医学期刊编校工作引入ISO 9001质量管理体系的实践——以《现代医药卫生》杂志为例

■毕 丽 宣艳艳 朱跃敏 李菲菲 苏 畅

重庆市卫生信息中心《现代医药卫生》编辑部，重庆市渝北区宝环路420号 401120

期刊编校质量是期刊的生命，也是期刊质量管理体系的重要组成部分[1]。ISO 9001是目前国际公认的质量管理体系文件，指导性强，国内外很多企业都以此建立了适合本企业的质量管理体系，实施效果显著，但是多以生产型企业为主。曾有学者将ISO 9001融入科技期刊管理运营过程[2-3]，运行效果差异较大，结果不一[4-5]。加之ISO 9001族文件不断更新，每一版文件条款均有所增减，增加了应用于科技期刊管理的难度。目前，将ISO 9001体系运用于期刊管理的单一环节的研究较少。毕丽等[6]参照ISO 9001：2008质量管理体系文件[7]中部分条款，构建策划“编校质量”环节，以“提升期刊编校质量”为总体质量目标，设立质量控制程序，将程序应用于期刊编校过程，经过评审追溯、数据测量分析，发现不合格程序并且加以改进，最终达到降低差错率、提升编校质量的目的，强化“持续改进”质量管理原则。以《现代医药卫生》杂志(以下简称“本刊”)编校质量差错率为研究指标，从本刊审读自查入手，通过对比2016年6—12月中14期杂志刊前审读和刊后差错率，以及持续实施改进措施后2017年1—3月6期杂志刊前审读差错率，探讨基于ISO 9001质量管理体系构建的质量控制程序的有效性，验证实施效果。

1 资料与方法

1.1 统计资料

以本刊2016年6—12月共计14期杂志为研究对象，将各期刊前审读、刊后差错率作为基准资料，另外选取本刊2017年1—3月共计6期杂志各期刊前审读差错率作为辅助比较资料。

1.2 方法1.2.1 参照ISO 9001条款8测量、分析和改进评审程序

第一，统计刊前审读差错率。每期刊前审读均由编辑部两位副编审分别选取特定页码进行审读；审读结果由编辑部主任统一汇总核查并且参照《图书质量管理规定》[8]中《图书编校质量差错率计算方法》计算差错率；本课题小组中一名成员整理审读稿，列表统计各期刊前审读差错率，选取其中差错率不达标的2期稿件进行分析。第二，分析差错项目。分析所选2期稿件的差错项目，依据编校记录逐一追溯各个程序。第三，确定不合格项。按照“电子稿修改+三校+通读+审读+终校”等编校程序[6]，将发现差错项目未被消灭的程序定义为不合格程序。第四，确定改进措施。针对不合格程序，由编辑部人员统一讨论，最后由编辑部主任确定改进措施。改进原则是避免差错项目再次出现，完善每个程序，加强细节管理。第五，实施改进措施。按照编辑部商议结果改进各期后再出刊。第六，验证改进措施的有效性。通过前后对比，验证改进措施的有效性；比较后期实施质量控制后的刊期差错率，验证改进程序是否有效，是否应延续改进，如果效果不明显，则重新制定改进措施，循序改进。

1.2.2 观察指标

比较2016年6—12月各期刊前审读、刊后差错率，统计差错项目，计算相应的差错率。比较2017年1—3月、2016年6—12月各期刊前、刊后差错率。实际研究时，依据抽查结果认定差错率。差错率=差错数总数/抽查页码总字数。

2 结果与分析

2.1 2016年6—12月各期刊前审读差错率统计

2016年每期刊前审读30页，统计发现，编校差错率较高的刊期为11、14期，差错率分别为2.56/万、2.95/万，差错率最低的为17期(1.17/万)，平均差错率为1.91/万(图1)。

图1 2016年6—12月各期刊前审读差错率

2.2 差错率不达标的2期差错项目分析

经过分析，11期差错项目以文字差错为主，占比35.50%，其次为规范名词错误以及英文错误，占比分别为23.67%、14.79%(图2)；14期差错项目以数据差错为主，占比30.77%，其次为文字差错以及表格与文字不符，占比分别为25.64%、15.38%(图3)。可见这2期差错项目中文字差错占比均较大。

图2 2016年11期差错项目构成

图3 2016年14期差错项目构成

2.3 不合格项目分析

11、14期主要差错项目中，文字差错占比较高。在建立质量控制程序中， “电子稿修改+三校+通读”均涉及消灭文字差错[6]，通过追溯程序发现，11、14期分别在轮校的二校、三校过程中有缺项；“电子稿修改”和“三校”中第一次轮校均涉及消灭数据差错，追溯程序发现，11、14期的数据差错均出现在第一次轮校中。导致差错主观、客观原因分析鱼骨图见图4。

