高职院校学籍档案管理改革研究

霍奇道

（无锡工艺职业技术学院 江苏·宜兴 214206）

高职院校学籍档案管理改革研究

霍奇道

（无锡工艺职业技术学院 江苏·宜兴 214206）

教育体制的不断改革，对高职院校的学籍档案管理工作提出了新的要求。高职院校的学籍档案管理区别于其他档案管理，具有自身的独特性。管理好高职院校的学籍档案，关系着整个学校的管理水平的提升，也关系着教育教学改革的深化，关系着教育质量和人才的培养。所以，必须采取一系列措施，加强高职院校学籍档案管理，促进高职院校学籍档案管理工作改革创新不断发展。

高职院校；学籍；管理；改革

随着教育改革的深入和发展，教育体制也面临着巨大改变，高职院校的管理也在不断更新和提高。高职院校学籍档案管理作为管理工作的一部分，也应相应的进行改革。学籍档案是反映学生基本情况的重要载体，随着高职院校的改革发展，学籍档案的作用更是日益凸显。所以，要进一步强化高职院校的学籍档案管理工作，使其满足高职院校教学、科研等工作的需求，优化学生的管理对策，促进学生的成长成才和院校的进一步发展。

一、高职院校学籍管理的特征和意义

（一）高职院校学籍管理的特征

高职院校学生的学籍档案记录了学生从入学到毕业期间的各个方面学习情况，包括各科成绩、奖惩情况、参加活动情况、特长兴趣、爱好特长、身体情况等，集中反映了高职院校学生的整体素质，是学生在校期间的全面评价。相比其他类型的档案，学籍档案具有不同的特征特点：

1.周期长。

学籍档案作为反映学生学习经历的重要资料，记录了从学生一入学到就读，再到毕业各个时期的学习情况，是学生德智体美劳的各方面素质的体现，也是学生学习的一个周期的体现。学籍档案与学生的学习周期相一致，且每个周期都存在着内在关联，是有针对性制定学生管理目标的重要依据。

2.不集中。

学籍区别于其他档案，并不是集中成册的，而是分散存在于院校的不同部门，花名册、奖惩材料、学籍册、毕业材料、实习手册、就业协议、入团入党材料分散在学生处、教务处、就业指导中心、党委组织部等，同时，形成时间也较分散，只有在学生毕业的时候，才会集中整理入档，所以，保证这期间材料的完整性是档案管理人员的应当注意的。

3.保密性强

高职院校的学生学籍档案中记录了学生的各种资料，属于学生的个人隐私，这些资料都是不予公开的，一旦流失就给学生及家人造成不必要的麻烦，所以学籍档案管理人员必须认真负责，严格要求自己。

（二）高职院校学籍管理的意义

高职院校教学管理工作中的学籍管理是一项十分重要的工作，是党的教育路线方针政策的践行，也是维护学校教学秩序、深化学院教学研究、探索高职院校教学规律、优化教学管理方法的重要手段和途径。高职院校重视学籍管理，对规范学院学籍管理，乃至于对院校整体的教学管理及教学改革都具有重要意义。

二、高职院校学籍管理存在问题

随着教学改革的不断推进，高职院校的教学管理得到发展，取得了一定成绩，但是就目前学籍管理的情况看，学籍管理还存在着一些亟待解决的问题。

首先，学籍档案自身管理复杂。学生学籍档案因为其自身的管理特点，具有一定的特殊性，学籍档案中包含了学生从入学开始以及入学之前的所有信息，而且周期性变化太大，给管理带来一定的复杂性，特别是随着电子化程度的加强，也对相关管理人员提出了要求。

其次，高职院校学籍管理的制度不健全。虽然，高职院校在教育改革的过程中不断发展和壮大，其各项规章制度也在不断健全，但是，在学籍档案的管理上却缺少一个科学的、合理的、统一的，同时又切合实际的规章制度。很多高职院校还在沿用之前的方法和手段，缺乏规范的指导，在归档管理、保密保管等方面无章可循，比较散乱和随意，如：在时间编排上比较混乱，缺乏一定的编排标准，容易造成错误和失误。另外，在组卷和装订上也缺乏规范。

最后，缺乏素质过硬的学籍管理人员。随着信息技术的不断发展，高职院校的档案管理进入了网络化、现代化、电子化管理阶段，与之前的纸质材料有了很大的区别，不再是人工的、机械的对档案资料的保管与整理，而是有针对性的，积极主动地开发和利用档案信息。但是当前大部分高职院校的学籍管理人员，都缺乏相应的档案管理培训，缺乏与时俱进的意识和素质，不能够成为学校参谋管理的智囊，不能够主动提升学籍管理的能力，专业技能不过关，管理意识不过关，科学管理知识缺乏。加之学院学籍管理的领导重视程度不够，一定程度上限制了高职院校学籍管理水平的提升和优化。

