浅谈青河县地税局档案管理工作

哈米达?巴扎尔别克

做好档案管理是地税工作的一项重要内容，是提高税收征管水平的重要保障，是落实机关保密工作的重要抓手。青河县地税局将档案管理工作作为一项重要的、日常的、长期的工作来抓，档案管理工作得到有效提升，但是，税务档案管理工作中还存在一些问题，如何做好地税档案工作，探讨如下：

1 青河县地税局档案管理工作基本情况

青河县地税局2012年1月7日挂牌成立，当时的青河地税明显的特点是人员少，而且大部分干部为新进年轻干部，刚胜任地税工作，没工作经验。刚成立不久的青河县地税局受客观办公环境和人员素质的影响没有配备档案工作人员，对档案收集与归档管理缺乏经验，但该局局领导深知档案工作对税收征管工作的重要性，从2013年开始高度重视档案管理工作，配备档案专干并积极参加地税系统和县、地区档案局安排的各项培训，派送档案员到福海县地税局学习，采取各种措施提升档案管理员素质并逐步规范了该局档案管理工作。2014年地区地税局配备专门档案管理人员至该局进行了教学，进一步提高了该局档案管理人员的档案管理意识能力和档案管理的水平，使该局的档案管理更加规范，为创建自治区特级标准为目标全局上下稳步冲刺。

由于该局领导档案意识强，重视和支持档案工作，舍得花气力狠抓档案基础工作建设，对档案室设备也加大了资金的投入，配备了密集架、防虫剂、温湿度计等设备，这些都是档案长期保存必不可少的设备，使档案管理工作不断向规范化、标准化方向发展。该局、同时坚持与时俱进，努力探索和实践税务档案管理的新思路、新举措、新办法，从加强档案的监督指导、整合资源和数字化管理等方面都取得了一定成效，均通过自治区、地区档案局的组织验收。截至2016年6月止，共整理归档文书档案2012件、行政会计档案196卷、税收会计档案1395卷、照片档案322张、实物档案12个。并依据该局实际情况撰写了青河县地方税务局大事记、组织机构沿革、全宗介绍、基础数字汇集，重要文件汇编等编研资料。档案管理队伍不断充实，目前共有兼职档案员6人。档案室均做到存档库、阅览室、办公室三室分设，档案工作的软硬件建设近几年不断得到加强。

2 档案管理存在的问题

（一）思想不重视，档案管理意识单薄。上到领导下到档案管理人员档案意识单薄，对档案和档案信息化建设工作认识不到位，在软硬件配置和档案人员的配备上未做长期考虑，有的单位档案员兼职过多，工作繁重，精力分散，造成档案工作人员工作相对被动，缺乏对档案及档案管理相关知识的了解，简单地认为档案管理工作可有可无。因而不能充分认识到档案事业在社会发展中的战略作用和实际意义。

（二）档案信息化程度不高，检索工具较为单一，不利于档案利用。档案工作人员更多注重的是档案的保管而不是利用，没有很好的履行档案服务义务。档案管理多数停留在组织建设、设施设备、业务建设等基础阶段，档案的开发利用和现代化建设存在应付了事的现象。档案工作人员的编研水平和信息资源开发利用水平不高，没法使档案的重要性体现出来。档案信息化程度不高，检索工具较为单一，导致了档案利用效果难以最大限度地服务于税收工作实际。

（三）档案结构单一，管理责任不明，人为割裂了各门类档案间的内在联系。许多基层档案室基本上是文书档案归档较为齐全，而反映税收征管实际的税收征管档案资料在质量、规模上有所欠缺。从总体上来说，现存的税收征管档案还不够完整，在一定程度上难以实现档案利用者的多种需求，如科技档案、实物档案、声像档案等则不注重日常收集整理，未形成统一和规范标准，个别单位还停留在只是简单、散乱的封存状态。

