浅谈会计档案管理的重要性及完善措施

周瑾

摘 要：会计档案是反映和记录一个单位经济业务的重要资料，会计档案管理工作是会计工作种的重要组成部分，无论是对企业还是事业单位来说，会计档案管理工作都是非常重要的。但是，由于会计档案管理作为财务管理的最后一个环节，很多时候容易被忽视，这成为了财务管理的一个薄弱环节，直接对财务管理质量与水平造成了直接或间接的影响。

关键词：会计档案；管理；措施

一、前言

对于公司和企业来说，会计档案记录着公司一切经济业务和活动的真实情况，是对公司业务进行分析、计划、监督、决策以及核算成本和利润的一项重要依据。随着社会的不断发展，人们对于会计档案也越来越关注和重视，与此同时，对会计档案管理的要求也在提高，人们已经初步认识到了会计档案管理的重要性，也在这方面取得了一定的进步，但是就目前而言，还存在一定的问题，那么，应该如何做好会计档案管理，确保其完整有效的会计档案在公司和企业中发挥其应有的作用，是很多单位现在面临的一个新的挑战。

二、会计档案管理的重要性

会计档案管理工作在整个会计档案工作中具有重要意义，在一定条件下甚至有决定性的影响。在会计档案管理中，虽然不能以此来判断一个公司或企业质量，但可以作为单位规范档案管理、进行财务规划与制定和促进单位发展的重要手段，以此来作为单位重要的参考依据，可以直接影响单位发展。如若会计档案管理工作做的不好，那么势必会加快会计档案的损坏、丢失等现象，会给会计人员的工作、经济管理以及经济研究带来无法弥补的损失。

由于客观条件的限制，在最初会计档案形成是，大部分会计档案的会计凭证和报表是用复写纸和圆珠笔来进行的，而且凭证纸薄，这就需要严格的保管条件，温度和湿度都要严格控制。随后，随着会计工作的计算机和网络化，大量磁介质会计档案材料应运而生，对于这样的会计档案的保管，除去对温度和湿度的严格要求外，还需要注意防磁。此外，会计档案管理可清楚的反映出一个单位短期、长期经济的真实情况，不仅对单位某一时间段的经济状况和财务活动的掌握准确无误，还是单位进行重要问题研究以及开展其他经济活动信息来源重要的参考依据。

三、当前会计档案管理存在的问题

（一）对会计档案管理的重视程度不够

很多单位只重会计业务，对会计档案的管理并没有给予足够的重视，主观的认为会计工作就是核算资金，从而平衡资金的收支情况，没有设立专职的财务档案管理人员，一般情况下，即使有会计档案管理人员也都是会计人员监管，而会计人员上岗之前基本没有对其进行档案基本知识与操作技能的培训，缺乏档案管理工作经验，不仅不知道会计档案的基本操作规程，也不了解归档范围和标准，如此一来，从哪里谈得上科学管理。对会计档案管理工作没有足够的认识，会导致会计工作与会计档案管理工作相脱节。

（二）缺乏会计档案管理的相关制度

不健全的管理制度是很多单位在会计档案管理中所面临的共同的问题，对于会计档案归档时间和范围以及整理标准等问题没有进行合理明确的规定，导致会计档案管理工作效率低下，这给会计档案管理工作得科学化、规范化造成了一定影响。

（三）会计档案管理设备落后

在以往的会计档案管理中，采取的是人工管理的方法，随着现代社会网络化和信息化的到来和发展，这种单纯的、传统的人工管理方法已经无法跟上时代的步伐，如果不及时引进先进的设备，不能满足会计档案管理的需要，那么势必会影响会计档案管理工作的效率和水平。

四、完善会计档案管理工作的对策

（一）提高对会计档案管理的重视程度

要想全面做好会计档案的管理工作，首先就必须转变思想，认识到会计档案管理的重要性，在这一思想转变中领导应起带头作用，提高认识，统一思想，加强对会计档案工作的领导，不断加大对会计档案管理方面的投入，尽快把会计档案管理纳入到会计的日常工作事务中来，以确保其能够尽快的跟上会计工作的步伐。

（二）建立健全的会计档案管理制度

要想提高会计档案管理工作的质量，需要一套健全的管理制度，各单位应根据《会计档案管理办法》相关规定来做好档案管理工作，确保会计档案能够有序存放、妥善保管，防止损坏、泄密、丢失。结合单位自身的实际情况开建立一套科学、完整的会计档案管理规章制度，保证会计档案管理工作能够规范有序的发展。

（三）利用现代化手段开优化会计档案管理

引进先进设备，利用现代化手段，让传统的纸质化的会计档案向现代化发展，同时要保证数据的安全。建立会计软件多用户、分权管理的办法，对相关数据进行备份，以防不法分子对数据进行隨意篡改，以此来优化会计档案的管理工作。

五、结语

随着时代的不断进步与发展，会计档案管理工作对任何一个单位的影响作用都是不可忽视的，它既是会计工作的重要组成部分，也是财务管理质量和水平的体现，所以，我们要正确认识会计档案管理工作，在实践中不断发现问题、解决问题，在实现会计档案管理工作的规范化的道路上不断前进。

参考文献：

[1]贾秋.浅谈档案管理工作的重要性[J].科技创新导报，2013（03）：209.

[2]王丽.当前会计档案管理存在的问题及完善措施[J].东方企业文化，2014（02）：220.

[3]凌风.加强企业会计档案管理的几点思考[J].上海档案，2010（09）.