浅谈铁路企业如何做好档案管理工作

高红燕

【摘 要】铁路企业档案管理是铁路企业管理工作的重要组成部分，为使其更好地为铁路企业运输生产、经营发展服务，对档案管理工作进行研究使必要的，论文从四个方面对如何做好档案管理工作进行了论述。

【Abstract】The archives management of railway enterprises is an important part of the management of railway enterprises. In order to make it better for railway enterprises to transport production and operation， it is the problem that archives management should consider. In this paper ，how to do well the archives management work was discussed from four aspects .

【关键词】铁路；档案；管理

【Keywords】railway archives； management

【中图分类号】G275 【文献标志码】A 【文章编号】1673-1069（2017）03-0134-02

1 引言

档案是人类活动的真实记录，铁路企业档案是铁路企业在运输、生产、经营、研发和管理活动中形成的具有保存价值的各种载体形式的记录，包括铁路运输、生产技术、基本建设、科学研究、设备仪器、铁路标准、计划统计、经营销售、物资供应、财务管理、劳动工资、教育卫生和党、政、工、团工作等方面的档案。它记录和积累了铁路企业发展历史进程，能够为铁路企业安全运输、生产经营决策、转型发展和参与市场竞争提供依据，是企业知识资产和信息资源的重要组成部分，反映了铁路企业运输生产活动历程，在铁路发展历史传承方面发挥着特殊的作用。

2 增强责任感，加强档案资源体系建设

档案管理工作是企业管理工作的一部分，是提高企业管理工作水平和质量效益的条件，在企业生存发展中发挥着重要的基础作用。作为企业档案管理人员，一是要具备高度的工作责任感，良好的工作素养，恪守职业道德，保守工作秘密，要本着“对历史负责、为现实服务、替未来着想”的精神，尽心尽责做好本职工作。二是要树立“大资源观”，做到应归尽归，应收尽收，确保各门类档案收集齐全完整。加强特色档案资源建设，重点收集具有铁路行业特点和铁路企业重大活动的档案，特别是声像、实物档案，不断丰富和充实特色、专题档案馆藏，构建覆盖各系统、门类齐全、内容丰富、载体多样的档案资源体系，以不断丰富和优化馆藏，打造档案信息竞争的新优势。三是增强工作的主动性和敏锐性，进一步拓宽档案收集渠道，制定征集工作规划和实施方案，除正常收集外，深入到各部门和车间，寻求散落的宝贵档案，对珍贵的、有意义的档案资料予以征集、购买，根据实际情况和需要，扩大档案收集范围，分批次、有组织、有计划地开展对各种档案的接收工作，不断充实、丰富馆藏，实现由单一化接收向多元化收集的转变。四是利用现有馆藏，主动地开展深层次的加工，做好档案信息资源开发工作，编撰全宗介绍、大事记、专题概要、重要会议简介、重大活动简介等检索工具，充分发挥档案的凭证和参考作用。

3 加强队伍建设，提升档案人员业务素质

2014年，中央办公厅和国务院办公厅下发了《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》，文件要求加快提高档案干部队伍素质的步伐。档案管理人员的业务素质和理论水平在档案管理工作中起着举足轻重的作用。随着铁路档案管理设备的更新换代，档案种类和载体的多样化，档案管理工作面临着新形势、新变化、新问题，应不断提高档案管理队伍的业务水平、管理能力等方面的素质，努力打造一支业务精、水平高、能力强、作风硬的高素质队伍。

为了使档案工作人员能够适应档案管理工作的需要：一是要建立档案人员继续教育制度，建立约束和激励机制，激发档案管理人员参加业务学习的积极性和主动性。二是培训内容要与实践相结合。按照“学做结合，按需设科，重视实效”的要求，遵守学以致用的原则，全面系统学习档案专业知识及档案管理各项规章制度和標准，“知之愈明，则行之愈笃；行之愈笃，则知之益明”，理论学习之后要进行各门类和各种载体档案的收集、整理、编目、保管、提供利用等方面的实务操作，通过学中干，干中学，以提高档案人员的专业水平和业务技能。三是要加强相关学科知识的学习。随着铁路企业创新发展、转型升级的深入和计算机技术的快速发展，档案管理面临着许多亟待解决的问题，诸如档案数量越来越大，现有的管理方法和手段已不能满足保管和提供利用的需求，因此要加强对档案管理人员计算机、信息技术、档案软件等学科的培训和学习，使其成为集计算机管理、信息管理、档案管理知识为一体的综合型人才。[1]