三、高职院校学籍管理改革的对策措施

（一）以抓住学籍档案特点为根本，创新学籍档案管理手段

学生学籍档案具有较强的特殊性和复杂性，而且关系到学校教学水平和管理水平的提高，所以学校的领导要对这项工作更加重视，有了学校领导的重视，相关管理人员才会对这项工作更加重视。首先，要加强对学籍档案管理工作的认识，认识到学籍档案的特点和意义，在此基础上有针对性的开展工作。其次，要加大经费投入，在资金上给予支持。可以在硬件设施上进行优化，“兵欲善其事，必先利其器”，要想在管理手段上有所提升，就必须在在硬件设施上跟得上。再次，要对学籍档案管理有政策上的倾斜。要在学院领导的重视下，给予学籍档案管理相关的政策支持，对学生学籍管理人员一定的优待，提高管理人员的主动性、积极性和创造性。

另外，要重视创新高职院校的学生学籍档案的管理方法，为学籍档案选择更加科学的分类方法，对学籍档案进行准确的归类、归档，促进学籍档案的有序整理，同时也便于日后查询相关资料信息。

（二）以健全学籍档案规章为重点，规范学籍档案管理制度

一是建立健全学籍档案管理的工作制度。按照国家相关规定，积极制定高职院校学生学籍档案管理制度，是该项工作有章可循。如制定 《学籍档案保管制度》、《学籍档案归档制度》、《档案管理人员培训制度》、《学籍档案保密制度》等，通过严格的档案管理制度，规范档案管理的各项程序，努力提高档案管理水平。

二是加强学籍档案管理规章制度的宣传与学习。学生的学籍档案影响着学生走入社会的求职就业，影响着学生的成长成才，科学管理学生学籍档案，并有针对性地分析学生的个性特点，对其进行相关的引导，对学生的健康成长具有重要的积极作用。要充分加强对学籍档案管理的宣传力度，使广大师生和员工树立起正确的档案意识，定期组织相关人员认真学习各项学籍档案管理规章，确保学籍档案走向科学化和现代化。

三是进一步发挥学籍档案管理的监督和制约机制。当前，由于高职院校的管理不到位，没有发挥学籍档案管理的监督作用，产生了一些档案造假、档案缺失等现象，使一些档案存在问题的学生也顺利毕业。实际上，要想扭转不良学风，必须强化对学生的监督，对违反学校规定，存在旷课、作弊、犯罪等，没有达到毕业要求的学生，绝对不能“松口”，要严格按照有关的学籍管理规定严肃处理，不合格的学生不能给毕业证，以此提高毕业生的质量和素质，同时也进一步提升学校的学习风气和氛围，对此，学院的相关部门必须统一思想，共同承担起这项责任。

（三）以培养专职管理人才为关键，推进学籍档案管理信息化

科技发展日新月异，高职院校管理要创新机制，提高技术，特别是加强学生学籍档案的网络化、现代化管理。这要求努力提高学籍管理人员的素质，提高对学籍管理的认识，认真学习各项档案管理的规章制度，同时，积极学习档案管理的技能和方法，从学籍档案的形成、开发、积累、管理每个环节下功夫，完成这项技术性和专业性都很强的工作。所以，要高度重视高职院校学生学籍档案管理队伍建设，一是管理人员思想政治教育。教育档案管理人员努力学习党的方针、路线、政策，使管理人员树立正确的人生观和价值观，增强管理人员爱岗敬业的意识，组织学习档案法律法规和规章。二是要加强对管理人员的业务培训。对学籍档案管理的知识进行培训，特别是对学籍档案的电子化计算机管理系统进行培训，使管理人员熟练掌握相关技术，合理运用网站技术，提高学生学籍档案的管理效率。网络信息化的建设，能够将将档案管理做活，简化程序，提高其合理性和科学性，管理人员素质也会相应得到提高。三是学校要努力创造条件，落实相关待遇，加强对学籍管理人员的奖惩，对品质好、业务精的优秀人员进行奖励，对违规违纪的管理人员要加大惩处力度。学院领导要主动关心和激励学籍档案管理人员，增强其责任感，提高其工作积极性、创造性和主动性。

结语：

总之，高职院校学籍档案管理工作是有关学院管理的一项重要工作，涉及学生个人、院校、社会等多方面的利益。学籍档案中记录了学生从入学到毕业的方方面面，关系到学生就业、提干、晋级、考核各方面。但是，目前高职院校学生学籍档案管理还存在着一些问题，如学籍档案本身的复杂性、高职院校学籍管理的制度不健全、缺乏素质过硬的学籍管理人员，所以要积极进行学生学籍档案改革，以抓住学籍档案特点为根本、创新学籍档案管理手段，以健全学籍档案规章为重点、加强学籍档案管理规章制度的宣传与学习，以培养专职管理人才为关键、推进学籍档案管理信息化，只有充分运用科学管理方法、管理技术、管理手段，多管齐下，综合运用多种手段，健全学籍档案的建设和管理，充分开发和利用学籍档案的信息资源，使高职院校学籍档案工作适应教育改革，满足院校、社会以及个人的发展需求，促进高职院校学籍档案工作的改革创新。

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责任编辑：周圣强

审 稿 人：王 文

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1009-8534（2017）03-0083-02

霍奇道，无锡工艺职业技术学院馆员，硕士。