做好会计档案管理工作的研究与探讨

摘 要：在工作中健全完善的档案管理，不仅仅只是记录了本单位的发展历程，它还具有一定的历史价值，它不但能指导单位以后发展的方向，还能够反映单位的所有经济活动现状，为以后科学的决策提供有价值的信息以及后续的发展提供依据和参考。中国现今的会计档案管理工作也得到了快速的发展，逐步走向信息化，人性化，健全化。但是与国外相比它还有很多的不足，这就需要我们通过学习不断规范化，完整化。本文就做好会计档案管理工作进行了探讨。

关键词：会计；档案管理；工作

随着社会的进步，人们对会计档案管理更加重视，它在工作中扮演的角色也越来越重要，对于它的管理要求也在不断地提高，在会计业务中档案的管理十分重要是不可缺少的一部分。但是现今它存在很多的问题，在完善加强档案管理的道路上，还有很多难题需要去克服。为了解决这些问题我们需要从多方面去努力，如对人员进行培训提高其综合素质，完善会计档案管理制度，建立现代化信息管理平台，健全会计档案管理基础设施建设等，采取多种方法来加强它的管理。

1 加强会计档案管理的重要性

会计档案是单位在运行的过程中而产生的会计资料。当单位处于正常运行状态的时候，伴随着资金的运行就会产生会计凭证、会计账目、各种报表以相关的资料。由于会计档案可以直接反映单位运行中经济运行和财政运行状况，所以，要对单位的运行情况有所了解，就要以会计档案资料为参考依据。会计档案中是会计运行的真实记录，所记录的内容真实、准确而可靠。会计档案是会计工作的原始记录，作为会计凭证的可参考依据，还可以为事业单位的发展提供决策依据。从单位财产保护的角度而言，会计档案对单位的财产以及国家的财产都起到一定的保护作用。从国家的角度而言，会计档案是对会计工作中所产生的数据信息进行汇总，可以对国家的经济运行情况和社会发展情况进行考核，从而对国家的未来发展决策提供可参考依据。从事业单位的角度而言，会计档案信息都属于是原始资料，记录了单位发展进程中的资金运行情况，据此而将会计工作的监督管理方案制定出来。每一个单位都要履行纳税的义务，同时国家财政上也需要通过税收补充资金。所以，对于事业单位的运行情况，会计档案管理还起到了单位运行情况的监督作用，针对单位中所存在的经济运行起到一定的监督作用。特别是单位中所存在的经济问题，可以通过参考单位档案资料就可以查找出来，有助于有效地控制经济犯罪问题，以保证单位的利益和国家的利益。

2 会计档案管理中存在的问题

2.1 对会计档案管理的重要性认识不足

许多部门只重视会计工作，而不重视会计档案的管理工作，导致会计工作与会计档案管理相脱节，造成会计档案管理混乱。

2.2 会计档案管理人员的综合素质有待提高

部分单位的会计工作人员未经过正规培训，不懂得操作规程，对归档范围和标准不明确，这样整理出来的会计档案达不到规范要求，更谈不上科学化管理。有的会计工作人员责任心不强，存在惰性思想，还有伪造、篡改、变换记录凭证、开假发票、建假账等违法行为，造成了会计信息失真，危害极大。

2.3 会计档案资料收集不完整

许多单位只重视收集会计凭证、会计账簿、报表等专业的资料归档，却忽视了会计文件材料和会计档案电子数据的收集，影响了会计档案的完整性。

2.4 保管期满的会计档案没有按照规定进行销毁

按照《档案法》和《会计档案管理办法规定》的规定，到期的会计档案应及时销毁，但是很多单位没有开展此项工作，其原因是不敢担当，“怕”字当头，几乎所有的领导都不愿意承担这个责任。另外，销毁会计档案是一项繁琐的工作，这也是到期不进行销毁的重要原因。

2.5 会计电算化管理不规范

实施会计电算化以来，会计档案拥有双重会计档案载体，即传统意义上的会计档案和计算机硬盘中的会计数据，以及其他磁性介质或光盘存储的会计数据等。许多单位对会计档案电子数据的收集和保管不符合要求，安全性不高。

