讨论档案鉴定标准与档案法规及档案标准化关系

侯鑫

【摘要】我国档案鉴定理论在社会各界的关注下逐步形成。如何确保在实践过程中，档案鉴定工作真正得到重视。制定有关鉴定的指导性法律和章程，为我国档案鉴定工作实施提供有效的行政和法律保障，是档案界值得思考的一个重要问题。

【关键词】档案鉴定；价值；理论；标准；法规

近年来，由于档案进馆工作的发展，推动了档案鉴定工作。探析档案鉴定工作中，档案鉴定离不开档案鉴定理论与实践的结合与指导。档案鉴定标准在档案价值鉴定过程中的运用，以及档案法规对档案工作及档案鉴定工作的保障。

1.档案鉴定价值与实践

1.1 国际上，许多国家依照制度有组织地进行档案鉴定工作。档案鉴定标准是鉴定工作得以顺利进行的关键，是鉴定质量的重要保证。鉴定标准的确立，在鉴定工作中起着举足轻重的作用。我国的档案法典《中华人民共和国档案法》（以下简称“《档案法》”）第十五条规定：“鉴定档案保存价值的原则、保管期限的标准及销毁档案的程序和办法，由国家档案行政管理部门制定，禁止擅自销毁档案。”《档案法》第二章第十条第一款规定：“收集和接收本馆保管范围内对国家和社会有保存价值的档案。”

《中华人民共和国档案法实施办法》（以下简称“《办法》”）第十二条规定：“按照国家档案局关于文件材料归档的规定，应当立卷归档的材料由单位的文书或者业务机构收集齐全，并进行整理、立卷、定期交本单位档案机构或者档案工作人员集中管理。”条款中，明确规定应当立卷归档的材料，由单位的文书或者业务机构收集齐全并进行整理、立卷，定期交本单位的档案管理机构或者个人集中管理。然而，在工作实践中，归档单位和个人如文书、业务等管理部门，多是将文件、业务、基础建设等过程材料笼统地交档案室归档，将整理、立卷留给了档案管理人员，档案人员要对所归的材料自行进行甄别鉴定。档案人员所鉴定归档的材料，只能进行保管期限划分、认定真伪以及文件档案降密、解密，档案利用价值这一环节往往只能是“仁者见仁，智者见智”了。

然而，在一些单位，由于岗位的设定，人员编制有限。常常是一名档案人员所管理的档案项目不只是一项，有的甚至是四五项之多，档案人员业务素质成为衡量工作的标准。档案人员的业务水平有待提高，但是，有些单位档案人员自身的业务都得不到正常培训，更何谈对项目档案的管理培训？对于档案人员来讲，鉴定档案价值就成了一个很棘手的问题。通过实践，笔者认为，了解和掌握所管各个项目形成材料的过程，才能对档案鉴定工作有一个理性的认识。档案管理人员个人素质的提高，需要法规与制度的保障，档案人员定期培训应纳入执法检查的项目之中。

1.2 单一的移交鉴定，远远实现不了档案鉴定价值的需要。在与利用科技、基建等有关档案的业务人员探讨档案利用价值的过程中，管理者与利用者达成共识，档案应是在存储历史文献，档案室则是保管历史文献的存储地，档案的自身价值就是可利用性。

刘国能在《大档案呼唤大鉴定》一文中，指出：“所谓‘大档案鉴定，就是对各级各类文件档案的来源、内容、载体及其价值、真伪完好程度等所作出的鉴定认定。”它适用于文书处理、科技档案、基建档案。并且，还提出所谓“一次鉴定，多次复核”的观点。笔者认为，这完全符合档案实际工作的需要。“国有档案的范围是由国家档案局划定的，非国有档案的范围是由省级局划定的。”“档案保存的文件是否具有保存价值的判断，应该说，是各级档案保管机构鉴定工作的主要内容。”档案鉴定，就是对各级各类文件档案的来源、内容、载体及其价值、真伪、完好程度等所作出的鉴定认定。它贸穿于文书、科技、基建、声像及名人档案中。考察档案文件材料的现实利用价值及永久保存潜在文献价值的方法，最便捷的途径就是鉴定。陈忠海在《档案鉴定的理论与实践》一书中，提出五种档案鉴定工作考察档案的价值。这五种鉴定组织工作是：1.立卷鉴定；2.定期鉴定；3.销毁鉴定；4.开放鉴定；5.真伪鉴定。这五种“具体鉴定组织的档案鉴定工作，作为档案管理工作的六个重要组成部分之一，有着自己的特殊性和质的规定性”。

