浅谈切实加强办公室秘书自身修养

邓子芬

摘 要：在现代社会，秘书工作的范围，十分地广泛，并非只要求写作水平高，而是要求秘书人员综合素质提高。因此可见，一名优秀的文秘工作人员，不仅要认识自己所处的位置，找准自己的坐标，具备广博的科学知识，而且要懂得一系列工作方法和工作艺术。力争做到“五心”秘书即一是拥有一颗坚定鲜明的“政治心”；二是拥有一颗永不懈怠的“进取心”；三是拥有一颗谨小慎微的“责任心”；四是拥有一颗严于律己的“平常心”；五是拥有一颗善于观察的“细致心”。

关键词：秘书工作；综合素质

秘书，按照词典的解释，曰：“掌管文档、安排事务并协助机构或部门负责人处理日常工作的人员”。但这只能算作一种传统的解释。在现代社会，你会发现，“秘书”一词，其应用的范围十分广泛，在各种媒体上，这个词的出现率极高，可以说每日每时，随处可见。一些国际组织如联合国、亚太经合组织、国际货币基金组织、北约、欧盟，东盟等设秘书处；一些民间组织、行业协会消费者协会、律师协会等设秘书处；各级政府领导有秘书，公司企业的领导有秘书……可以说，只要是个机构、组织，就会有秘书部门。秘书工作的范围，也十分地广泛，许多性质并不相同的工作，却都以“秘书”称之。因此，对这个太常见、太熟悉的词下一个准确统一的定义，反而变得困难了。由此可见，一名优秀的文秘工作人员，不仅要认识自己所处的位置，找准自己的坐标，具备广博的科学知识，而且要懂得一系列工作方法和工作艺术。

一、拥有一颗坚定鲜明的“政治心”

秘书人员由于工作岗位的特殊性，常常涉及一些核心机密，辅助领导参与一些重大问题的决策和处理。这就要求秘书人员必须具有强烈的政治意识，无限忠诚于党的事业，在任何情况下都不能在政治上出问题。始终保持政治上的坚定。自觉加强对马克思主义理论的学习，思想上、政治上、行动上同党中央保持高度一致，在大是大非面前立场坚定、旗帜鲜明，经得起任何政治风浪的冲击，从根本上筑牢拒腐防变的思想道德防线。善于以政治的观点看待问题。秘书作为领导身边的工作人员，头脑中必须有政治，行动上必须讲政治，坚持从政治和全局的高度观察、思考和处理问题。无论是提建议、搞筹划，还是抓落实、求创新，都必须想到政治因素、考虑政治影响、顾及政治后果，以高度的政治责任感做好每一项工作。从政治的高度严于律己。秘书人员如果在政治上不能严格要求自己，不仅自己会犯错误、出问题，而且會损害机关和领导的形象，造成恶劣影响。因此，要始终保持政治上的成熟和清醒，严格遵守党的政治纪律，特别是在决定重要事项、敏感事件处理等问题上，不说三道四和品头论足，敢于同削弱党的领导、损害党的利益、影响党的形象的言论和行为作斗争，忠实地履行好秘书人员的神圣职责。

二、拥有一颗永不懈怠的“进取心”

作为领导的参谋和助手，文秘工作人员一定要摆正自己的位置，树立“靠素质立身”的观念，始终保持“本领恐慌”的危机感，牢记“学海无涯，学无止境”，主动自我加压、充电，必须不断充实自身的知识，用一颗永不懈怠的进取心不断在学习中做好本职工作。

1.专与广

秘书工作没有盲区，只要领导工作有可能涉及的领域，秘书就不能说“不”。比如，作为一名分管工业经济的政府领导人的秘书，首先要具备作为秘书的一些基本素质，如语言文字表达能力、文电处理能力、会务接待能力等。其次要熟悉工业经济、市场经济以及从国家到地方的相关政策法规、本地区经济运行状况等方面的知识，不能说出话来、写出文稿来处处是“雷区”、句句是“外行话”。再次要对除此以外的政治、历史等其他领导工作可能涉及的领域有所了解。因此，秘书必须是多面手，不仅要对其他相关方面的知识有所了解，而且要做到广。只专不广或只广不专都难以胜任秘书工作。

2.前与后

秘书的主要职责是为领导服务。为此，要做到前与后的协调统一。所谓前，就是对与领导有关的工作要超前考虑、主动学习、提前完成，留有一定的提前量。这其中包括两方面含义：一是领导布置的工作要赶在领导规定的时间之前完成，以给领导一个缓冲的时间；二是领导尚未布置但根据自己判断即将要开展的工作，要超前谋划，想在领导前面，做在领导前面，主动去谋划、去学习、去掌握。

3.内与外

做一名称职的秘书，还要不断学习如何处事做人，随着场合的不同，学会内外有别。由于秘书往往跟领导走得很近，不仅在许多方面直接参与领导决策，而且还掌握着包括领导个人隐私的一些鲜为人知的秘密。所以，秘书在公共场合活动时要学会内外有别、把握分寸，对什么该说什么不该说，必须心中有数，多向领导学习处事做人的方式方法。不能为了哗众取宠、一时兴趣而口无遮拦。否则，不仅会泄露一些工作秘密，而且还可能损害领导者的形象，于工作、于己都不利。

三、拥有一颗谨小慎微的“责任心”

“圣人敬小慎微，动不失时。”其意是，用谨慎的态度对待细小的问题，以防造成较大的错误和损失。用这句话来形容秘书工作也许最恰当不过了。秘书岗位重要、责任重大，头绪多、规矩多，不得有丝毫懈怠、草率和疏忽，否则，就有可能给工作造成严重的危害和无法估量的损失。为此，秘书人员在工作中要做到“三戒”。

1.“戒懒”