3 提高会计档案的管理水平的对策

3.1 统一思想，加强领导，提高对档案工作重要性的认识

《档案实施办法》第五条规定：“机关、团体、企事业单位和其他组织应当加强对本单位档案工作的领导，保障档案工作依法开展。”《会计档案管理办法》第四条规定：“单位必须加强对会计档案管工作的领导，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防损坏、散失和泄密。”重视会计档案的管理工作，是一项严肃的法制行为。单位领导要加强对《档案法》《档案管理条例》的学习，提高认识，使会计档案管理工作逐步走向法制化、正规化。

3.2 加强对会计档案管理人员的全面培养，提高其综合素质

会计档案管理工作是会计业务和档案管理的综合体，如果只重视单方面工作是不够的，要求会计档案管理工作人员要具备会计专业知识，并对档案资料以专业化处理，以使得会计档案的服务功能得以充分发挥。当会计档案管理人员的培训工作落实到管理工作中，高度重视培训工作，以提高会计档案管理人员的素质和工作质量。会计人员要对会计档案管理工作能够做到熟练操作，对档案资料规范化整理。单位的管理人员要认真学习《档案法》以及《会计档案管理办法》，通过接受定期的培训后懂得相关规定，并能够在会计档案管理工作中发挥指导作用。比如，对于到期会计档案就要执行销毁程序。按照要求，会计档案到期销毁需要得到有关部门的确认，档案资料确实需要销毁的情况下，经过审核、批准后，要在管理人员的监督下进行会计档案资料的销毁工作。通常会档案中，需要销毁的档案以工资材料为主，诸如花名册、底册和工资台账等等，都需要按照规定执行销毁。对到期的会计档案进行销毁处理，可以使会计档案资料数量减少，工作人员的负重也会减轻，有助于提高会计档案管理质量。

3.3 按要求定期做好会计档案的鉴定和销毁工作

《会计档案管理办法》第十条对保管期满的会计档案的销毁程序作了明确规定。对于保管期满的会计档案，除了尚未结清的债务原始凭证和涉及未了事项的原始凭证要单独抽出立卷外，其余都应当销毁。作为档案管理和会计工作人员有责任和义务提醒单位领导遵循《会计档案管理办法》规定，及时按要求销毁到期的会计档案。

3.4 会计档案电算化管理的新要求

提高会计人员思想素质和计算机应用技能，完善硬件设施建设。在一定的时间间隔内，把计算机系统中的所有会计数据拷贝储存到磁性介质或光盘上，形成脱离于原计算机系统的会计档案。可采用双份备份法进行数据备份，并分别贴上标签注明形成的时间、操作人员姓名，存放于不同的地方，防止意外發生。保存时应远离磁场，注意防潮、防尘等，并定期检查，定期复制。

3.5 建立健全会计档案管理各项规章制度

单位应制定档案管理目标，明确会计档案的归档范围、保管期限、归档程序、整理方法、归档要求等。明确会计档案工作人员的工作职责，确保会计档案不丢失、不损坏、不泄密。可组织定期检查，制定奖惩制度，使会计档案管理有章可循。

4 结束语

社会的进步，市场的竞争力，人们的关注，让我们不得不注重会计档案管理工作，落实加强其管理是势在必行的。这样不仅可以记录公司的发展历程，还可以为以后的发展提供历史依据，帮助单位在残酷的竞争中站稳脚跟。如何提高单位的重视，完善会计档案管理的制度，培育高素质人才等，这一系列的问题都是我们现今急需解决的，这就需要单位领导人根据本公司的实际情况来进行调整和管理。

参考文献

[1]周晓萍.单位财务会计档案管理问题及对策[J].单位研究，2011（06）：50-51.

[2]王晶.加强会计档案管理充分发挥会计档案作用[J].现代经济信息，2011（22）：32；34.

作者简介

李薇（1980-），女，河南省安阳市汤阴县，本科，毕业于中央党校，助理馆员，研究方向：档案管理。