实际工作中，档案人员不但是档案的管理者，同时，还成为档案的鉴定者，档案鉴定的主体决定着档案的价值。档案人员应该是鉴定档案的主体，笔者认为，既然档案的价值属性是利用，就应围绕档案的利用价值来作鉴定。

首先，档案鉴定应分为三个阶段，在形成档案之前的文件、材料，由单位的文书或者业务机构收集齐全并进行整理、立卷，定期交本单位档案管理机构或者个人集中管理。其目的，就是要将文件、材料变成有价值的文献，使其得到利用。这一过程，我们定为“档案形成的雏形阶段”。在文件、材料集中齐全之后，应该聘请熟悉文件及归档要求的同志，对文件材料进行第一次的甄别鉴定。对需要归档文件材料有了第一次的鉴定定性之后，就可將文件、材料整理归档，移交档案管理部门。这样一来，就可以把不必归档的材料剔除出来。刘耿生教授认为：

“求得真实的档案，是人类认识自身历史不可超越的第一步，没有这一步就没有科学。”

经过第一次鉴定整理，基本有了档案雏形。归档后的文件、材料，移交档案管理部门及个人后，档案管理人员将所接收的材料按照归档规范进行鉴定整理、组卷、著录之后，形成了真正意义上的用以备查考档案文献，由档案管理机构和个人保存管理。这是档案室工作人员的二次鉴定。

《档案法》第三章第十三条中，又提到“属于中央级和省级、设区的市级国家档案馆接收范围的档案，立档单位应当自档案形成之口起，满20年即向有关国家档案馆移交”。档案移交进馆，首先，要做的是将库存档案进行鉴定甄别；其次，整理、组卷移交档案馆。在这里，再次涉及档案鉴定。在向上一级档案馆移交档案时，由于不同时期的档案利用目的不同，所需利料也不同，这就需要对档案再次进行鉴定。这次，属于档案长久保存移交档案馆鉴定。“必须从国家和人民的整体利益出发，用全面的、历史的、发展的观点，认识和估计本单位对各项工作的作用，来判定档案的价值。”这次档案鉴定最主要的目的是永久保存档案价值，它与前两次的鉴定有所不同的就是“既要承认所有的档案都是对国家和社会有保存价值的历史记录，又要通过自己的鉴定，找出对国家和社会无保存价值的档案”。这次档案鉴定，可采取不同的形式。在进馆档案鉴定时，应当以“以我为主”的原则，按照形成的反映主要职能管理活动、基本历史面貌、学科发展方向等工作的档案材料为主。如，年度总结和规划、基本历史面貌、科学发展方向等工作的档案材料，并采取灵活鉴定的方法。这次鉴定，应属于三次鉴定中最重要的一次，它不仅需要移交单位领导的重视，还需要选择有经验的鉴定人员。鉴定人员中，要有资深的档案形成管理部门人员、档案人员、专家等，对即将移交的档案进行伞而的鉴定。

档案鉴定的目的就是完成档案的本质属性，就是档案的“备”查考性。笔者认为，将文件、材料“华丽转身”成为档案文献，成为永久保存的材料需要有三次鉴定。通过三次鉴定的档案文献，要经得起历史的考证，并使其价值得到社会的认可，这才是档案鉴定的真正目的。“三次鉴定多次复核”的鉴定工作模式，就是在确定了档案保管期限之后，还要对档案进行档案划分价值的再次鉴定，以及到期档案鉴定、开放档案攀定、销毁档案鉴定等多次复核鉴定，才能确保档案的保存价值，为后世留下宝贵的文献资料。

