公路档案管理中出现的问题分析与对策

黄祝娥

摘 要：随着我国社会经济的快速发展，公路建设变得越来越重要，而做好公路档案的管理工作能够在一定程度上真正反映公路建设的整体状况，因此，公路档案的管理工作是非常必要的。首先分析了公路档案管理中出现的问题，在此基础上提出相应的解决对策。

关键词：公路档案管理；管理意识；管理体系；质量审查

中图分类号：F542 文献标识码：A DOI：10.15913/j.cnki.kjycx.2016.24.065

现阶段，我国如果想进一步发展国民经济和提高人们的生活质量，首先必须大力发展公路建设事业，促进我国公路工程的建设水平，而公路档案管理工作是公路建设项目管理中的重点。为了进一步提高公路档案的管理水平，必须要深入研究公路档案管理中出现的问题及相应的解决对策。

1 公路档案中出现的问题

1.1 相关人员重工程建设轻档案管理

相关人员重工程建设轻档案管理是影响公路档案管理的最主要因素。这主要表现为：①施工企业总是事不关己，高高挂起，在对公路进行建设的过程中，部分施工企业往往太过于关注公路建设的质量和进度，却忽略了公路档案的整理和收集，导致公路档案的收集不够完整，无法真正反映公路建设的整体状况。②施工企业存在突击观念。因为公路建设具有很长的周期，部分建设企业就可能会运用突击战术，待公路工程竣工的时候才急于拼凑和补救，导致公路档案材料缺乏完整性，漏洞百出。③公路建设的相关人员存在利己观念，个别公路工程的技术人员把公路建设过程中非常重要的原始数据和图纸等材料据为已有，从而为档案管理人员的档案收集工作带来困难。④施工企业目光短浅，因为档案效益的发挥具有滞后性，多数施工企业往往只是关注当下公路工程所能够带来的经济收益，而对相关档案资料却疏于收集。

1.2 相关单位缺乏对档案管理的指导和监督

在公路建设的过程中，相关单位往往缺乏对公路档案管理工作的指导和监督，主要表现为：①公路主要管理部门对公路建设过程中的档案管理工作没有整体的规划和统筹，未能对公路档案管理工作给予明确的指导和监督；②公路建设相关部门未能把公路档案管理工作纳入到其项目管理中，导致档案管理工作无法与公路建设同步进行；③公路监理部门往往重视管理和监督公路建设的进度和质量，而没有将公路档案管理工作纳入监理的工作日程。

1.3 公路档案归档没有严格进行质量审查

现阶段，在公路工程建设的过程中，相关部门未能对公路档案的归档质量进行严格的审查。形成公路档案的来源非常广泛，可能会涉及到设计、勘察、监理、施工、建设等单位，而且它还具有内容复杂、种类多等特点。档案管理人员无法逐一进行审查，即使有的档案已经经过了审查，但是因为公路建设技术方面的专业知识比较缺乏，因此最多也只能是确保公路档案的完整性，却无法确保公路档案的质量。

1.4 工程外包影响了档案管理

在建设公路的过程中，一般情况下不同的合同段往往会交由不同的建设企业负责，而对于不同合同段里不同的建设工程，就可能会承包给不同的施工企业。因为在此过程中人员的流动大，而且很少有建设企业会配备专业的公路档案管理人员，这为收集和管理公路档案带来了极大的不便。