图4 差错原因分析鱼骨图

2.4 改进措施

原因分析显示，责任编辑责任制有待加强，轮校方式需要改善。针对这两点编辑部提出相应的改进措施并且应用于后期的责任编校工作中，依据排期表，从20期开始实施。

(1) 加强责任编辑责任制

责任编辑自制问题核查表。责任编辑在送照排人员修改前解决一些可自行解决的问题，记录标注其他剩余问题，以备后期核查解决。轮校完毕后及时与轮校编辑、作者进行有效沟通。仔细核对作者返修的文稿。对于新增的加急稿件，由责任编辑加紧时间修改校对，完善轮校。在每个环节的绩效计分中加大责任编辑奖惩力度，对于差错率超标的惩罚比例由原来的60%提高到80%。

(2) 改变轮校工作形式，加强编辑校对环节管理

轮校工作次数多并且频率高，增加了各轮校编辑的工作量，反而影响了轮校质量。因此，为了减少轮校次数而加大责任编辑的校对力度，最后将编校程序改为“电子稿修改+责编校对+一次轮校+通读”，其中责任编辑校对和一次轮校可调换顺序，由责任编辑根据时间进度合理安排。

(3) 加强编辑培训，统一标准

在编辑部内部增加编辑培训。由责任编辑收集每期差错项目中存在争议的问题，在培训会上积极讨论，制定统一标准。由编辑部主任安排每期培训主题，轮流由编辑担任主讲，将编辑业务培训学习到的编辑知识和更新的标准为大家讲解。加强锻炼新编辑编校能力，要求新编辑收集编校工作中遇到的问题，并且在培训会上提出，其他编辑依据标准和自身编辑经验给予解答，强化新编辑对于编校规范的记忆。

(4) 加强审稿力度，减少作者返修次数

尽量在审稿过程中要求作者完成返修，特别是初审、专审中，对于主要数据、内容要求作者修改补充，并且在专审返修后核查。

2.5 2016年6—12月各期刊后差错率统计

实施改进措施后，每期刊后提取30页审读，各期编校差错率均达标，平均差错率为1.54/万。11、14期刊后编校差错率分别为1.65/万、1.60/万，明显低于刊前审读差错率(图5)。

图5 2016年6—12月各期刊后差错率

2.6 2017年1—3月刊前审读差错率与2016年各期刊后差错率比较

从2016年20期开始已经调整了轮校制度，并且后面的质量控制程序持续改进，所以选取2017年1—3月刊前审读编校差错率与2016年各期刊后审读编校差错率比较，以此验证质量控制程序持续改进的效果。选取2017年1—3月各期刊前稿件50页审读，编校差错率均达到合格标准，审读结果见图6。2017年1—3月6期差错率平均值为1.36/万，较2016年6—12月各期刊后编校差错率平均值1.54/万明显降低。

图6 2017年1—3月各期刊前审读差错率

3 讨论与结论

质量管理体系是一个制度[6]，利用各种条款规范每个工作流程，使整个工作有据可依，有条理地进行，并且不断地梳理和改进过程，识别和监控关键过程。贯彻实施质量管理体系并非一蹴而就，而是一个循序渐进的过程[9]。正如ISO 9001：2008质量管理体系标准传达的宗旨一样，设定合适的管理体系—发现不合格项目—改进—实践论证—再次发现不合格项目—改进，不停循环，最终建立最有效、最合适的控制程序[4]，实现理论与实践的有机结合。

本研究发现，责任编辑责任心、轮校程序安排不合理是本刊差错率不合格的主要原因。实施改进措施后，差错率有所下降，并且有持续向好的趋势。说明参照ISO 9001：2008条款设定的质量控制程序有效，特别是“条款8测量、分析和改进”非常重要[10]。本课题小组结合此次研究结果，提出一些建议想法，希望能够加快建立本刊的质量管理体系。

3.1 加强细节管理，细节决定成败

每一个程序环节有许多值得关注的细节，把这些细节串联起来就是一个完整的程序。编辑的细节在于对待每篇稿件的态度，区别对待不同“层次”的稿件，反而会让硬伤性低级错误隐藏在很多“好稿子”中。因此，细节管理的关键在于编辑应当对于每一篇稿件持有同样的态度，应当投入同等的时间和精力进行编校，并且每次校对都将稿件视为新稿认真编校，可使每次编校后均有收获，也能逐渐减少差错[11]。差错率只是一个评判的工具，审读范围也仅限于稿件部分页码，不能完全代表整期稿件的质量。因此，编辑不能只追求差错率合格，还应该学会分析总结差错原因，归纳方法，以降低全期的差错率。本课题小组分析了2016年17期差错率最低的原因。首先，该期责任编辑是一位副编审职称的老编辑，她采用了编辑部制订的改进程序，即减少轮校次数，由责任编辑承担一次全期校对；其次，在编校过程中，该编辑每次校对都将稿件当作新稿编校，确保了质量；最后，轮校在责编校对后进行，差错消灭更准确到位。这也说明这个看似减少环节增加了差错风险的改进程序，实实在在地约束了责任编辑，加强了其责任心，也能够保证编校的准确性。

