高速公路工程档案管理探讨

钟 媚

高速公路工程档案管理探讨

钟 媚

（广东省南粤交通仁博高速公路管理中心 广东韶关 512000）

本文对高速公路工程的档案管理工作的现状进行分析，对其存在问题进行总结，同时有针对性地提出了重视高速公路工程档案管理工作、提高管理人员专业知识，强化档案整理效率、加强高速公路工程档案管理质量监督、推广信息化和自动化档案管理等建议，为类似问题提供参考。

高速公路；档案管理；存在问题；建议

高速公路工程档案属于高速公路质量管理的一个重要组成部分，作为施工管理、竣工验收、检验工程质量的重凭证，因此做好工程程档案管理工作，可以为高速公路项目的建设、使用和养护工作提供准确、真实的依据。一般来说，高速公路工程档案是建设过程的真实反映。它包括开工、竣工和复工申请和批准文件，单位工程和各分部分项工程的施工组织设计、施工原始记录、隐蔽工程记录、工程质量检查、检测、验收和相关记录和报告，竣工图表等。总之，完整的高速公路工程档案包括了提出项目建议、可行性研究、规划设计、地点选择、材料准备、工程施工、竣工验收等全过程的资料和技术文件。

一、高速公路工程档案管理现状分析

（一）涉及单位多，档案记录时间长。

整个完整的高速公路工程建设项目，往往要牵涉到政府部门、投资单位、勘察设计单位、建设施工单位、运营使用单位、监理监督单位。从决策，设计、施工到最后竣工，每一个阶段都会产生大量的原始记录，到后期便会形成数量庞大的档案，涉及到上述过程的方方面面。另外档案记录时间是伴随整个项目的整一个周期，往往一个工程项目从项目立项、勘察设计、招标确定施工监理单位、工程施工、交工验收、试运营到最后竣工验收，一般最少要两年左右时间。

（二）载体多样化，数字化管理。

高速公路工程档案除了传统的纸质文件以外，其载体形式多样，有图纸、照片、录音、录像、磁盘、光盘和其他高科技存储介质。目前在高速公路工程中的设计、施工、管理、维护等各项工作中都不同程度地采用了大量先进的信息管理技术，在不同的的工作环节和管理阶段，形成的档案对新时期路桥建设工程档案管理提出了更高的要求。

（三）不重视档案管理工作

许多高速公路工程建设参与各方都认为建设进度控制和质量控制和成本控制是重中之重，往往因此忽略了资料管理和档案管理工作，从而出现档案工作滞后的现象。许多工程为保证竣工验收通过，临时收集资料，导致档案管理的不科学和不准确。许多档案管理人员有只的懂档案管理不懂高速公路工程的相关专业知识，有的具有工程建设方面的专业特长，却缺少档案技术知识。导致档案归集收档质量不高。档案管理部门对高速公路工程建设竣工形成的材料缺乏严格的审核，甚至出现材料和工程不吻合的现象，使工程档案的记录作用大大降低，为日后的维修养护造成不便。

二、相关建议

（一）重视高速公路工程档案管理工作

明确工程项目档案管理的各方职责，将档案管理内容列入相关职能部门的职责范围，加强监督和过程管理。对工程档案和资料形成定期检查机制，采取措施避免施工时不形成资料或形成资料不及时整理的现象，将资料的遗漏补缺现象制止在初期。施工质量检查的同时，把档案资料的收集、整理、归档工作作为主要的考核内容，在每个阶段考核中开展专项检查评比，并且纳入绩效考核。在工程施工阶段，组织专业人员编制建没项目具体实施情况的《高速公路竣工文件编制办法》，明确档案资料的收集、整理内容和质量要求，档案材料的组卷方法与要求，制定案卷的编制、编目、装订、保管等方面的详尽规定。对档案资料在形成过程中的填写质量要求和完整齐缺进行有效控制。通过制定和落实管理办法，统一标准要求，为施工和监理单位的资料收集提供指导性的文件。要健全档案工作人员网络计划职责，明确负责范围；健全档案资料流向网络，避免由于人员调动、变更。人走档案丢的现象出现，从而保证档案管理的质量；在工程建设过程中，时刻有对口的部门和专人负责工程建设资料的收集、整理，对建设过程中有关数据的变化要及时调整，保证档案资料的真实性和原始性。

