加强信息化建设 发挥办公室职能作用

张红超

摘要：随着社会的不断发展，单位办公管理部门也逐渐得到了充分的重视。作为一个综合性的协调部门，它不仅能够对当前的行政工作起到帮助作用，也充分体现了当前工作形式。与传统的办公平台不同，现代化的办公室工作主要以信息建设为前提，以消息的分类为主导，以资料的收集、处理、反馈为首要方式的一种建设职能。因此，本文从加强办公室信息化建设的意义入手，对实际的构建内容进行分析。

关键词：信息化；办公室；职能

从本质上来讲，办公室的职能是综合性、全面性的。它主要是协调各部门之间的工作关系，为单位提供优质服务的一种形式。对于各级领导来讲，单位辦公化是必不可少的。对于下级员工来讲，它起到了沟通联络的作用。而办公室的常规管理工作就是“信息管理”。它不仅使单位部门间的联系性更加紧密，也提升了工作效率，为决策的民主化、准确化奠定了基础。

一、加强办公信息化的重要意义

（一）交流信息，通报工作

搞好服务是办公室工作的落脚点，它表现在日常生活中的各个环节，既能够对资料进行筛选，为领导的决策提供比较有价值的信息，又可以对基层工作人员进行监督，是单位工作的主要环节。而作为其特殊性意义之一，交流信息，通报工作是最重要的一点。信息的收集不管对于哪一单位都是极其关键的，它影响着人员的工作效率与质量。首先，信息是单位与外部市场之间的纽带。如果想要提升该单位在经济社会中的竞争力，赢得消费者的认可，就要及时的掌握最精准的决策报告，这样才能够为工作的部署提供有利条件。其次，在一个大的单位中，想要使得人员之间得到最佳的配合，信息的分享是必不可少的。尤其是在当前网络化、科技性的社会当中，它能够起到沟通交流与总结推动的作用。另外，办公信息化职能要从办公人员的行为入手，加强人员的技术性，做好监督，提升任务的落实性。最后，办公人员要注重工作中的每一个细节，立足于整体形势，在不脱离单位的办公主旨的情况下加大工作力度，能够做到不错过每一条有价值的信息，认真梳理。

（二）收集信息，提供高质量服务

不管是何种类型的工作，提供高质量的服务都是我们的最终目的，办公信息化建设更是如此。从本质上来讲，单位领导者要以信息为判断准则，作为具体的依据，同时它也是管理的基础与前提。信息资料是建立在客观事实上的整合形式，它不以任何人的意志为转移，是比较全面性的管理方式。办公人员不但要学会信息的分类，也要根据相关的性质，将其中的重点与难点加以区分，使决策者在观看的同时能够一目了然，充分把握好当前的工作要点与走向。当然，办公信息化建设工作也不是一蹴而就的，它是一个长期的管理过程。办公人员要能够分辨真伪，学会信息的挖掘与深化。

（三）做好宣传，树立形象

做好宣传，树立形象是每一个单位发展的立足点，也是其中的优势与特色所在。从某种程度上来说，单位的接收业务与销售市场不同，对自身的定位也不尽相同。办公室的建设也相当于单位的外联部门，有义务进行形象的宣传。在信息收集的最终阶段，工作人员要清晰的划分出单位的优势和特点，将这些鲜明的特征显示出来，并根据其中的内容作出相应的规划，对好的工作经验与形象进行宣传，通过与外界媒介的沟通，来使消费者看到一个完美的形象，得到他们的信任。同时，这种交流宣传也是促进单位和谐发展的重要前提，能够使工作人员拥有一个统一的目标。

二、做好办公室信息工作的内容

（一）做好资料管理工作

资料管理工作是办公室信息化建设的基础，也是单位发展的首要前提。它是以信息收集为主线，以信息整理为主要过程，以筛选信息为关键，以传递和应用为最终目的的资料管理方式。第一，办公管理人员要将资料信息分为有用和无用两种。在有用信息中进行程度区分，将关于市场的重点与热点进行整合，呈现在决策者的面前。第二，实现信息网络资源的全面化。信息收集应该以“网络”为主要平台，通过总体内容的筛选提取出高质量的服务内容。另外，要提高办公室人员的总体素质，定期的开展技能训练工作，使人人都能够灵活的运用相应的办公软件进行操纵。

