放射卫生档案管理系统设计与开发

李晖

摘 要：为了探索一套放射卫生档案管理的设计与开发的方法，从医疗临床的特点和档案管理的重要性出发，对放射人员档案管理系统的内容进行分析总结和归纳。指出档案管理方面存在的档案管理分散、重视程度不够等问题，并提出建立统一标准、加快档案信息化建设等相关建议。

关键词：放射卫生档案；医院管理；系统设计；系统开发

中图分类号：G270.71 文献标志码：A 文章编号：1673-291X（2017）03-0183-03

一、背景

按照国家法律、法规及卫生行政部门规章、管理办法、标准的要求，根据医院自身规模及近几年快速发展的需要，对各种管理全部进入统一信息管理，尤其是放射卫生档案分类管理更是信息化管理中的主要环节，放射卫生档案的管理也在综合管理的中枢枢纽作用下，并逐渐实现分类管理、分级管理。尤其是放射档案管理制度与完整的档案资料，对于日后的管理起到至关重要的作用。作为一所集医疗、教学、科研为一体的现代化综合医院，放射人员档案管理系统设计与开发就显得尤为重要。

二、放射卫生档案管理系统开发的意义

现代化医院管理信息量大、随机性强，工作繁杂、分工精细、协作紧密，如果没有一套严格、完整的规章制度或执行的不够严谨、认真、都将会导致医院工作的混乱、给患者造成不良后果。我院根据《中华人民共和国职业病防治法》《放射性同位素与射线装置安全和防护条例》和《医疗机构管理条例》等法律、行政法规的规定，我们制定了《青岛大学附属医院管理模式 》，明确指出，安排专人负责个人剂量监测和职业健康检查管理，建立辐射工作人员个人剂量档案和职业健康监护档案。档案应当保存至辐射工作人员年满75 周岁，或者停止辐射工作三十年。职业健康监护档案应当包括劳动者的职业史、职业病危害接触史、职业健康检查结果和职业病诊疗等相关的个人健康资料。建立健全职业卫生档案和劳动者健康监护档案，并按照规定的期限妥善保存。因此管理好放射卫生档案是目前工作的重中之重。管理档案系统的开发也是十分必要和紧迫，对医院信息化管理也有着十分重要意义。

三、放射卫生档案管理系统理论依据及目的

第一，依据：在编制该系统过程中，我们按照国家颁布的放射卫生法律、法规为依据，并参考院内其他管理系统制定的放射防护工作规范和档案模式，使该系统具备良好的规范性、实用性和通用性。

第二，目的：通过放射卫生档案管理系统管理档案，对放射诊疗工作人员健康查体、防护知识培训、配戴个人剂量等放射防护措施一一进行登记，以掌握全院放射防护人员的动态管理，有利于进一步规范放射工作人员的技术操作、保证质量、防止差错事故的发生。

三、系统设计

平日工作中用到的数据及资料档案只有进行互联网管理，才能发挥其管理作用。如何将放射档案管理的工作流程进行信息化处理，我们医院信息部根据我们部门要求，编制一套档案文件夹的名称、年月、设备购买日期、型号、实际使用日期、编号、设备主要参数、工作人员培训日期、健康检查日期、设备具体场所、个人剂量计检测结果等等管理软件。

（一）总系统的设计

基于Excel服务器的信息系统，分为三个层次（如下页图所示）。最底层是基础软件，包括操作系统、数据库、电子表格软件等。在基础软件层之上，就是Excel服务器，它提供了构建一个信息系统所必需的各种功能。基于Excel服务器之上，就是我们自己构建的各种应用系统。我们把实际业务和管理需求，做成一个个模板，固化到系统中，并且随着业务的发展，不断优化和发展。

此版本构建的信息系统，最终用户就在Excel的环境中操作，所以使用简单、配置也简单。

1.各种档案交换系统：以数据交换、内网及科室数据交换以及各系统之间的数据提取及交叉使用，涵盖了一个信息系统需要具备的各种特征。

2.统计数据系统：用来实现各种数据统计及数字统计并以分析为功能，使各种数据能为领导决策提供重要依据。

3.设备档案管理系统又分为两大部分：一部分为全院设备查询HIS系统，全院所有设备自购买之日管理的同时，实现信息化管理与信息共享，促进现代化发展和规范化管理；另一部分为放射卫生档案管理系统。放射卫生设备及工作人員所有信息及管理同时纳入数据库统一管理，建立放射卫生设备及从事该工作人员所有信息档案资料的备份和存档，确保所有资料信息不丢失。

