加强预立卷工作，做好高校档案的收集

陈思羽

摘要：从预立卷工作着手，加强预立卷工作，把预立卷工作的方方面面落到实处，是做好高校档案收集工作，实现“应归尽归、应收尽收”的前提基础和重要依据。本文从建立、健全档案收集网络、提高预立卷工作责任意识、明确预立卷工作职责、合理编制预立卷类目、完善预立卷监督检查机制等几方面对如何加强预立卷工作进行了阐述。

国家档案局局长李明华在最近一次召开的全国档案工作暨表彰先进会议上的讲话中指出，要大力推进档案基础业务建设，要继续贯彻落实国家档案局8、9、10号令，做到应归尽归、应收尽收。高校档案收集工作怎样才能实现将学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的文件应归尽归，并且确保不同种类、不同载体档案应收尽收呢？从预立卷工作着手，加强预立卷工作，把预立卷工作的方方面面落到实处，是做好高校档案收集工作，实现“应归尽归、应收尽收”的前提基础和重要依据。

相对正式立卷而言，预立卷是归档部门随时把已办理完毕且具有保存、利用价值的文件材料按事先确定的预立卷类目预先分类、整理，归入相应卷夹，已备正式立卷归档的前期准备过程，是文件材料向档案转化的一个重要环节。部门归档档案的齐全、完整、系统、规范，很大程度上取决于文件材料的形成和积累状况，预立卷工作的好坏一定程度上决定了档案归档的优劣。加强预立卷工作，需要做到以下几个方面：

一、建立、健全档案收集网络，坚持部门立卷制度。

高校档案管理组织网络一般为三级网络架构：学校档案工作管理委员会-学校专职档案管理机构和人员-学校各部门兼职档案员。档案部门虽然负责全校档案工作，对各部门档案工作进行指导，但是档案预立卷工作光靠档案部门一家是不够的，必须建立、健全档案收集网络，依靠归档部门领导的支持和兼职档案员的配合，共同协作开展，做到有领导、有监督，有分工、有合作。档案部门要充分发挥归档部门熟悉文件材料形成的优越性，充分发挥归档部门了解文件处理的来龙去脉的优越性，充分发挥归档部门清楚每份文件材料价值的优越性，坚持部门立卷制度，从而做好归档部门预立卷工作。

二、加大档案法规宣传力度，提高预立卷工作责任意识。

实际工作中，很多归档部门都缺乏预立卷工作责任意识，主要表现在领导重视不够，兼职档案员不认为预立卷工作是自己的职责，预立卷工作普遍存在形式主，应付了事。针对这一现象，档案部门要加大档案法规宣传力度，要会把握机会，创造机会，不失时机地做好向学校各级领导和部门兼职档案员的宣传。比如参加学校全系统管理年终考核汇报，定期向主管校领导汇报工作，定期召开档案工作管理委员会会议和兼职档案员培训会等。通过各种有效宣传营造“档案工作人人有责”的氛围，让档案归档深入人心，增强归档部门的档案意识和责任感。就预立卷工作而言，档案部门必须要让归档部门领导和兼职档案员正确地认识到，预立卷工作的责任主体是归档部门。要让归档部门领导和兼职档案员清楚地认识到，做好预立卷工作不仅可以有效防止归档文件材料的散失，确保归档文件的齐全、完整，提高归档质量和效率；还有利于部门内部平时文件材料的查找利用和安全保管。归档部门领导不仅要参与预立卷类目编制，还应把预立卷工作纳入兼职档案员的岗位职责，并为兼职档案员做好部门预立卷工作创造一定条件，给予一定的支持，协调解决相关实际问题。有了归档部门领导的重视和参与，兼职档案员只要认真贯彻执行预立卷工作，就能实现不做表面文章，实实在在注重质量的预立卷。

