学校档案管理现代化的现状与对策

章雷芬

【摘要】本文重点对学校档案管理现代化的现状进行重点阐述，并根据当前实际情况制定了解决问题的对策。

【关键词】高校；档案管理现代化；现状；对策

学校档案管理的重点是增强学校信息资源的管理，促进学校和社会共同发展。随着信息科技化和社会资源化的发展，加强学校档案管理现代化发展对于完善学校档案管理制度，促进档案管理发展具有重大实际意义，本文针对当前学校档案管理现代化的现状进行了详细分析，现综述如下。

一、学校档案管理现代化发展过程中存在的问题

（一）档案管理人员素质不高。现在很多学校的档案管理人员不是档案管理专业出身的，档案管理人员由于素质不高，缺少专业培训，所以对学校档案管理现代化的意识淡薄，认为档案管理就是对学生、教职工的基本档案信息进行整理、存档、信息检索等就是档案现代化管理，有的则认为对纸质信息进行计算机电子管理就是档案管理现代化了，这些因素都导致学校档案管理现代化工作开展不畅，效率极低。加上这些管理人员一般都身兼多职，导致档案管理人员队伍整体素质参差不齐，出现很多有的懂计算机但对档案管理理论和实践不熟悉等现象，有的则计算机知识和管理知识都很缺乏。

（二）缺乏统一的档案管理现代化标准。由于各个学校购置的计算机和工作软件都不一样，所以对自己学校的档案现代化管理的标准也是不一样的。有的学校为了节约管理成本和经济资源，一般会倾向于购置经济实惠的工作软件，但是这种类型的软件工作性能很低。有的学校经济宽裕则会舍得花高价购置性能好的软件。最终计算机性能的不同所配套使用的软件也会不一样，大大降低了档案管理的通用性，对于学校档案和人才中心及其他单位之间的信息交换是非常不利的，部分档案数据的资源共享也是很难实现的，长此以往，这对于校园档案管理现代化系统标准化管理的制定也是非常不利的。除此之外，有的学校虽购置了高性能的管理软件和计算机，但没有投入使用，在一定程度上这对我国学校档案管理现代化发展也是一种制约。

（三）档案管理现代化工作基础薄弱。学校的文书纸质档案管理工作是档案现代化管理的基础，学校相应工作人员在制作电子文档的过程中相应人员已经对文件进行格式标准化梳理等前处理了，所以对档案管理的工作管理实施了规范。但是学校在具体执行工作时，一些领导和工作人员的主观性等因素会使得档案管理随意性加大，这样就会导致不标准、不规范的文件大量出现，这在一定程度上给管理人员的数据检索和录入增加难度并降低了其准确性，对于档案管理软件的开发和优化是非常不利的。由于学校档案管理现代化基础工作薄弱导致档案材料的收集、归类、编排等多环节工作繁琐性加大，影响了信息检索和利用及档案的现代化管理，对于学校档案现代化管理的发展和建设是具有一定制约性的。

二、学校档案管理现代化的优化对策

（一）提高学校档案现代化管理人员的综合素质。随着学校档案现代化建设和发展力度的增大，学校档案现代化管理对管理人员的要求和综合素质越来越高。一方面要增加对专业档案管理人员的培训力度，培训方式要符合全方位、多元化等基本培训要求。学校同时也要定期对其进行考核，不断丰富他们的档案管理理论和管理经验。同时学校也要有意识地选拔全能型管理人才，使管理人员同时具备计算机技能和管理经验，不断优化档案现代化管理人员的知识结构和组织结构，促进学校档案现代化管理人员综合素质的提高和学校档案现代化管理效率。

（二）对档案管理现代化实行统一管理。首先，应该对学校档案现代化管理采购使用的计算机系统和软件进行统一，保障数据信息操作管理与操作系统配套统一，方便学校可以有效地对档案进行现代化管理。另外不同学校之间的一些基本管理數据程序信息要实现共享，有利于各个学校在第一时间能掌握最新最全的动态信息。需要大家密切关注的是在实现数据信息共享的时候也要做好档案私密数据信息的安全力度，防止其他不法分子盗取学校学生、教职工的档案信息。

（三）加强档案管理基础工作管理。针对学校档案现代化管理基础工作薄弱的情况，一方面学校要优化档案、文书互相脱节的管理模式，加强对大对电子档案数据库的完善和软件更新，减少不必要的经济损失与浪费，全力发展现代化档案管理系统。针对行文文件过程，学校档案管理机构要将档案前后管理工作紧密联系起来。虽然档案内容无法更改但是可以通过技术对学生、教职工的姓名、密级、时间、问号等信息进行著录，结合数据来编制检索工具。另外还可以通过计算机来分析档案的内容和主题，对内容进行标识。加强档案管理基础工作不仅能简化档案现代化管理程序，同时还能提高档案信息的查准率和查全率，对于学校档案现代化管理的程序性、规范性发展具有重大实际意义。

三、结语

学校档案现代化管理现状不是一天两天能够改善的，针对上文中学校档案管理现代化发展过程中存在的档案管理人员素质不高、缺乏统一的档案管理现代化标准、档案管理现代化工作基础薄弱等问题，笔者结合实际情况制定了相应的对策，随着我国电子信息网络技术和档案管理制度的不断完善，相信不久的将来，我国学校档案管理现代化建设也会走向新的高度。

【参考文献】

[1]宋月红.探析中职学校档案管理的现代化建设相关对策[J]. 科技展望， 2015（13）.

[2]孙军颖.学校档案信息化建设现状以及对策建议[J].才智， 2016（16）.