4 健全制度建设，确保档案管理工作规范化

铁路企业档案管理制度是规范和推动铁路企业档案管理工作有效运行的基础和前提，是企业规章制度的重要组成部分，是铁路企业市场化转型、创新发展的依据和手段。

一是要建立铁路企业档案集中统一管理的模式。铁路企业要建立党政统一领导、档案部门归口负责、各部门共同参与的档案管理三级网络，明确档案工作的分管领导和具体负责部门，配齐各项设施设备，实施档案集中统一管理，确保档案的完整性和系统性，为档案的查阅利用和档案信息资源的开发奠定良好的基础。二是建立健全档案管理各项规章制度和岗位职责。应以《档案法》为依据，结合铁路行业特点，建立档案立卷归档制度、保管制度、利用制度、统计制度、鉴定销毁制度、保密制度、档案安全应急制度、档案工作流程和岗位职责等，确保档案管理的制度化、标准化、规范化。三是建立档案验收制度。档案验收是推进档案管理规范化的重要途径，是提高档案专业化管理水平的有效载体。首先制定档案验收标准，提出档案资源、信息化、安全三大体系建设的具体要求，其次明确档案机构、队伍、制度建设的具体内容，使各级档案人员对自己的工作目标做到了然于心。在验收过程中，通过查阅档案台账和现场查验相结合的形式，对各级基层单位档案管理工作进行平推检查验收。验收结束后，要根据验收结果，对各单位档案工作质量进行综合评价，排队通报，对档案管理工作的特色做法和典型经验进行总结、推广，以不断提升基层单位档案管理水平。

5 创新服务理念和形式，做好档案提供利用工作

提供利用是建立和发展档案事业的根本目的和中心任务，是档案自身价值得以实现的手段，积极开展档案利用工作，为铁路企业各项工作服务，是铁路企业档案管理工作的方向。

为做好档案利用工作，一是要坚持“以服务促发展，用作为换支持”的理念，在档案提供利用服务上下功夫，增强档案价值意识，制定科学、合理、周全的服务政策和机制，完善利用程序，改进借阅形式，做到“一站式”服务，最大限度地满足利用者需求，更好地为铁路企业运输生产和职工服务。二是要树立正确的、全新的档案服务意识，深化档案开发利用工作，找准档案工作服务的最佳切入点，进一步拓宽服务领域和渠道，充分整合档案资源，编写具有“存史、资政、育人”作用的档案编研成果，全方位、深层次、高效率地为铁路企业各项工作提供服务。三是变被动服务为主动服务，根据企业各部门和车间实际需要，提前谋划，提早准备，为企业领导决策提供参谋服务，服务企业文化建设和各方面工作，充分发挥馆藏档案的作用，使档案部门成为职工教育的基地。四是围绕“国际档案日”开展形式多样、内容丰富的宣传活动。通过制作宣传板报、发放宣传品、举办展览等多种形式，集中统一开展主题鲜明、形式多样、内容丰富的档案宣传活动，向领导干部和职工集中进行宣传，展示档案工作，营造浓厚氛围，引导他们了解档案知识，增强档案意识，重视档案工作，通过提供利用服务，引发他们以各种方式提供线索和捐赠档案，从而使档案部门和职工之间形成一种互动模式，使领导和广大职工进一步认识到档案的价值和档案管理工作的重要性，为档案工作的发展创造良好条件。

6 结语

铁路企业档案作为企业的无形资产，在企业深化改革、转型发展、结构调整和经济提质增效的决策和实施中发挥着重要的作用，因此，铁路企业应从以上几个方面做好档案管理工作，实现档案管理的制度化、规范化、科学化，加大开发和利用力度，以实现档案价值的最大化。

【参考文献】

【1】李柳兰.在新形势下做好铁路企业档案管理工作的问题及对策分析[J].人才资源开发，2016（10）：182.