（四）重教育培训，轻培训效果，档案培训目的和效果不对等。档案管理工作是一项专业性技术性较强的工作，各单位普遍重视档案人员的培训学习，上级单位和档案管理部门每年也都会组织开展档案培训，但缺乏激励竞争机制和自该提高意识。档案继续教育未与档案人员的取证、使用、考核切实有效地挂钩，对受教育者起不到激励作用，缺乏“该要学”的内在动力，缺少学习的紧迫感和自该提高的意识。

3 做好档案管理工作的建议

（一）提高档案管理人员的素质，转变档案管理传统观念，实现档案管理科学化。一是强化档案管理意识，作为档案管理工作者，应看到自身素质与新形势对档案工作需要的差距，以时不该待的精神状态抓紧自身的学习提高，尽快使自己成为合格的档案工作者。随着设备的更新和引进，档案管理部门既要注重引进具有丰富档案专业知识和实践经验，精通业务的各种人才，又要注意引进相关学科的专门人才，合理调整档案工作者的专业结构、年龄结构和知识结构。同时还应该提高档案管理工作的服务意识，以提高档案管理工作的质量。二是充分利用电视、报刊杂志及档案信息网等宣传媒体，宣传税务档案的有关法律法规和信息，进一步提升全社会的税务档案意识，使税务档案管理工作的开展有一个良好的舆论氛围。

（二）加强对档案的开发和利用，为税收工作提供保障。档案管理不是单纯的将资料和档案进行收集，而是在有用的时候，这些档案和资料能够被更好的利用，为税收部门保存更多重要的材料。首先要帮助档案用户增强档案信息的接收和利用能力，档案信息的接收和利用能力是指人们对档案信息的收集、整理、加工、利用等工作实践的本领，档案信息的接收和利用能力因人而异，与个人的文化水平、知识结构、工作性质、实践条件等因素密切相关，对用户接收与利用能力的分析研究，有助于档案工作者根据档案用户的具体情况，通过适当途径，采取有效措施，帮助档案用户增强接收与利用能力，提高档案利用效率。建立与档案指导部门、档案兄弟单位的业务联系，通过实地参观、电话交流等多种途径开展业务探讨，交流借鉴档案管理经验，努力实现档案管理工作综合效益的最大化。

（三）逐步完善档案管理机制。为使档案信息资源不流失，要建立健全档案管理制度，有了规章制度的规范和约束，才能保证档案工作合理化的实施开展，这也是档案管理工作顺利进行的保证。依据《中华人民共和国档案法》、《档案实施办法》、《档案管理办法》、《不归档文件销毁办法》等相关法律法规的规定，打造一套符合地税系统实际的档案法律法规，将档案管理制度正式纳入日常管理制度，明确管理档案的部门或人员。建立健全档案工作的各项制度，依据制度对有关科室进行档案目录汇集和使用调控，确保档案完整、准确和安全。办公室档案管理人员对档案管理的主要环节要照章管理，并纳入机关管理运行程序，这样有利于文件材料的形成、积累、管理、归档有序进行，从而切实把档案管理纳入绩效管理，同时，建立配合管理制度，稳固执行力的“问责制”“聘任制”、“考评制”等各种激励机制，确保档案收集及时、完整，档案充分有效利用。

（四）加强档案人员实施教育培训，使培训收到事半功倍的效果。加强师资和教材建设，由于接受教育培训的学习者大都是处于档案管理、科研第一线的在职人员，因此教育培训要求理论联系实际，学以致用，既要反映当前新知识、新方法、新内容，具有理论性和先进性，又要切合实际情况，具有针对性和实用性。要达到这一点，一要有高水平的師资，二要有高质量的教材。同时要注重探索办班培训的新形式、新途径，灵活组织安排，提高实效性，档案业务培训是职业化培训，必须杜绝学而无用的形式主义，改变过去“突击式”、“填鸭式”等僵化的教学方法。要充分利用好各种培训资源，采取行之有效的培训方式，使培训收到事半功倍的效果。