三、明确预立卷工作职责，任务明确、责任到人。

预立卷工作执行中，档案部门和归档部门应明确各自职责。档案部门专职档案员应对归档部门预立卷工作进行全程业务指导、监督和检查，指导预立卷类目编制，监督和检查预立卷工作执行情况。归档部门领导应明确落实各岗位具体业务工作人员及兼职档案员的文件材料收集责任，做好协调工作，并对预立卷类目进行审核。各岗位具体业务工作人员应负责其岗位职责、业务范围内的待归档文件在办理完毕之前的收集整理和安全保密等工作，文件办理完毕后，应及时向兼职档案员移交。兼职档案员应在档案部门专职档案员指导下，编制本部门具体的预立卷类目，待档案工作主管领导审核后，按规定类目做好归档文件材料的收集、预先分类、整理和存放工作。如遇重大活动、重要事件时，尤其是成立临时机构负责的，档案部门专职档案员要提前介入，与相关负责人取得联系，明确归档兼职档案员，指导并督促兼职档案员做好相关文件的预立卷工作。

四、加强业务指导，合理编制预立卷类目。

加强业务指导，是做好部门预立卷工作保障。不管是定期召开兼职档案员培训会议对归档部门兼职档案员进行集体岗位培训，还是一对一、手把手指导归档部门兼职档案员做好部门预立卷类目设计、档案分类编目、文件价值判定、文件归卷检查等归档立卷工作，都能让归档部门兼职档案员工作更加规范，业务更加熟练。档案部门专职档案员还要发挥自己的主观能动性，平时与部门兼职档案员多沟通，必要时由档案部门领导出面走访重要归档部门相关领导，对各归档部门的工作职能、业务流程和工作动态尽可能地做到多了解、多熟悉、尽掌握，只有这样才能在预立卷类目编制时不遗漏、不虚设，起到有效指导的作用。

合理编制预立卷类目是做好部门预立卷的关键。每年年初，档案部门会同归档部门根据归档部门工作职能、实际业务，结合部门上一年工作总结和当年工作计划、重点，并参照高校档案归档范围编制归档部门当年预立卷类目。预立卷类目既要反映归档部门基本工作和常规工作，又要突出年度重点工作和新设任务。预立卷类目还应根据归档部门职能的调整和每年工作重心的变化进行调整和修改。高校档案涉及多个门类，不同类别档案预立卷类目的编制则应根据档案的形成特点，结合实际，做到科学合理，可操作性强。预立卷类目的编制是来年部门归档的重要依据，可以让部门在归档时心中有数、有章可循。

五、完善预立卷监督检查机制，做好归档文件材料超前控制。

预立卷工作不是完成预立卷类目的编制就大功告成了，更重要的，需要花更多精力的是要做好归档文件在平时日常工作中的收集和整理工作。让预立卷工作真正落到实处，需要相应的监督、检查机制来实现。档案部门要定期、不定期的对归档部门的预立卷工作进行监督检查，做好归档文件材料的超前控制。监督检查结果应作为归档部门、兼职档案员评选先进的重要依据，从而促进归档工作良性循环。监督检查内容包括预立卷卷夹（不同载体不同处理：纸质文件使用硬质卷夹，卷夹的卷脊上标注预立卷类目所列各相关条款。电子文件可在电脑上建相应文件夹或在档案管理系统里预设相应表单，文件夹或表单命名为预立卷类目所列各相关条款。实物可扫描或拍照，以电子照片形式归卷。）设置是否与预立卷类目相一致，文件材料是否有按预立卷类目归卷并整理，归档部门兼职档案员是否有积极主动地催促各具体业务工作人员及时清退已办理完毕的待归档文件，对已归卷文件的流转是否有建立相应的登记手续并注明文件去向，文件材料是否齐全完整且符合归档质量要求等等。

加强预立卷工作，有利于归档部门将已办理完毕且有保存价值的文件及时收集、整理，待到归档时，可以有条不紊、分门别类地向档案部门移交，从而确保档案收集的齐全、完整、系统、规范。高校档案收集工作实现“应归尽归、应收尽收”仅仅通过做好预立卷工作是不够的。但是，在具体落实预立卷工作各方面的同时，档案意识的宣传，档案责任心的培养，档案职责的明确，档案业务的培训等等，总会在一定程度上影响着领导和兼职档案员对归档的看法。这种潜移默化的影响总有一天会让那些之前不舍得归档的，没有意识要归档的，不知道该不该归档的，记录着学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的文件“应归尽归、应收尽收”。

參考文献：

[1]杨化芳.实施预立卷制度是学校档案工作质量的保障.上海档案，2010（9）.

[2]燕海荣.职业院校推行档案预立卷制度存在的问题与对策.黑龙江史志，2014（5）.

{3]王珊.浅谈如何做好档案预立卷工作.西江月，2013.