浅析科研类项目档案归档一般方法

高顺英+陈元坤

摘 要：近年来，水产科研类项目、课题越来越多，收集、整理项目档案和归档却五花八门，影响了验收结题率。本文以我所承担的应用开发类项目《大鳍鳠规模化繁、养殖关键技术及中试研究项目》为例，浅析科研类项目档案归档的一般方法。

关键词：科研类；项目档案；归档方法

科研类项目档案是科研院所在发展科技事业中形成的重要档案资料，是引领科研发展、创新科研事业的宝贵资源。科研类项目档案是指在科研活动中承担的项目、课题和其管理全过程形成的原始的有价值的历史记录，包括项目、课题的提出、立项、审批、设计、招投标、施工、监理及竣工验收等各阶段中的文字材料、计算材料、实验数据、图纸、图表、照片、声像、电子等各种载体形式的科技文件材料。

近年来，我所申报和承建项目、课题越来越多，包括省部级、市级和区级和与高校企业合作实施各类建设项目、科研课题等数十项。其中，2016年完成验收的省部级项目有5项、区级合作课题结题的7项、自立课题结题15项，待结题验收的2项和正在实施建设项目11项。我所科研项目建设繁多，其归档办法没有接受专业培训，归档五花八门，在科研项目的归档和验收时总有那么一两个小问题，要么是项目实施过程中不注意搜集相关资料，或资料准备仓促，验收结题时存在档案资料不全、不齐等缺点，影响了项目验收和档案归档。为了进一步提高科研类项目的验收结题率，提高项目档案管理水平，本文就以我所承担的市科委应用开发类项目《大鳍鳠规模化繁、养殖关键技术及中试研究项目》为例，浅析科研类项目档案归档的一般方法，以此指导我所科研类项目归档管理工作，提高科研类项目的结题验收率和归档率，确保科研类项目档案的完整、准确、系统和安全，以此提高项目档案的利用开发率，促进水产科研事业又快又好发展。

1 项目简介

《大鳍鳠规模化繁、养殖关键技术及中试研究项目》是我所2013年申报的市科委应用开发类项目，经过2年的研究、实施，现已完成了项目研发全过程的科技材料的收集、整理，顺利通过专家组验收，荣获专利受理书和科研成果证书，并已初步完成项目档案的分类、组卷、编目等归档工作。以此为例，具有科研类项目档案归档的集中代表性，浅析科研类项目类档案归档的一般方法。

2 科研类项目档案管理责任

项目立项申请后，建立项目档案工作领导责任制和相关人员的岗位责任制，将项目档案管理与项目课题实施同步进行，纳入其计划管理、项目管理和成果管理等的整个科研活动中，实行建档工作和科研工作“四同步”管理，负责在实施项目过程中同步收集科研项目档案，为整理档案、验收项目作好准备。

“四同步”管理即：①下达科研计划任务与提出科研文件材料的归档要求同步②检查科研计划进度与检查科研文件材料形成情况同步③验收、鉴定科研成果与验收、鉴定科研档案材料同步④科研成果上报登记和评审奖励以及科技人员晋级考核与档案部门出具归档情况证明材料同步。

3 科研类项目档案整理一般方法

科研类项目档案按照项目和档案的验收要求整理档案，依据科技文件形成的先后顺序，结合内容和重要程度进行排列，做到结构严密，系统条理，层次清楚，主次分明。其一般方法是：

1.项目编报通知。

2.项目任务书或实施方案（电子版本纸质化）

其中包含条款细项：项目主要技术指标和研究内容考核指标项目主要学术骨干④项目主要技术骨干⑤项目实施月计划及验收计划⑥经费预算⑦各方主体责任约定及知识产权归属⑧任务书签订（协议或合同）。

3.下达立项计划书（项目及资金下达通知书）。

4.项目绩效考评材料（项目实施总结，一般项目5套、重点项目一式6套）。

包含：项目管理组织架构图项目简介项目管理、资金管理有关制度④项目财务支出明细账目⑤项目进展情况⑥项目执行情况自评估报告⑦其他需要补充材料。

5.项目验收申请。

包含：项目验收申请表项目验收会议通知项目验收会议专家签到册④项目验收专家组专家意见⑤项目结题证书⑤项目论文发表⑥项目专利申请书或项目专利申请受理通知书。

6.验收结题材料（一般项目5套、重点项目一式6套）。

包含：驗收结题申请书项目立项申请书项目预算申报书④项目任务书⑤项目自评估报告⑥项目工作总结⑦项目技术总结⑧论文发表⑨专利申请或受理书⑩财务核算资料。

7.科技成果登记申请。

包含：科技成果登记表科技查新报告科技成果评价报告④科技成果证书⑤科技成果完成人证书。

4 科研类项目档案归档入卷

按档案规范要求，科研类项目档案亦遵循相关要求，产生的所有电子版本、图片文字材料等统一用A4纸打印，需图样清晰、文字排列整齐美观，页面整洁，四周留有空格，左测要留出2.5公分的装订线，不得乱画和污损，不得在正文上修改。遵循科研类项目材料的自然形成规律，保持科技文件材料的成套性，以项目（课题）为单位，组合成一个或若干个卷盒。

5 科研类项目档案移交

科研类项目档案整理完毕后由承担项目科室移交给档案室归档，造具移交清单一式2份，移交、接交、监交手续齐备完善双方签字后各保存一份备查，以备科技档案利用、开发。

参考文献

[1]《中华人民共和国档案法》

[2]《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）

[3]《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822—2000）