基层医院宣传档案管理工作的思考和探讨

杨秋雨

【摘要】医院宣传工作中形成的各类资料经过系统地整理、归档形成了宣传档案。宣传档案是记载医院发展和历程的重要资料，有着较为重要的保存和参考利用价值，为加强宣传教育，提升医院的知名度，树立良好的形象，促进医生和患者之间的沟通与交流，增强群众对医院的信任起到了重要的作用，也为医院的学术研究和科研进步提供了重要的依据支持。

【关键词】宣传档案管理；医院；对策

如今的医疗市场竞争异常激烈，医患矛盾也日趋紧张，基层医院为树立美誉度和知名度，消除医患信息的不对等，营造和谐医患关系，开展各种形式的宣传工作，由此产生了大量的文字和声像资料，这些资料记录着医院建设与发展过程中的重大事件，具有重要的保存和利用价值。近年来，笔者所在的中山火炬开发区医院将其整理、归档形成宣传档案，运用现代化、信息化手段加以管理和利用，逐步探索宣传档案在维护医院良好形象、提升管理水平、打造医院文化等方面的积极作用。本文根据工作实际，探讨基层医院宣传档案的收集、管理和利用。

一、 宣传档案的来源

医院宣传工作内容包括：医院的管理措施、改革进程、发展动态，医疗技术的研究和成果、各类医疗服务活动、集体与个人先进事迹，典型病例、健康知识宣传教育等。以下三种情况产生的资料可整理并归入宣传档案。

（一）医院内部撰写的宣传稿件和宣教资料。医院工作人员撰写的宣传稿件和照片，宣传会议或相关活动而产生的记录和宣传资料等是宣传档案的主要来源。院内外举办各种形式的健康教育宣传活动，也形成了大量的文字和声像资料。此外，医院各类演讲、征文、辩论比赛中的优秀作品也可收集归档。

（二）医院编写发行的各类刊物。很多基层医院拥有院报院刊或者内部简报等宣传刊物，近年来，网站、微信公众号和微博等宣传平台也十分普及，这些资料都应归档管理。其中，院报院刊等刊物的发行有一定的周期性，比如每月或每季度一期，且发行前经过校对和编审，是宣传档案稳定并且质量较高的来源。

（三）医院外部各类媒体的宣传报道。为了加大宣传力度，医院还经常借助报纸、电视、广播、外部网络和新媒体平台等媒介进行宣传报道，这些宣传材料类型丰富，而且较内部宣传资料更加客观、新颖，是宣传档案不可或缺的一部分。

二、宣传档案的类型

（一）文书档案。来源于各类宣传稿件、报刊杂志及刊登的文章、活动文字记录等传统纸质资料，还包括科普专栏资料等，是宣传档案的主要类型。

（二）声像档案。各类宣传活动、广播电视的报道和专家访谈等产生的视频、音频、照片等声像资料经过整理形成声像宣传档案。

（三）网络档案。当今社会已经进入网络时代，网络凭借着信息量大、传播速度快、内容活泼的优势成为最受欢迎的媒体。基层医院审时度势，充分发挥医院自有的网站、微博、微信公众号和外部网站和网络媒体中进行宣传和科普医疗知识，在网络中生成的各类资料就成为了网络档案。

三、宣传档案的功能和作用

第一，宣传档案具有真实性、可靠性、生动性等特点，能够为医院的文化建设提供新思路，也为医院编写院史、各类宣传画册提供重要的史实材料，是大事记的重要和有益补充。我院为纪念建院60周年编写了《春华秋实60载》画册，其中部分内容来自于对宣传档案文字与图片资料的提取和汇总。第二，宣传档案是各项业务工作的重要客观佐证。例如，2016年5月，我院新院区的建成使用受到了省、市、区级十多家媒体的关注和宣传报道，而该项目定为“区十大民生工程”之一被列入政府工作的考核目标，“媒体宣传报道”是指标之一，医院宣传档案的翔实记录使该指标成功得分。第三，宣传档案的正面性和积极性对员工有巨大的教育价值，影响着整个医院的精神面貌，有利于激发职工工作热情，增强凝聚力。第四，宣传档案也为开展宣传队伍人员的培训提供了良好的素材和参考资料，促进了宣传工作水平的提升。此外，征文、演讲、比赛等的优秀文章和医务工作者的工作体会与感悟均可集结成册，可对外树立正面形象、对内鼓舞员工士气。

