顺序进行逐一“闯关”，才能顺利实现逐级审批通过。而公文的“上传下达”在传统办公中相当的复杂，涉及的环节与手续较多，同样在“互联网 +OA 系统”当中公文 CPU 板块的设置也比较需要技术指数，为实现公文的顺利“上传下达”，“互联网 +OA 系统”当中公文 CPU 板块的设置可以参考《党政机关公文处 理工作条例》（中办发〔2012〕14 号），该处理工作条例可以为公文 CPU 板块提供基本的规划设置。该工作条例中关于“公文办理”这一项中已经对收文辦理主要程序和发文办理主要程序进行了明确的界定与制定。“互联网 +OA 系统”就可以参照这个条例，再结合高校自身的情况，进行符合高校情况的公文 CPU 板块个性化设置。

高校办公自动化系统的建设还应紧跟时代步伐，紧扣时代的主旋律，紧盯国家政策方针，“互联网 +OA 系统”的出现正好满足了高校办公自动化系统建设的需要。“互联网 +OA 系统”是一款融合了高精尖计算机网络技术，具有“更新换代快” 特征的新型高校信息办公自动化系统。该办公自动化系统着重规划的前瞻性，着眼于规划建设的全局性。“互联网 +OA 系统”的建设可以融入高校信息化建设的总体规划中来，该办公自动化系统可以与高校的人事、教务、科研、财务和档案系统进行数据对接与资源共享。“互联网 +OA 系统”利用其强大的互联网络平台，可以快捷的获取与借鉴各高校，各机构的政务系统的建设经验和构建模式，还可以顺应时代的发展潮流，快速适应网络技术的飞速发展，进行系统的更新换代。

“互联网 +OA 系统”的建设对高校的政务进行了系统化的规范，对工作的流程进行了严密的审核，既提升了高校的管理水平，又增强了高校的整体信息化水平，为创办高水平大学提供了强有力的技术支持。

〔参 考 文 献〕

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〔责任编辑：侯庆海〕