3.2 扩大ISO 9001条款应用，建立更加完善的管理程序

本研究仅参照了ISO 9001：2008中3个与编辑工作最相关、最能够体现编校质量控制的条款，但是涉及的其他条款，例如文件控制、记录控制、内部沟通、人力资源等尚未纳入考量范围。“4.2.3文件控制”中，编辑部对成文的规定、标准、文件是否均传阅和登记，特别是是否实施编校标准；“4.2.4记录控制”要求每一个程序记录表格应当齐全，是否存在没有制作记录表的环节以及记录完整与否，无法追溯的记录将限制改进和发展质量体系；“5.5.3内部沟通”对于管理者非常重要，管理者的指挥口令是否有效地传达，员工是否充分地理解指令，管理者、中层干部以及员工之间是否建立了高效的沟通链。只有沟通链高效，工作才能够更好地完成；“6.2人力资源”中应当侧重人员培训这一环节，围绕是否促进企业发展制订相应的培训计划，培训目标应当明确、切合实际，并且能够促进提高员工的能力。

3.3 提高编校质量的其他建议

完善专审环节、加强新编辑培训是目前提高本刊编校质量可实施的程序。本刊虽然已经开通专审环节，但是还未发挥最大优势，建议吸纳更多专业领域的审稿专家资源。初审编辑定期收集稿件的优质专审意见，主要收集专业性强、把握前沿、审理角度独到的意见，并且精简提炼该意见，在每次培训会上分享，供大家学习。同时，提炼作者撰稿中的一些常见错误，定期发布在官方网站和微信公众号中，让广大作者参与到学习中。新编辑培训除了学习常规的培训内容以外，还可以与老编辑结对组合，针对编辑程序中某一环节，不断积累和创新，研究更好的编校方法并且应用于工作实践，不断完善编辑部的编校工作。

综上所述，本刊编校质量在实施改进措施后得到明显提升，说明参考ISO 9001：2008条款构建的质量控制程序实施效果较好，程序有效，但是还需要更多细节管理完善程序条款。由于时间原因，选取的样本量较少，验证指标相对单一，仅针对提高本刊编校质量，有一定局限性。本课题组将继续研究ISO 9001质量管理体系扩展其应用，加强学习新版文件(ISO 9001：2015)，将ISO 9001质量管理体系真正融入到期刊质量管理体系构建中，也希望能够为其他期刊质量体系建设提供参考。

[1] 朱彤晖. 学术期刊的全面质量管理探析[J]. 中州学刊,2005(5):251-255.

[2] 周传敬. 科技期刊社引入ISO 9000理念建立质量管理体系的探讨[J]. 中国科技期刊研究,2005,16(3):300-303.

[3] 胡爱玲,刘一平. 在科技期刊领域引入ISO 9000管理理念初探[J]. 中国科技期刊研究,2004,15(6):645-647.

[4] 赵帆,潘鹏. 科技期刊导入ISO 9001的几点认识与体会[J]. 今传媒,2015(5):111-112.

[5] 朱文君. 浅析导入ISO 9001促进期刊规范发展[J]. 中国标准导报,2014(8):53-55.

[6] 毕丽,宣艳艳,李菲菲,等. 参照ISO 9001条款构建期刊质量管理体系提升编校质量思考[J]. 传播与版权,2016(12):50-52.

[7] 中华人民共和国国家质量监督检验检疫总局,中国国家标准化管理委员会. GB/T 19001-2008/ISO 9001:2008质量管理体系要求[S]. 北京:中国标准出版社,2009.

[8] 国家新闻出版广电总局. 图书质量管理规定[Z]. 2005-03-01.

[9] 李小兰,阎磊. 科技期刊刊社实施质量管理体系的体会[J]. 科技编辑研究,2006(3):11-15.

[10] 王静君,沈苏林. 高校图书馆期刊工作引入ISO 9001标准探讨[J]. 情报探索,2013(11):117-119.

[11] 梁丽. 科技期刊在编校中减少差错率的方法探析[J]. 中国科技信息,2011(11):162.