以制度化促基层档案管理工作迈上新台阶

2017-04-20 08:13卢先娥
祖国 2017年4期
关键词:制度化环境对策

卢先娥

摘要:对于个人、企业和事业单位、社会团体以及国家机关来说,档案是在从事各种活动时直接形成的一种历史性的记录材料。基层档案真实的记录和反映了基层单位在党政工团等各方面的工作活动,它是一种不可再生的财富,在我国的档案资源中占据了重要的地位。开展科学的基层档案管理工作有利于将基层单位内的业务或人事工作发展情况全面反映出来,也有利于对档案资源进行更好的开发和利用。

关键词:制度化 基层档案 管理 环境 对策

一、有利于对基层档案实施制度化管理的环境条件

(一)法制环境不断完善

近几年,我国逐渐为档案管理建立起一套比较完善的法规体系。其中最早制定的是《档案法》,随后又制定了5部档案相关的行政法规以及50部国务院部门的档案规章,并且各个地方也逐渐发布了地方性的档案法规。作为法规体系中重要的组成部分,这些法律法规对以制度化推进档案管理提出了新的要求。例如,《档案法》提出机关团体或者企事业单位内的档案机构应建立健全的管理制度来开展档案管理工作。《档案法实施办法》提出县级以上的地方政府应当为管辖范围内的档案事业制定相应的发展计划以及为档案工作制定规章制度。机关团体以及企事业单位内的档案机构应严格执行国家发布的相关法律法规与方针政策,对本单位内档案工作的规章制度加以完善。档案相关的法律法规逐渐完善给基层档案的制度化管理工作创造了有利的环境。

(二)工作标准有规可依

近年来,国家的档案局逐渐制定并出台了40多个工作规范,包括《档案工作基本术语》《档案著录规则》《档案编制规则》等等。与档案工作相关的国家标准也有10多个,包括《文书档案案卷格式》《档案分类标引规则》以及《文书档案案卷格式》等等。另外地方也制定了很多档案的工作规范与工作标准,为开展档案工作提供了科学的依据。例如,《电子文件归档与管理规范》《文书类电子文件数据方案》以及《公务电子邮件归档与管理规则》等规范和标准对如何接收和管理电子文件进行了明确。

(三)制度管理达成共识

随着我国法治进程的不断推进,实施制度化管理逐渐成为全体社会公民的愿望。以制度化推进基层档案管理工作有利于发挥出基层档案的整体优势,避免由于档案人员在能力与个性上的差异而对档案管理的工作质量产生影响。制定完善的规章制度可以让档案人员明确自身的职责,认认真真的完成自己的本职工作,推动基层档案事业更好发展。

二、以制度化推进基层档案管理工作的对策

(一)建立健全的制度体系

要以制度化来推动基层档案管理工作更好发展,就需要建立一套科学合理的规章制度,并将其传达到各个基层单位,让基层单位严格按照规章制度中的要求来对单位内的管理制度进行完善。这些制度应包括以下几方面:

1.关于档案资源的制度:(1)文件材料归档的制度。该制度主要用于明确文件的归档范围以及保管期限,让档案的形成者与收集者可以有所参照,这是核心制度。(2)下属机构缴送和备案档案目录的制度。该制度主要用于监督与指导所属机构内档案资源的建设工作。(3)重大活动的档案管理相关制度及照片声像的档案管理相关制度等,主要用于管理专项的档案资源。

2.关于档案利用的制度:(1)档案统计相关制度。将档案的保管、进出以及利用等多方面情况统计起来以供档案单位全面了解和掌握,为开展科学管理提供保障。(2)借阅制度。结合档案的机密等级来确定其具体的利用范围与审批手续。(3)档案开发与利用的规章制度。该制度主要用于保障档案得以合理利用。

3.关于档案安全的制度:(1)档案的安全防范与应急处置相关制度。人防、技防以及物防是安全防范相关制度的主要方面,应急处置相关制度的使用必须以简捷为主。(2)档案的保密管理相关制度。对于涉密的信息系统,应做好保密管理工作,防止在传输的过程中导致档案泄露。(3)档案的异地备份相关制度。对于重要的电子档案可以采取异地或异质备份的保管方式,确保重要档案的安全。(4)鉴定销毁相关制度。根据规定来建立鉴定与销毁小组,对超过保管期的部分档案进行定期鉴定,并将销毁的档案登记下来。

(二)强化配套工作,严格执行制度

1.加强制度的动态管理。各基层单位应当具有前瞻性和创新意识,在建立相关制度时保留一定的空间用于日后的修订和完善,并加以创新。在将制度落于实处的过程中,应时刻关注档案工作的环境变化与发展动态,以便及时修改和调整制度的内容。

2.建立完善的考核制度。通过考核可以全面了解规章制度的优缺点以及落实情况。建立相关制度有利于保障考核工作的规范化,考核指标的客观化。各基层单位应严格开展考核工作,不能流于形式,并建立相关档案来为考核工作提供依据。

3.严格实施问责制度。《档案违法违纪行为处分规定》中提出,对于工作中不负责任和没有严格遵守工作制度来使得档案被损毁或丢失的;对于应未建立档案的安全管理相关制度来使得档案出現安全事故的一些行为应当严厉追究责任,提高制度的约束力。

(三)做好宣传、引导与保障工作

对基层档案实施制度化管理需要得到领导的重视,发挥领导的带头作用。档案部门应定期将工作情况上报给领导,让领导全面深入的了解档案工作,消除某些领导对档案工作的偏见,充分认识到开展档案收集、整理以及保管等多项工作的积极意义,了解到开发和利用档案对促进整体工作发展的重要作用,从而对基层档案管理提高重视。

加强人才队伍的建设对推动基层档案的制度化管理具有一定的积极意义。基层单位应对档案的管理人员加强培训,让他们掌握丰富的档案管理相关知识和技能,学会对现代化的管理技术与手段进行灵活运用,从而提高他们的管理水平。基层单位还应制定严格的招聘制度,挑选出高素质的人员来为管理队伍注入新的活力。

三、结语

综上所述,对基层档案实施制度化管理是需要长期坚持的、复杂的工程。一方面,需要建立起完善的法规体系;另一方面,需要相关部门的大力配合,严格执行法律法规,认真开展管理工作,充分发挥出制度的积极作用,以促进基层档案管理工作进一步发展。

参考文献:

[1]规范化管理评估推动贵州省城建档案工作迈上新台阶[J].城建档案,2012,(04).

[2]田萌.更新档案管理理念,实现其科学化、制度化、规范化[J].法制与社会,2012,(31).

(作者单位:鄄城县卫生和计划生育局)

猜你喜欢
制度化环境对策
诊错因 知对策
长期锻炼创造体内抑癌环境
一种用于自主学习的虚拟仿真环境
不断推进生态文明制度化建设
对策
孕期远离容易致畸的环境
推动以案促改工作常态化、制度化
面对新高考的选择、困惑及对策
防治“老慢支”有对策
环境