浅谈如何做好国有建筑施工企业办公室工作

姚伟玲

摘要：笔者作为XX国有建筑施工企业拥有近20年工作经验的员工，长期从事办公室业务工作，近几年又担任XX国有施工企业综合办公室主任一职，根据自己的從业经验，同时通过在员工中展开调研，发现办公室工作存在的问题，并分析员工，对如何做好办公室工作提出自己的看法和见解，希望对广大办公室工作人员有所启发，有所感悟。

关键词：建筑施工企业；办公室；工作

一、办公室工作在国有建筑施工企业中的特殊重要性

日前，国有建筑施工企业，早已不再是垄断企业，而是进入了完全竞争的需要“找米下锅”——不断争取经营任务的企业。这样的企业，不仅需要与自己的上级机关打交道，更要与地方政府、业主以及供货商等相关方打交道。由于国有建筑施工企业主要从事基础设施建设的业务特性，使得其旗下的项目点多面广，联络和管控难度增大。国有建筑施工企业的办公室作为企业的管理中枢，起着上行下达，左右协调的作用，从某种意义上来说，一个企业的办公室工作质量直接代表着该企业的形象和脸面。

二、XX国有建筑施工企业办公室机构组成和主要工作职能以及工作要求

（一）XX国有建筑施工企业综合办公室的机构组成

笔者所在的国有建筑施工企业，是一个历史悠久，又经历了多次重组整合，主要从事房建、公路、市政、铁路、水利以及地铁等多元业务的综合性国有施工企业，其项目多、分布广，管理难度较大。该企业的机关办公室由主任、副主任以及负责信息、收发文、后勤、档案等业务的其他职员组成，共计13人组成。

（二）XX国有建筑施工企业办公室的主要职能

XX国有建筑施工企业的管理职能分工明确了综合办公室的主要职能，主要包括：协调各部门关系，确保各项工作正常运转；负责公文、印章管理和督查督办工作；负责起草公司领导交办的重要文稿、全公司性的工作计划、总结、报告、典型材料等文稿；负责审核各单位及本部各部门代公司起草的文稿；负责全公司性会议的会务组织协调工作，公司党政联席会、总经理办公会议的筹备、组织、召开并督促会议决定事项的落实；开展调查研究，掌握公司生产经营及运行中的重点工作情况，收集、综合、反馈公司改革和发展的进展情况、存在问题等重要信息，为领导提供决策参考；负责公司重要的接待服务工作；参与项目的管理交底、产品清单和责任矩阵、项目管理策划；参与项目部组建、绩效考核、经济承包责任书制定；参与项目科研和节能减排。从上面所列的办公室职能可以看出，XX国有建筑施工企业的综合办公室业务繁杂，可谓千头万绪。

（三）XX国有建筑施工企业综合办公室人员的能力要求

从XX国有建筑施工企业对办公室人员的能力的素质要求做了相关规定，主要有：拥有能办事、办会、办文的组织实施能力；拥有能按期、保质实现项目各项管理目标的产品交付能力以及能指导员工进行学习，促进整体业务水平的提高的指导培训能力等。

三、XX建筑施工企业办公室工作的存在的主要问题和原因分析

笔者通过调查发现，无论是公司领导，还是下属员工以及合作方对公司办公室工作的认可度并不是特别高，经过分发现，主要存在以下几个方面的问题：

（一）服务意识不强

公司办公室员在服务其他业务部门，尤其是基层项目时，态度欠佳的情况时有发生。调查中，有基层员工反映，对方多问两次，办公室一些业务口的工作人员就会表现出不耐烦。

（二）大局意识不强

日前，XX国有施工企业的综合办公室还存在由于部门员工之间、员工与领导之间因为利益冲突带来的不团结、凝聚力不强而引起的大局意识不强的现象。部分员工常常为了个人利益而牺牲企业利益，他们经不起各种诱惑，常常为了个人利益作出不利于企业的决定。

（三）员工素质不高

日前，XX国有施工企业的办文、办会、以及办事的能力还不强，主要是由于个别员工的素质还有待进一步提高。尤其是在收发文管理以及文稿撰写的时候，质量不高，文件格问题常常出现。

四、对如何做好国有建筑施工企业办公室工作的思考和建议

（一）办公室人员自身要从思想上高度重视

1.作为办公室工作人员，要有超前意识。对于自身的各项工作，办公室人员一定要有主动性。无论是日常的事务性工作，还是领导临时交办的各项工作，都要提前做好一切准备，保证相关工作随时处于“万事俱备”，只欠东风”的状态。

2.作为办公室人员要有全局观念。首先要认清自己的参谋地位，办公室人员为公司后者领导起草的文稿都属于企业或者领导，而不属于个人。因此，不能有抢功的思想。其实是，办公室工作人员无论作出任何决定，都必须向领导报告，在领导的批准下进行。

3.办公室人员要有服务意识。在国有建筑施工企业，办公室人员不能创造出实际的施工产值，他们的作用就是要为生产经营服好务。因此一定要以生产经营等其他部门为中心，当好勤务员一职。

4.办公室工作人员要严格要求自己，以身作则。首先要严格遵守企业的相关规定，因为很多时候，企业的管理制度和管理规程都需要办公室来进行监督和组织执行，若办公室人员自身都不能很好的遵守，反而要求其他人做到当然就不具备说服力和真正的执行力。其次是要保守企业的秘密。作为办公室工作人员，掌握着企业领导的某些行踪以及企业的一些秘密，一定严格守护秘密。

（二）国有建筑施工企业要重视办公室人员技能的培养

办公室人员素质的高低，直接决定着办公室工作的质量。国有建筑施工企业办公室工作的重要性决定了提升办公室人员素质的重要性。要做好办公室工作，要求办公室人员具有承受高压的心里素质、方便与人交流的一流的口才；耐心细致、平和的心态；面对各种突发事件时，能够灵活地应对和处理的应变能力；较强的写作能力以及综合协调能力等。因此，国有建筑施工企业一定要重视对办公室人员业务技能的培训。

（三）国有建筑施工企业办公室工作人员要加强团结协作

一个团队，只有加强协作，才能形成1+1大于2的合力。办公室工作繁杂琐碎，牵头万绪，若员工思想涣散、大家不能团结协作，拧成一股神，工作肯定做不好。