基建档案管理存在的问题及对策探析

摘 要：随着我国城市化进步与社会经济的发展，基础实施建设工程愈发受到政府与企业的重视，基础实施建设工程的良好运行离不开基建档案管理环节，基建档案管理水平与基建档案质量有着密切联系，基建档案管理工作除了具备专业的档案管理知识，还需熟练掌握基础建设工程的各个环节技术。当前我国基建档案管理方面仍存在一些问题，在实际执行过程中仍需进一步改善。本文通过分析我国基建档案管理存在的问题，根据问题提出改善建议与对策，对长久发展基础设施建设工程具有重要意义。

关键字：基础建设工程；档案管理；制度规范

1 前言

在进行基础设施工程建设过程中，基建档案管理工作占据重要组成部分，基建档案管理内容为基础设施建设过程中在立项审批、勘察设计、招投标、施工监管、竣工验收等各个环节以不同载体呈现的声像、图文等形式的资料信息。基建档案管理是工程建设的重要有机组合内容，其质量水平对工程建设质量有直接影响，因此，加强基建档案管理对于整个项目工程建设具有十分重要的作用。

2 基建档案在工程建设中的重要作用

基建档案记录了整个基建工程的建设过程，是工程建设与项目管理的真实反映，真实全面的记录的基础工程项目各方面信息资料，为工程事故原因及责任认定、工程竣工验工、日后管理维护、扩建修改等方面提出了详细的数据资料，具有准确性、综合性、真实性的特点。每个基础设施工程建设都会经过设计勘测、立项审批、招投标、施工监管、竣工验收等环节，基建档案管理的的工作便是真实记录这些环节并整理成相关文件资料。例如：在项目准备阶段有建设用地审批文件、招标文件、成本预算表、施工合同协议书、可行性方案研究等文件资料；施工阶段时有土地建设工程资料、设备安装工程资料、原材料质量检测表、施工日程表、试验文件等资料；在项目工程竣工验收阶段有竣工图标、施工日志、验收报告、预算核对表等图像及文字资料等，在项目建设过程中遇到问题还会有相关变更文件等，诸如此类的文件资料都是评析基础工程建设质量的重要依据。为提高居民生活水平，建设小康社会，我国基础设施建设项目正在逐年增加，因此亟需提高对基建档案管理重要性的认识，做好每一个环节的记录梳理工作，为基础设施项目顺利进行打好基础。

3 基建档案管理存在的问题

3.1 档案管理意识不强

由于基建工程与档案管理工作的专业性，因此需要具备一定专业技术和工程档案管理经验的人员负责该工作，随意派遣缺乏实际操作能力的人员执行管理工作会导致基建档案梳理资料不规范、收集信息不及时的后果。领导与档案负责人员没有充分认识到基建档案管理工作的重要性，档案管理职责没有落实到个人，管理工作出现疏漏难以追究责任。由于建设过程中工程队伍流动性大，会造成基建档案管理工作脱节严重的现象，相关部门缺乏沟通交流，使得档案记录缺乏准确性与实时性。

3.2 档案管理流程不规范

部分工程人员对檔案管理工作的重视度不高、延期归档工作等原因会导致基建项目部分环节资料整理出现纰漏，另一方基础项目工程建设由于搬迁、改建等不可抗因素导致部分环节档案资料缺失。部分档案管理人员只注重中后期施工监管与竣工验收时期的数据资料整理，而忽视了前期设计勘察、投标立项时的文件资料搜集，因此导致资料搜集不完善，前期资料缺失。

3.3 相关规章制度不健全

基建档案管理工作程序不规范，没有起到应有的监察、引导作用。在基建档案管理过程中，不按照档案管理标准规范的操作流程与规定，导致不符合标准的基建档案管理工作质量要求。由于项目工程参建单位较多，在进行档案管理工作时，各家单位的相关操作标准无法统一，例如归档格式不同、基建档案质量要求不一致等差异，为档案管理工作造成一定的困难。基建档案管理规章制度不健全，对现代管理形式缺乏一定的研究。

4 解决基建档案管理存在问题的相关对策

4.1 增强基建档案管理意识

在进行基建档案管理工作时，项目领导与工程人员应转变传统观念，确保基建工程档案管理工作朝向科学化、标准化、市场化发展。加强基建档案管理的宣传工作，确保工程人员认识到提高基建档案管理质量的重要性。各级领导与工程人员应达成共识，致力于提高基建档案管理水平。基建档案工作涉及建设单位、设计单位、施工单位、监理单位、档案行政管理部门等众多部门，单凭档案部门是无法完成工作的，努力争取各部门和领导的重视和配合，加强档案人员的工作积极性和责任感，使广大利用者逐步认识到档案和档案工作的必要性和唯一性。

4.2 完善基建档案管理制度

随着我国经济的发展与社会的进步，基础设施建设项目正在逐年增多，在这种背景下，基建档案管理工作应根据我国实际情况，借鉴参考国外先进的档案管理模式，建立现代基建档案管理模式，根据国际质量管理体系实行科学化、规范化、标准哗的管理方法。根据基建档案管理要求与基建工程项目特点，各单位应设立相应的档案管理部门，派遣专业的管理人员，明确各自职责，深化职能改革，加强各部门间的档案管理人员与工程人员的沟通与交流，建立健全基建档案管理网络体系。基建档案工作包括前期设计勘察、立项投标，中期的施工阶段与后期的竣工验收阶段相关资料档案整理工作，在进行各环节档案管理工作时，任务职责都应落实到个人，确保基建档案搜集齐全、归档及时。

4.3 健全档案管理的流程规范

基建档案是由施工文件、监察记录、基建档案、竣工图纸等资料组成的，做药基建档案资料的搜集、归档与验收工作十分重要。工程人员应按照基建档案管理流程进行整理工作，确保归档及时、搜集完备、保管安全、整理规范。基建档案从整理、组卷、编目到保管、利用都有其既定的规律，各参建单位要严格遵守操作规程履行各自的职责，统一基建档案管理标准和操作方法，同时保持档案资料有机联系，使其形成一个系统的、分类明确的整体。基建项目各环节的档案资料应按照不同类型进行搜集归类，严格按照档案管理的流程要求完成归档工作，对于工程周期较长的基建项目，应保证分段跟进档案管理工作。

4.4 健全和完善竣工图的管理流程

竣工图作为基建档案重要组成部分之一，对于基建档案管理起到一定的作用，应根据专业类型、工程环节进行分类编制，并附有详细的竣工图纸与编制说明，相关工作也人员应即使对照施工图纸进行更改，确保施工图纸与归档图纸一致，且施工图纸的修改与建设工程同步进行。

5 结语

基建档案能够真实反映基础设施建设工程的质量水平，是基建工程项目管理的重要有机组合部分，对整个项目工程建设起到直接的影响作用。随着经济的发展与社会的进步，基建工程项目愈发受到政府、企业的重视，因此基建档案管理应紧密联合技术发展的新要求，增强员工管理意识，完善基建档案管理制度，实现基建档案管理工作的重要价值，对于提高项目工程建设水平与发展和谐社会具有重要意义。

参考文献

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作者简介

雷苧（1989-），女，广西桂林资源县，本科，毕业于广西师范学院，初级教师资格；研究方向：档案管理。