四、对基层医院宣传档案管理的体会和做法

（一）提高档案管理人员的专业素质。为了做好宣传档案的管理工作，最好由熟悉宣传工作的管理人员来负责宣传档案的收集、整理，尽可能做到全面、翔实、系统。基层医院行政部门工作人员往往身兼多职，档案及宣传工作一般由办公室管理，甚至同一人负责，为此，医院应培养复合型人才，开展定期的规范化的职业道德、专业基础理论与技能、信息技术、现代化管理方法等的培训，更好地适应档案管理信息化建设和医院发展各阶段的需要和要求。档案管理人员还要加强工作的使命感和责任感，充分认识宣传档案对医院管理和发展的重要作用，充分占有和收集尽可能多的资料，经过甄别，保留有价值的资料归档管理。此外，对于业务科室形成的档案资料，宣传档案管理人员应变被动接受为主动上门收集资料。

（二）增强资料形成部门和相关人员的档案意识。向从事稿件撰写、宣传工作及其他一线工作人员进行档案重要性的宣传，加强档案意识，使他们认识到不仅要把医院宣传出去，也要把资料保存下来，使各项资料得以完整保留和科学保管，发挥最大的价值。

（三）加强档案制度建设。宣传档案应建立相应的管理制度，明确资料的处理流程和要求，规定归档资料的内容和范围，促进相关部门的分工与合作，加强交流和沟通，共同促进宣传档案资料的收集、整理、保管和利用的顺利进行。

（四）发挥档案利用和宣传工作的相互促进作用。进行宣传档案的研究和学习，可促进宣传工作水平的提高。我院每年举办的通讯员和信息报送培训班，大部分课程都来自于对宣传档案的分析和讲解。此外，在医院各重大活动，如医院新址落成启用仪式、教学医院挂牌、60周年庆典等活动的筹备组织阶段，宣传工作人员主动查找并借鉴参考以往宣传工作资料， 拟定宣传计划，部署相关工作，甚至可以提前撰写稿件提纲，提升宣传工作的效率和效果。

同时，宣传档案的有效利用，又会增强工作人员对资料的收集和归档意识，形成档案管理和利用的良性循环。

（五）实施现代化信息管理和利用。除了文书档案外，宣传档案要尽可能保留电子文档，利用信息技术开展全方位利用。我院根据就诊患者和求职应聘人员来院前在医院网站浏览信息、了解医院情况的习惯，在网站开辟专栏，汇总各媒体对医院的文字、图片、音频视频报道资料，标明媒体名称、时间、版面、采编者等信息并进行展示。

（六）宣传档案管理的几点做法。纸质档案：以我院为例，医院每季度发行一期院报，并不定期编印各类宣传手册、画册等等，可以年度为单位，建立档案目录并归档。其他报刊杂志等纸质媒体的报道和图片，每年汇总成册，建立卷宗总目录，标注刊登媒体名称、时间、作者、版面等信息。医院内部撰写的原始稿件无论是否刊登在媒体上均分类并做归档管理。声像档案：图片档案每次活动可挑出一张或几张，冲印后归入照片档案卷宗，标明卷内的目录，包括照片号、活动主题、时间，设立分目录，主要有照片号、时间、地点、人物、摄影者。电子档案：文字、图片、音频、视频宣传资料均可建立电子档案，方便存储、查找和使用。

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