4.放射卫生档案资料的收集入库：以市南院区为中心点，支持市北院区、崂山院区、黄岛院区三个分院区科室多种途径的上传档案，内网、外网均可。

5.文件和数据之间建立关联：文档的集中存储与共享、权限控制、并发修改控制、版本管理、文档日志、基线管理等。

6.放射卫生档案资源共享：具有网络硬盘功能，可以建立网络硬盘并设置权限，需要精细化的管理，每一次修改都要留痕、定期要备份、文件和数据要挂钩在组织内共享文件。与传统的开辟共享目录的方式相比，更安全也更方便。

在信息系统的使用过程中，由于硬件故障（如硬盘发生坏道）、用户的误操作（不小心删除了数据）、或软件系统故障（如感染病毒）等原因而导致业务数据损毁或丢失是一种常见的安全风险，定期进行数据备份是信息系统管理的一项重要内容。

（二）数据的备份与恢复

1.自动备份：Excel服务器提供了定期自动备份数据的功能，我们设定好备份的周期、备份时间和备份目录，系统就会自动完成备份工作。（1）用SysAdmin帐户登录到系统管理台，初次登录的口令为空。（2）在左侧树型中展开“自动任务”，选中其下的“自动备份”，点击鼠标右键，选择弹出菜单“新建”。（3）弹出“数据库自动备份计划”窗口。（4）选择要备份的应用系统。（5）选择备份路径，点击【设置】按钮，弹出“任务发生频率”窗口。设置备份频率。（6）点击【确定】，返回“数据库自动备份计划”窗口。（7）点击【确定】，用上述方法设置了自动备份计划后，系统会自动按设定好的周期和时间在备份路径下产生备份。

2.手工备份：除了设定自动备份计划外，还可以随时做手工备份，操作方法如下：（1）在服务端计算机上，以SysAdmin帐户登录到系统管理台。（2）在左侧树形选中节点“Excel服务器—应用系统”，在右侧列表中选中要备份的应用系统，点击鼠标右键，选择弹出菜单【备份应用】，弹出“备份应用系统”窗口。（3）点击【浏览 … 】选择备份路径。（4）按【确定】开始备份。最后点击【确定】。（5）备份完成后，通过查看“我的电脑”，您会发现在您指定的目录下产生一个新的文件，文件名为 ESDBBAK_< 当前的年月日时分秒 >_< 应用系统数据库名 >.bak，例如，假设当前的日期时间为：“2010 年 5 月 11 日 16：24：50 ”，应用系统名称为：ABC，那么产生的备份文件的名称为：“ESDBBAK_20100511162450_ABC.bak ”。

3. 数据恢复：把备份数据恢复到Excel服务器数据库中的方法是：（1）在服务端计算机上用SysAdmin登录到系统管理台。在左侧树形中选中节点“ Excel服务器—应用系统”，右侧选中要恢复的应用系统，选择选择右键菜单【还原应用】，弹出“恢复向导”窗口。（2）输入系统管理台登录账户sysAdmin的口令，点击【下一步】。（3）勾选【备份数据库到以下目录】并点击【浏览】选择备份当前数据库的目录，点击【下一步】。（4）点击【浏览】按钮选择要恢复的数据库备份文件，点击【下一步】。而后开始恢复应用系统，最后点击【确定】完成数据库的恢复。

四、结论

以我院为例，2014 年放射人员220余人，2015年260余人，2016年发展为370余人。由于医院发展较快，由原來的一个医院发展为三个分院，工作任务之多，放射工作人员管难多、流动性大等特点，给放射防护档案管理工作带来了极大的挑战。我们最大限度地完成系统登记及管理，并不断完善放射工作人员各种指标及数据，按目录建立档案，分类管理，建立系统管理体系和长效培训机制，做到长期保存、动态管理及时将新进行的各项培训、查体、设备检测等内容存入档案，确保其历史延续性。及时与科室专职人员沟通，协调工作，通过日常检查、上级督查，将历次发现的问题限期整改，将整改落实情况存档，并反馈至上级行政管理部门。这样不断补充、改进完善档案的内容，使之形成一个完整的档案体系，对医院发展的历史尤其是近几年互联网的发展起着至关重要的作用。