（二）提高管理人员专业知识，强化档案整理效率

应定期开展高速公路工程档案管理人员的业务学习和业务考核，使其突破旧的管理概念和固有的模式，学习和掌握新的管理方法。培训工作应放在工程开工阶段进行，并作为路桥建设工程档案工作的重点和突破口。通过积极参与高速公路设工程档案管理的各项活动，在实践中锻炼、提高自身的业务素质和专业技能，使高速公路工程建设工程档案更好地服务于路桥建设建设的需要。通过对档案管理人员的业务能力和素质培训，提高其档案意识，明确其档案管理分工职责使其主动参与项目档案的管理与控制。

（三）加强高速公路工程档案管理质量监督

要求高速公路工程建设工程档案达到准确和完整，档案管理人员或相关项目职能部门必须从工程伊始，严把质量关，主动了解工程项目进展情况，主动配合参建单位，深入现场调查研究，对工程档案工作实行全过程的跟踪，同时积极督促配合设计、施工、监理、质监等部门对工程档案的真实性、准确性进行严格把关。在工程竣工验收时，严格执行有关的法律、法规。档案行政管理部门还要按照相关竣工验收等规定及国家法律法规，认真做好分类、归档、装订、编号、编目等各个环节的工作。这就要求主管部门加强档案业务跟踪技术咨询服务，建立深入监督指导服务的机制，把监督检查指导工作贯穿于建设工程的全过程，才能有效提高建档归档质量。主管部门还应主动介入，加强与项目相关单位的沟通，统一行业项目档案管理规范，争取与项目主管部门达成共识，建立一个切实可行的重点建设项目档案工作监督体系。

（四）改善高速档案室软硬件的配置，推广信息化和自动化档案管理

通过购置如高清照相机、现代化扫描仪和档案管理专用软件等提高管理手段的技术含量，通过数字化的手段，应用先进的信息技术，将传统形成的不同载体档案数字化，实现档案存储介质多样化，信息存储实现网络化，可以有效改善档案管理环境。在软硬件建设逐步完善的基础上，要尝试和推动档案管理信息化和现代化。运用信息资源管理理论和先进的电脑网络技术手段，最大程度上开发和利用档案，服务于交通事业和社会其他部门。

将现代化的科技应用于档案管理，提高档案的利用效果和管理质量。利用微缩技术解决图纸保管问题；建立起规范化、可共享的路桥建设档案基础数据库，有效地实现数据的链接与整合，为档案信息的共享提供资源保障。积极推进电子档案管理、档案网上查询服务，使高速公路工程档案更好地得到保管和利用。充分利用信息化管理，推动档案工作的持续发展。充分研究路桥建设档案在不同阶段的信息管理特点，有针对性地应用先进的信息技术对不同阶段形成的不同载体、不同类别数据进行科学管理。有效地实现数据的链接与整合，实现档案数据的有效利用共享。不断提高高速公路工程档案管理人员的信息化技术水平，以适应档案信息化、科学化发展的需要，使档案信息化与办公自动化同步发展。

三、结语

综上所述，建立一套完整的高速公路工程档案，对高速公路工程的科学管理具有重要意义。在整个项目周期内形成的高速公路工程档案汇总建设项目各种技术资料、验收文件等，其真实记录整个项目施工和管理的详细情况，为后期的维修养护和扩建改造工程提供不少技术指标，因此必须想方设法做好档案管理工作。

[1]付巧彬，浅谈高速公路工程档案管理，华东公路，2005．5

钟媚（1987-），女，湖南新邵人，大学本科，从事高速公路档案管理工作

TU723

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1007-6344（2017）03-0179-01