探析档案信息化建设的重要性及管理对策

黄悦芝

摘要：无纸化办公已经成为当前办公的主要形式，在相关技术的影响下，单位在文件签收、催发等过程中的工作方式被进一步优化，有效满足了办公自动化管理的要求。档案管理是办公管理的重点，也是信息技术主要的应用方向，不仅简化了档案管理的应用方向，还显著提高了档案管理效率。由此可判断，将信息技术应用到档案管理中具有重要意义。

关键词：档案；信息化建设；对策

一、档案管理信息化建设原则

所谓档案信息化，就是档案管理模式从以面向档案实体管理保管为重点，向以档案实体的数字化信息这种主要形式向企业以及社会提供服务为重心的转变过程。这样一来，不仅可以使档案本身的原则不发生改变，还可以实现资源共享、档案信息社会化的目的。信息化建设必须依靠一些正确的基本原则，而主要信息化建设的主要原则有以下几项：（1）实用性原则。只有信息化的建设以实用性作为基本原则，才就能够保证业务能够更加规范化，工作更加有效率；（2）安全性原则。在信息化的建设中，安全性也是極其重要的一个环节。因此我们必须要提高计算机软件信息的加密机制，此外还要建立信息防火墙来对重要信息资源权限进行管理，保证操作的合理性；（3）可靠性原则。在使用信息资源中要对所有信息用户的权限进行分级，除此之外还要及时地进行信息数据的备份；（4）易用性原则。信息系统的设计要以实用、易用、简单作为宗旨。系统使用人员不需经过培训，便可灵活、方便地使用，使办公方式真正的自动化；（ 5）先进规范原则。使用先进、成熟的计算机硬软件技术，在使用OA 与Internet /Intranet 技术之前，就必须充分对其的可继承性、可扩展性与可伸缩性进行考虑，延长其生命周期及提高其技术含量。

二、档案信息化建设的重要性

档案资源作为当前企业的宝贵财富之一，档案资源如何有效管理及利用，如何更好的为企业提供服务，档案信息化建设是势不可挡的。档案信息化的重要性体现在以下几点：（1）档案信息化使档案存贮无限化。充分利用电子空间的无限性，为数据库无纸化创造契机；（2）档案信息化使档案的检索和使用更便捷。电子智能化检索速度快、效率高、范围广，同时还可采用电子加密技术对档案进行机密处理；（3）提高档案的运行效率。档案信息化使档案信息更加形象、直观，大限度地提高档案利用率，并节省储存空间、人力和财力资源，同时又保障了档案的安全备份，可极大限度地提高档案的运行效率；（4）实现档案信息资源共享。档案信息资源主要体现在档案信息的系统性、有效性和完整性，其目的是进一步扩大档案资源的利用范围，这是档案信息顺应社会信息化发展的趋势所在。

三、档案信息化建设的现状

（一）企业管理人员档案信息化建设意识不强

在大多数的企业之中，企业管理人员没有彻底认清档案管理的重要性，仍传统的认为它只是文字工作，并没有真正意识到档案管理工作的重要意义，更不会把这项工作归结到企业的信息化发展规划当中，使得企业对于这项管理工作的重视程度不够，财力投资不足，造成了企业档案信息化的落后。

（二）档案管理软件缺乏统一性

由于计算机型号规格各异，各自开发软件不易兼容合并，制约了档案信息电子化进程。

（三）档案信息化建设尚无统一标准

档案信息化建设本阶段仅着眼于某个企业或某个专业系统，无法全面实施和推广统一标准，制约了档案信息化建设。

（四）档案管理人员现代技术水平偏低

目前档案管理人员不仅对自己工作的认识不健全，没明白建设档案信息化给企业所带来的巨大利益，也没能够真正认识到建设档案信息化对迈向现代化企业的重要意义，而且本身档案信息化建设技术水平偏低，也给档案信息化建设进程造成一定影响。

四、档案信息化管理对策研究

（一）健全优化档案管理制度

随着档案信息化程度的不断加深，从本质上改变了收集、保存信息的方式以及档案管理的模式。这就要求档案管理制度需要随着时代的变化而进行革新和完善。所谓无规矩不成方圆，加强档案管理的制度建设，才能使管理目标更加明确，使管理的流程更加高效、科学，从而使档案管理的信息化水平更上一层楼。档案管理人员要根据国家的法律法规，更新档案管理制度，创新档案管理体系，推进档案管理的目标与提高信息化水平的连接程度。

（二）树立档案信息意识，加强档案信息素质教育

档案管理人员是对档案进行科学管理的主要力量，他们的主观能动性在信息化的建设中起着关键性的作用。因此，对于档案管理人员而言，不仅需要树立档案信息化意识，还需提高业务素质，这样才能够尽心尽职的完成自己的工作任务，而不是死板的进行管理。加强档案信息素质教育，促使档案管理人员要从杂业型转向专业型。

（三）加大档案信息化建设投入

企业有时候为了发展，需要和国际进行接轨，因此，对于企业的档案管理而言也是一样的。为了使企业更好的发展，需要尽快完善档案信息化的相关工作，加大对其的资金投入，使企业的相关管理配置能够满足管理的需要，建设本企业的档案管理查询、存储和检索模式。此外，要尽量保证档案信息平台与企业数据平台保持联网，减少甚至是完全取代纸质档案，使得档案的管理不再出现纸质档案所带来的问题，真正的实现电子化管理模式，使企业的档案管理逐渐发展为企业的内部财富。对于企业的档案信息化建设需要成立专门的管理部门对其进行管理，同时，还要严格要求管理人员，不仅要定期接受技术培训，还需提高责任意识，使档案的管理工作真正得到落实，真正做到专业化、信息化的管理，实现信息资源之间的共享。

五、结束语

综上所知，档案管理信息化是企业适应社会发展的必然选择，同时也是企业需要长期坚持的一项工作，是提高社会服务能力所必不可少的手段。档案管理工作者要根据实际情况，实事求是的开展工作，明确工作目标并不断改进和完善档案管理制度，慢慢将传统的档案管理模式转变为符合时代特征的新的模式。

参考文献：

[1]侯芳.浅谈计算机技术在档案管理中的应用[J].电子制作，2013（13）.

[2]闫瑞凤.新形势下计算机技术在档案管理中的应用研究[J].福建电脑，2015（03）.