浅谈中小企业存货购进环节的内部会计控制

刘娟

【摘要】存货作为一项重要的流动资产，直接影响着企业的利润。存货内部控制机制不完善，将会导致其存货管理存在缺陷。从短期来看，这将影响企业的获利能力，从长远来看，有危及企业生存发展的风险。因此，本文将从中小企业存货购进环节及存货内部会计控制出发，通过分析当前存货购进环节的现状及存在的问题，探索适用的内部会计控制方法。

【关键词】存货 购进环节 会计内部控制

一、当前中小型企业存货购进环节的概况

（一）存货内部控制制度存在缺陷

内部控制是指企业为了保证业务活动的有序进行，保护财产的安全和完整，防止、发现、纠正错误与舞弊，保证会计资料的真实可靠而制定和实施的一系列具有相互联系、相互制约、相互协调的方法、措施和程序。

1.当前许多中小型企业在不相容职位相互分离的内部控制制度上有所欠缺。中小型企业为了节省人力资源，通常将存货的采购以及验收任务交由同一个人来完成。而采购人员同时兼具验收工作容易导致企业存货的账实不符。企业很可能在不知不觉中就流失一批存货。众所周知，存货是企业的第二大利润源泉，企业的初衷是希望节约人工工资来节约生产成本，却没有考虑到存货被盗的损失远远不止人工工资的那点金额。中国有句俗话叫“偷鸡不成蚀把米”。用这个来形容有些企业实在是再贴切不过了。

2.当今很多小企业基本是一家一户自主经营，容易出现内部会计控制制度形同虚设的局面。虽然内部控制机构的层次分明化，但是当企业的工作量大、任务重的时候，企业往往又安排一些人身兼数职。毋庸置疑企业在有法可依的环节上做得很到位，但是这样忽略了当初制定制度的本意——每个人都遵守制度。更何况在一定程度上还拉低了企业的工作效率，一个人的精力毕竟是有限的，专注于同一份工作虽然乏味但是足够专心，精力也能够得到很好地投入。而让一个人身兼数职虽然能解决企业的燃眉之急，却不能从根本上解决问题，所以此举并非是长久之计。大多数企业也只是单纯地看见了眼前的利益，没有更深层次地去考虑企业的可持续发展。

3.企业的权责不够明晰。企业可能由于营销策略等原因导致企业存货积压，然而各部门为了尽可能地规避自己所需要承担的风险，往往都将责任推卸给其他部门。一方面这种不敢承担责任的行为是企业员工没有责任心的表现，另一方面也反映了企业权责制度划分的不够明晰。不仅没有从根本上解决存货积压的问题，反而有可能导致存货呆滞品的增加，并且在一定程度上有危及企业生存发展的可能性。

（二）企业各部门之间缺乏沟通

1.企业的文化建设很大程度上影响着企业的员工们，因为企业的文化不仅有着导向、凝聚功能还有约束甚至激励作用。在当今经济全球化的趋势下，企业之间的竞争已然不单纯是经济实力的竞争，反而更侧重于综合实力的竞争。本来中小型企业的人员规模就不大，员工们再因为种种私人原因导致部门之间的沟通不顺，就更影响着企业的经营。俗话说单丝不成线，独木不成林，员工们在思想上没有团结的意识，在行为上又缺乏沟通，那么企业在今后的竞争中也很难立足。

2.当前有许多中小型企业都实行粗放式的管理理念与管理体制，企业经常出现賬实不符的现象，即有账无物、有物无账、账物不符等现象。企业各部门之间没有很好地沟通与交流，这就是企业内部文化建设的缺陷所在。企业需要的是双向信息的传递，而不是单一的。一方面仓库保管人员没有及时反馈信息，没有对采购过程中存货的损毁情况进行汇报，究竟是非正常损耗还是合理损耗。另一方面由于相关会计人员没有之前正确的存货信息的反馈导致存货采购成本会出现偏差。

二、中小企业存货购进环节存在的风险

中小企业存货购进环节存在的问题除了第一部分阐述的以外还有以下几点风险。

（一）存货采购阶段的主要风险

1.编制采购计划的主要风险。一是采购人员没有对市场的变化趋势作出正确的判断，从而导致编制的采购计划不合理，造成企业库存的短缺，最终导致企业生产停滞。二是采购人员编制的采购计划严重背离企业的生产经营需要，引起企业库存的积压，从而导致企业的资源浪费。

2.供应商选择的主要风险。一是供应商与企业之间存在的舞弊现象容易导致存货授权审批不规范。二是中小企业对于招投标方式安排的不合理可能会导致采购的物资出现采购价格很高但是质量并不能达到预期要求的现象。

3.确定采购价格的主要风险。无论是哪个企业都希望自己的采购部门能以最高的性价比采购企业所需物资，那么该阶段的主要风险在于：第一，中小企业由于人员规模不大，在询单程序上不完善，导致采购价格不合理。第二，企业采购定价机制的不科学，容易导致企业的资金受损。第三，中小企业对于存货定价方式的选择不当，可能造成企业资金损失的问题。

4.订立采购合同的主要风险。第一，中小型企业与供应在签订协议的过程中，一方可能存在霸王条款即没有明确双方的权利和义务，甚至还可能出现规避违约责任的现象，这将严重影响企业的合法权益。第二，中小企业由于经营规模不大，权利相对采购合同签订的过程中可能会出现未经授权而直接签订的情况，一方面影响企业的采购行程，一方面会出现违约风险。