2 提高公路档案管理质量的有效对策

2.1 加强公路档案管理意识

公路建设企业如果想做好公路档案管理工作，首先必须具备较强的档案管理意识。相关的公路主管部门必须要加大公路档案管理方面的宣传力度，努力使参与公路建设的企业能够认识到公路档案管理的重要性，营造出良好的公路档案管理氛围，切实做好“三个同步”工作，即公路工程分阶段建设与累积和收集文件同步、检查公路工程质量和进度与检查公路档案资料同步、验收工程档案与验收公路工程同步。在完成以上工作之后再做好档案收集相关工作，主要的措施包括：①把公路档案管理工作纳入到工程项目的考核范围，在施工合同和监理合同签订的同时把公路建设相关的资料归档并写到相关合同的条款中，并作出明确的规定，在公路工程竣工的时候参与公路建设的企业必须把建设公路过程中涉及到的档案资料交于建设企业，并确保其完整性。②制订详细的公路档案资料收集计划，明确档案收集的范围。因为收集公路档案工作的周期比较长，如果没有详细的公路档案收集计划，在收集的过程中很容易导致漏收资料及其他顾此失彼的问题产生。③运用随时收集和现场收集的方法进行公路档案的收集工作，公路档案资料的形成往往是及时的，有的时候一边作业一边就会形成公路档案，例如在合同变更或者图纸变更的过程中就形成了公路档案，档案管理人员必须及时将这些档案收集起来并作妥善保管，避免出现档案资料丢失的情况。④档案管理人员还必须做好设备档案、声像档案、照片档案等各种公路档案的收集工作，保证公路档案的完整性。

2.2 建立完善的公路档案管理体系

公路档案资料是公路维护与建设的历史记录，同时它也是确保公路建设质量的非常重要的条件。在公路建设初期，必须要对参与建设的企业提出公路档案管理的具体要求。在验收工程的时候，应该将公路档案管理作为建设企业考核的重要指标，也就是要全方位、全过程地管理公路档案的质量。公路档案质量管理必须要做到：①在公路项目进行审批的阶段，资金和人员等方面都未能全部到位，这是收集档案比较薄弱的阶段。虽然前期的档案资料很少会涉及到技术方面，但是它们依旧是公路档案非常重要的组成部分。相关单位必须要指定专人加强管理、明确责任，注重对前期公路档案资料的管理和控制。档案管理部门也应该积极的监督和指导该阶段的档案文件收集工作。②在公路项目的设计阶段和施工阶段，会涉及到大量技术方面的档案资料，工程技术人员必须要和档案管理人员配合好，深入施工现场，及时掌握施工动态，做好收集档案工作，保证公路档案资料能够完整、真实地反映出公路建设的整体面貌。③在公路项目的竣工阶段，在做好公路档案的整理工作之后，建设企业应该严格审查公路档案是否符合相关要求，如果存在不完整的檔案资料，就必须及时采取相应的补救措施。

2.3 做好公路档案的指导监督工作

首先，建设企业必须对公路档案管理工作进行统筹和规划，建立完善的公路档案管理体系。业主单位在办理施工许可证或工程规划手续时，应该及时联系档案管理部门，并由建设企业、档案管理部门、公路管理部门联合起来制订公路档案的归档计划，明确负责档案管理工作人员的职责，建立领导分管、档案管理人员负责的公路档案管理体系。其次，作为公路建设项目总负责的机构，业主单位应该将参与建设企业的档案管理人员进行统一培训，加强与其的联系，并对其进行及时指导。最后，公路管理部门还应该对施工企业公路档案的保管、整理、收集情况进行不定期或者定期的检查，并严格实行相应的奖惩措施。

3 结语

综上所述，一般情况下，公路建设具有工期长、施工复杂的特点。在公路施工过程中，公路档案资料也可能会发生变更，因此，为了公路档案能够真正反映公路建设的整体状况，施工企业必须及时将这些档案收集起来并作妥善保管，尽可能地保证公路档案的完整性。除此之外，档案管理人员还应该深入研究公路档案管理中出现的问题，并努力探索相应的解决对策，最大限度地提高公路档案的管理水平。

参考文献

[1]马晓宏.公路施工档案管理问题与对策研究[J].黑龙江史志，2013（13）：87.

[2]杨小岳.公路档案管理中存在的问题与对策[J].档案时空，2007（08）：26-27.

〔编辑：王霞〕