学校档案管理存在的问题和对策

杨贝戈

【摘要】本文主要针对学校档案管理中存在的问题进行分析，并且提出相关优化对策，希望给予学校档案管理工作以参考和借鉴。

【关键词】学校；档案管理；问题；对策；分析

档案主要是学校在日常工作、教研活动、教学实践以及教学管理中形成的文字说明、统计数据、统计表格以及其他载体的资料，是学校管理、教学以及教育的重要记录。同时，档案还是学校进行教育评估的关键依据，如果没有档案，评估就无法有序开展。因此，在新时期，对学校档案管理进行分析和探究，对提高学校管理水平以及教学质量具有关键意义。

一、当前学校档案管理中出现的主要问题

（一）管理机制尚不完善。当前，很多学校没有充分意识到档案管理的关键性，学校领导对档案管理缺乏支持和重视，档案部门的设备以及人员配备难以获得保证，很多学校员工认为，档案部门是可有可无的部门，因此在人员配备以及设备配备方面比较落后，管理机制尚不完善。

（二）学校职工档案意识较弱。当前，很多学校职工档案意识较弱，甚至一些档案管理者没有认识到档案的关键性，工作态度并不积极主动，得过且过，在整理以及收集档案的过程中，工作不到位，档案质量低、材料不齐全。一些教师虽然工作出色，日常做了很多工作，但是在教育评估时，却无法拿出证明成绩的材料，或者材料不完整、杂乱无章，无法用于建档使用。

（三）管理人员变动频繁。当前，从事档案管理的人员基本为兼职，由于本职工作繁重，对待档案工作缺乏热情和积极性，在兼职一段时间后，不愿意再兼职，学校只能频繁换人，进而导致档案管理总是处于不停换人的状态，管理质量难以提高，经常出现例如档案保管不妥善、档案资料整理不及时、查阅借阅不登记、档案随意乱拿乱翻的情况。上述现象的频繁发生，导致档案材料损坏丢失、档案整理不规范，归档质量较低等问题，在迎接教育评估和教学督导的时候，只能东拼西凑、弄虚作假应付检查。

二、优化学校档案管理的相关对策

（一）加强学校领导的思想认识。学校领导一定要给予档案管理以充分的重视，加强思想认识，校级领导的重视是优化档案管理的关键保证。管理人员要加强与领导的联系，并且争取领导对工作的支持和理解，让领导充分认识到档案管理对学校发展的关键性，并且将其纳入到学校的管理制度、学校规划以及学校计划中，做好验收工作、总结工作、检查工作以及布置工作，加大对办公条件以及管理经费的资金投入，提高管理人员的工薪待遇，改善工作环境。同时，学校还要健全管理制度，明确管理人员的具体职责，规定档案的使用、管理以及建设等内容，尤其是做好档案的交接工作，杜绝出现因为管理人员变动而导致档案丢失、损坏的情况。

（二）教师要积极配合管理工作。学校要加强对广大教师的宣传和教育，强化教师的档案意识，并且将其纳入到评估体系中，让学校教师从行动上以及思想上配合档案管理的各项工作，进而保证档案管理工作的有序开展。教育评估不仅同学校发展息息相关，更与教师的未来发展和切身利益具有直接关系，因此，学校要向教师讲清楚其中的利害关系，进而激发教师积极主动地参与到档案管理中。在参与过程中，教师可以深刻体验到档案工作的关键性，进而提高档案意识，在日常教学中自觉整理和收集档案材料，交由档案部门统一保管，方便日后的查阅和使用。

（三）档案管理要实现科学化和制度化。学校要对档案管理进行严格的监督，进而促进管理工作实现规范化、科学化以及制度化。同时，学校还要以教育评估为指南，规范声像档案、业务档案、学籍档案以及教学档案的管理，设置专职管理人员，通过技能培训以及专业知识培训，保证管理人员具备相应的管理能力和水平。学校还要制定具体管理细则以及相关制度，对档案的归档原则、保管期限以及归档范围制定明确要求，对管理人员提出具体的工作要求和工作目标，以制度为动力，确保相关资料的安全以及长期保存。

（四）保证档案管理的完整性以及连续性。当前，很多学校积压了多年资料并没有归档，导致档案管理缺乏完整性和连续性。档案管理对学校长期发展具有直接影响，涉及全校教师和学生的利益，因此，学校一定要重视这项工作，建立以及完善长期管理机制，确保档案管理的完整性以及连续性。例如，教学改革实验课题由于周期较长，学校一定要做好每学年、每学期的报告工作，并且主動收集相关资料，保证实验报告归档的连续性，同时，对本学年以及本学期的大事、要事记录，要做到善始善终、有头有尾，杜绝有计划但没有总结、有部署但没有检查的情况出现。

（五）做好档案编研工作。档案管理的主要任务是有效地、全面地、准确地、及时地为使用者提供档案服务，而编研工作是确保完成这一任务的重要保障，学校要给予编研工作以充分的重视。在教学评估中，组织相应的物力和人力，根据评估相关要求，编辑课程资料、课题研究、德育论文集、教学论文集、教学反思集、教学制度以及教学章程等资料。同时，编研工作要具备针对性，要充分满足教师以及学生对档案的需求，针对使用者和评估内容对主题档案进行归类，避免主题游离、材料混杂的情况出现。管理人员还要保证编辑数据可靠、内容翔实，对于无法立即核实的问题，要进行注解说明，碰到不熟悉的领域，要立即请教专业人员提供建议、补充信息，保证编研工作的高效完成。

（六）强化人员服务意识。档案管理一定要顺应时代发展，树立服务意识。在传统的档案管理中，管理人员很少开展主动服务，这不利于发挥档案的功能。因此，新时代下，学校一定要强化人员的服务意识，不能按照自己的思维、理解以及认识去保管、整理以及收集档案，更不能为了方便省事、凭空捏造，一定要树立为教学、为学校服务的意识，为教育评估提供真实可靠的档案资料，创新以及改进服务时效、服务过程、服务策略、服务手段、服务方式、资源基础、服务主体、服务目的以及服务理念。

三、结语

总而言之，档案管理是学校管理工作的关键组成环节，因此一定要做好档案的归档、整理以及收集工作，树立服务意识，充分发挥档案的功能和价值。同时，管理人员要充分熟悉档案资料，提高档案归档以及收集的质量，提高自身的专业能力和综合素质，对档案的利用信息进行分析和研究，发现工作中的缺陷，以科学和严谨的态度对待档案管理工作，提高档案管理的质量和水平，进而促进档案发挥功能，确保学校健康以及稳定地发展。