（二）存货验收阶段的主要风险

第一，企业没有明确存货的验收标准。导致部分已然毁损却没有被及时发现的存货的毁损费用需要企业自己承担。

第二，企业的验收程序不规范。对验收过程中存在的例如是运输途中的合理损耗还是非合理损耗的异常情况企业没有及时安排相关会计人员进行处理，从而造成企业存货的账实不符。

第三，验收人员单纯的检查存货的数量而忽略了存货的质量，无形之中又增加了企业的采购成本。

（三）付款阶段的主要风险

第一，付款方式的选择不当，预付货款可能存在企业的货物到达目的地以后质量不达标而企业又无法追究损坏的货物款项的情况。

第二，没有明确付款方式，企业为了避免出现坏账而选择先支付一半货款，后期等货到达目的地以后再支付剩下的货款，以至于多种付款方式交错使用从而导致企业的账务不清。

三、中小企业存货购进环节内部会计控制的方法

（一）考核公司采购人员和供应商

1.工欲善其事必先利其器，而企业的采购人员便是企业的一把利剑。企业要想获得高利润就必须擦亮眼睛选择合适的采购人员。中小型企业的人员规模不大，便于考核与管理。所以对于企业采购人员的选定，我个人觉得企业需要从思想品德素质、知识素质等方面对采购人员进行初步考核。其次考核采购人员的能力素质。最后考核采购人员在具备成本分析能力、价值分析能力的情况下，是否了解与采购相关的法律法规等专业知识。终极考核完毕之后企业可以对采购人员进行任务分配，从而提高企业的采购效率。

2.作为公司的高层，需要正确的规划和分解所有的工作发放到下面，然后由企业各个阶层的人去完成这份工作。那么选择供应商的工作自然也就由企业的采购人员去完成，这也是企业之前需要考核培训采购人员的目的。为了筛选出合格的供应商，首先采购部需要根据企业的需求拟定采购计划以及采购标准即采购人员寻找的供应商一方面需要满足质检部门提供的质量标准，另一方面还需要达到企业的评估标准（A.一般经营状况B.制造能力C.技术能力 D.管理能力）。其次，对于初步审核符合要求的供应商，企业可以将供应商的资料进行整理归档。然后，对于审查合格并且企业也有选择意向的供应商，企业需要成立相应的考察小组对供应商进行实地考察，审核供应商的经济状况和财务状况。最后，经过层层考核突出重围的供应商，企业可以将其建立一个资料库，方便企业日后合作。除此之外企业还需要安排专业团队对所合作供应商的产品进行不定时的抽查，防止供应商们在今后的供货过程中偷天换日。

3.中小型企业经营规模不大。为了避免企业采购人员与供应商之间有不法勾当，企业一方面需要不定时的对采购人员进行调动，在不影响企业正常运作的同时安排他们完善调动交接手续。另一方面公司需要针对采购人员制定一些规章制度，以此来约束采购人员，做到用法来推动内部控制建设。

（二）明确存货的采购成本

1.中小型企业与大型企业相比不占据经济优势。那么中小型企业在存货采购的定价机制以及采购方式需要更加明确，从而确保万无一失。

2.關于存货采购的价格方面。企业需要通过安排技术人员对采购市场进行调研，充分了解存货市场价格变动的趋势，分析采购存货的执行价格，最后确定存货的采购价格。当然在这个过程中企业可以根据所调研的结果建立存货采购价格数据库，方便为日后的采购作参考。

3.关于存货的采购数量方面。中小企业的生产特点一般都是小批量，所以为了避免企业生产经营计划不协调，造成库存的积压或短缺，公司需要安排相关人员进行采购计划的制定。先对市场需求做个调研，根据分析市场需求以及趋势走向制定合理采购计划。

（三）完善存货验收制度

存货采购不仅仅是完成采购就万事大吉了，还必须验收入库，因为运输途中的合理损耗和入库前的挑选整理费用也计入存货采购成本。所以必须控制好存货的验收，包括物理验收和财务验收。

1.实物验收即仓储人员负责检查存货到库的质量、数量以及其规格等是否与计划采购成本相吻合。同时中小型企业需要安排相应的生产技术人员通过抽样调查的方式对入库的存货进行测试。对于不合格的产品生产技术人员需要填写一张检测单并上交主管部门，主管部门审核后需要将存货按照可修理和不可修理分类，可修理的存货可以联系供应商，让供应商安排技术人员进行修理并要求供应商给予企业相应的折扣；对于那些无法修理的存货，企业可以要求供应商进行退货处理。同时为了及时准确地处理退货产品，尽可能地减少产品的贬值损失，建议企业选择几个口碑较好的物流公司，并与他们进行合作。

2.财务验收即存货入库后，采购部门以及其他相关部门应及时将采购凭证等其他原始凭证上交给财务部门。相关会计人员根据所得到的原始凭证进行账务处理，为了避免出现存货虚增的情况对于发生的存货退回，会计人员需要及时作出相应的会计处理。

3.中小企业的特点是员工数量较少，组织结构简单，所以企业需要将不相容职务相互分离的原则贯穿始终。确保无论在什么情况下都不能安排采购人员担任存货的验收工作，从而有效地防止徇私舞弊、以权谋的行为发生。