（二）实现部门信息化

部门信息化是办公室职能发挥的关键，也是工作数字化、科技化的前提条件。第一，要利用信息化手段加强各部门之间的联系。例如：除了各部门之间的日常沟通外，单位也要构建整体的数字化平台。我们也可以将其称为单位的“内网”。在此平台下，员工不仅可以将自己整理的好的信息进行疏通，也能够畅所欲言，提出对单位的一些良好建议。另外，要加强办公室人员与部门之间的联系。单位可以在二者之间开创微信或者是qq交流平台，用于日常工作的整合以及优化。在此情况下，单位人员的工作效率也会进一步得到提升，从而创造更大的经济效益。

（三）会议筹备与烟酒招待采购

办公室信息是会议筹备的必要前提，也是工作顺利进行的保障。首先，办公室人员要根据会议的主体筹备好相关的研究材料，可以将内容输入到电脑中，以PPT的形式呈现出来，在内容划分的基础上提升工作效率。也可以将事先准备好的信息内容以纸质的形式打印出来，在会议中为工作人员分发，加强工作的联系性。其次，在烟酒招待采购方面，也是各单位的必要花销之一。办公室人员要加强信息化的相关投入，建立与外部市场的联系，寻找长期的合作单位，取得最佳的购入价格，实现配送与管理的一体化。

三、加强办公室信息化的建设和管理

随着社会的不断进步和改革，办公室管理工作需要在新形势下不断的优化办公管理体系，虽然会存在一些新问题，但是一定要积极的开拓创新，与时俱进，认真的履行岗位职责，努力加强办公室信息管理工作，更好的提升办公室信息服务水平，积极的发挥办公室综合管理职能，促进企业长远发展。

（一）领导重视

如何发挥办公室职能的关键是加强办公室信息化建设，加强办公室信息化工作的关键是领导的重视度，重视办公室的硬件配置，领导要给予资金支持，添置必要的硬件设施和配置。

（二）加强办公室信息人员队伍建设

要做好信息管理工作，就要加强信息人员的队伍建设，在人才的选用上要严格选拔，组织信息人员积极参加业务培训，不断的提升信息员的专业素质和技能，使信息员有良好的敬业精神，提高写作水平，提高业务技能。

（三）投入硬件设备

在辦公室信息化的建设中，加强硬件设备的投入，有利于工作的有效开展，同时也要加强对硬件设备的日常维护。

（四）办公自动化的建设

在办公室信息化管理中，要合理的运用办公自动化手段，领导要严格要求办公人员学会使用办公自动化操作系统，积极的做好电子公文运行的管理，有效的提高工作效率。

（五）提高信息工作质量

信息的质量是信息的关键，没有质量的信息是没有任何意义的，要提高信息的质量，就要严格的加强信息收集的严谨性，对信息的整理也必须严格规范。同时要及时给领导反馈信息，由于领导决策的依据就是信息，领导在做任何决策时，都要进行合理化处理，所以要求信息员反馈给领导的信息要准确和及时，这样才能使领导的决策在实施过程中有效的控制，从而提高了领导决策的有效性、合理性和科学性。

（六）加强对办公室人员的自身素质建设

加强办公室人员的政治学习，不断的提升办公室人员的政治思想素质和道德素质，组织开展业务知识学习，提升问题的分析能力。

（七）搞好工作作风

办公室信息员要学会调查研究、深入实践、了解情况，善于捕捉信息，对发生的情况和问题要做好正确判断，把收集的准确信息汇报给领导，信息可以包括员工的心态和工作单位的一些实际情况，为领导的决策提供有价值的信息，促进单位更好的发展，同时有效的发挥了办公室职能。

四、结语

综上所述，本文从两个方面作为着手点，首先讨论了加强办公室信息化的作用和意义。其次，从单位本身出发，对办公信息化构建内容予以分析。从而得出：新时期下办公室的信息化职能至关重要。它不仅能够使各部门之间的联系性加强，提升工作效率。也为相应的决策提供了民主化信息，促进单位的可持续发展，为信息服务水平的提升奠定良好基础。

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