是做好秘书工作的大忌。特别是随着市场经济的发展，新情况新问题层出不穷，要求秘书人员必须具有更为广博的理论知识、精湛的业务技能和良好的协调能力，观察问题要多角度、思考问题要有高度、研究问题要有深度。但当前，不少秘书人员存在的突出问题就是“心懒”，整天陷于事务性工作，对问题缺乏深入的思考，站起来说不了，坐下去写不了，工作缺乏主动性、创新性，提供建议缺乏系统性。这是需要引起注意的。

2.“戒粗”

秘书人员在为领导提供参谋辅助时，要做到心细如发、一丝不苟，不能粗枝大叶。对领导交办的每件事，不管事情本身是急是缓，都要周密思考，认真负责，把每一个细节都做细做精做到位，不能敷衍塞责，应付了事。在时间允许的情况下，把每个细节都要认真检查几遍，多来几个反复，尤其是对一些文字性的工作，更要不厌其烦地去推敲、修改和充实，以确保把自己最好的“作品”展示给领导。

3.“戒浮”

秘书工作中常会遇到一些涉及面广、处理起来比较麻烦的问题，只有脚踏实地地做好每个环节的工作，才能避免出现纰漏。要培养严谨细致的作风，对任何事情都要多留心、多问几个为什么，以细求实、以深求精，从司空见惯、容易被人们忽视的细节中发现深层次的问题，知其然且知其所以然，为领导决策提供有价值、有见地的意见。

四、拥有一颗严于律己的“平常心”

秘书作为领导的“代言人”，确实有其特殊性，（下转第页）（上接第页）身份特殊、工作特殊、环境特殊，这就意味着秘书的角色是荣耀的，但同时又是辛苦、寂寞的。如何正确处理各种关系和矛盾，调整好自己的心态，适应这种特殊性的需要，是每个秘书人员都必须要过的“华容道”。

1.得意莫忘形

秘书岗位取决于党的事业的需要不是为秘书个人设置的一种特权。但现实生活中，由于秘书天天工作在领导身边，容易赢得领导的信任和“偏爱”，也容易使其产生在领导光环照耀下的得意与满足。实际上，秘书也只是一名普通的工作人员，是为领导、为群众服务的。当面对鲜花簇拥和甜言蜜语时，秘书人员一定要有清醒的认识和客观的是非辨别标准，多问几个为什么，时刻做到宠辱不惊，保持平和的心态，甘居“幕后”，做好“地平线”以下的工作，绝对不能因为领导的信任而沾沾自喜、妄自尊大、自以为是，更不能干“越位”和“出格”的事。

2.失意不消极

给领导当秘书，在风光神气的背后，其实也有许多辛酸和苦辣，能够自由支配的时间少，临时性、突击性任务多，大脑神经长期处于高度紧张状态。工作任务完成得好很少有人表扬，出了一点纰漏便会遭受质疑和责难。有时出力吃苦也不一定落好，明明受了委屈，还得忍氣吞声、强装笑颜。面对诸如此类的“失意”，秘书人员不能患得患失，更不能消极应对。既然选择并从事了秘书工作，就应该不辜负组织的信任和培养，把受到的委屈和责难化作激励自己奋进的“苦口良药”。既要看到秘书工作的艰苦性，又要看到秘书岗位对提高自身素质具有的独特优势；既要与同龄人比进步，更要比奉献、比工作，耐得住寂寞、受得了委屈、抗得住辛苦。

3.自省要经常

秘书人员要养成“吾日三省吾身”的习惯，经常反思自己的言行，检点自己的作风，及时打扫思想上的“灰尘”，使思想不偏离正确轨道；要自觉遵守法律法规、党纪政纪和规章制度，时时处处严格规范自己的言行，增强自我管理、自我控制的能力；要自觉地接受组织和群众的监督检查，绝对不能搞任何特殊化，不能假借领导名义和工作之便办私事。

五、拥有一颗善于观察的“细致心”

秘书工作一个很重要的特点，就是按照领导的指示去开展各项工作。秘书工作的这种“受命性”特点，要求秘书人员必须认真地掌握和理解领导的思想，准确领会领导的意图。一是要善于“察言观色”。不同的领导，由于知识、经历、经验、工作习惯等方面的不同，决策的思维习惯和特点也不相同，交代意图的方式也是不同的。秘书人员要做“有心人”，留心领导平时在不同场合的讲话，对一些具体问题的看法，以及一些有感而发形成的思想等，善于将领导的这些断断续续、零零散散的思想进行系统总结和归纳，从中把握领导的思想脉搏和思维走向，更加深刻领会领导意图。二要及时向领导请示。在遇到领导交代模糊不清的时候，秘书必须多动脑筋。比如可以在不误事的情况下，在适当的时候，借讨论某一件事、某一观点，自然而然地谈到自己要问的事情，从而把领导的意图引出来。如果任务比较紧，自己又把握不准时，要及时请示报告，争取主动，求得领导的理解和指点，不要有虚荣心，因为怕领导说“这么小的事都办不了”或者怕暴露了自己的无知、无能和某些方面的不足而自己藏着、掖着，导致误时误事。三要勇于丰富提高。领导意图受时机、范围、透明度等种种因素影响，具有不确定性，虽然基本形成，但还有一个逐步调整、逐步完善的过程。当领导对某项工作、某件事情有了思维苗头和导向时，秘书要发挥自己的“悟性”，根据这种意向信息，分析感知领导意图产生的背景和过程，进行跟踪性补充调查，辅助领导归纳、概括、阐发、补充意向性的想法。对领导容易疏忽的细节，要仔细推敲、反复斟酌，利用恰当的时机和场合，及时向领导提出建议，尽量使领导意图更加完善，更加符合实际，确保领导意图和决策顺利落实。