2.档案鉴定标准在实践中的应用

目前，我国档案鉴定还没有一个具体的标准。我国的档案鉴定理论体系相对于国际上的理论体系还比较稚嫩。近年来，由于大量的到期档案需要进馆，促进档案鉴定工作高于档案管理重要性的认以提高，也带动档案界对鉴定理论、制定档案鉴定标准以及档案法制建设的认识。

2.1 《档案法》第十五条规定：鉴定档案保存价值的原则、保管期限的标准及销毁档案的程序和办法，由国家档案行政管理部门制定，禁止擅自销毁档案。条款巾提到的鉴定档案保存价值的原则、保管期限的标准及销毁档案的程序和办法，由国家行政管理部门制定。这个行政管理部门应该属于哪一级管理部门？各级行政管理部门对档案价值的认识不同，制定的档案鉴定程序也不同。目前，我们所制定的档案标准在档案鉴定应用过程中，能否真的符合档案价值鉴定的原则呢？

首先，我们对档案鉴定标准由谁来制定进行分析。美国档案学者莫斯认为：“鉴定是档案工作整个系列中第一个关键决定，是随后所有决定得以生产的基础，因而，是档案工作的首要职能。鉴定的重要性居第一。”笔者认为，档案鉴定标准应由国家最高管理部门通过调研档案生产者及利用者对档案鉴定标准的认识，制定出基础性的鉴定标准，具体工作的标准再由具体工作的档案部门进行制定。国家档案局制定标准指导档案鉴定工作才更具权威性，由立法机关将档案鉴定标准作为一项重要条款纳入《档案法》巾。档案鉴定标准不应“各自为政”来制定，否则，对档案鉴定工作不能起到促进作用，还会使一些单位和个人“钻空子”，使一些需要保存进馆的档案材料被遗弃。因此，由国家有关部门制定出鉴定标准规范，再由利用单位根据规范进行标准制定，从而避免档案鉴定中档案材料的遗漏与不足。

2.2 档案鉴定标准的制定，对档案鉴定工作起到指导性的作用，但我国的档案鉴定标准还有待完善。在这里，可借鉴国外经验来完善我国的档案鉴定标准。

档案鉴定标准通常分为理论性标准、技术性标准。在理论性标准中，又分为六个标准，即：年龄鉴定标准、来源鉴定标准、职能鉴定论、双重价值鉴定标准、宏观职能鉴定标准、效益标准。我国档案学界结合国情提出相对价值标准。这些众多的标准，对档案鉴定起着举足轻重的作用。笔者认为，在三次档案鉴定过程中，不同的档案材料归属可以采用不同的鉴定标准。如，第一次归档前的鉴定，可利用来源鉴定标准及职能鉴定论对档案材料进行鉴定。由于“有查考价值的文献在未‘备之前属于档案材料，并非完备意义的档案，缺少‘备的要素”。首次在档案形成部门需要采用来源鉴定标准及职能鉴定论将档案材料进行整理、分类鉴定。二次鉴定可采用宏观职能鉴定标准、效益标准。归档后的档案材料虽然还没有组卷，但已经是经过来源鉴定了的档案材料。这些材料，就需要有档案人员根据档案管理规范对其进行二次鉴定。这次鉴定的主要原则，就是区分档案材料的职能及效益功能，使不同类型的档案，如，文书、科技、基建、声像等得到细化并使其产生效益功能。再次档案鉴定，可利用我国档案学界结合国情提出的相对价值标准进行鉴定。这些鉴定理论的应用，对我国的档案价值鉴定标准制定能够起到指导性的作用。本次档案鉴定的目的是移交档案进馆，通常是由同级档案行政管理部门作出部署，由档案馆提出进馆案卷质量要求，再由档案室具体组织人员做好进馆鉴定和整理工作。本着从国家和人民的整体利益出发的原则，鉴定应用“全面、历史、发展”的眼光“在承认文件的价值取决于档案客体属性及其满足利用者需要程度的前提下，适当分析全宗和全宗群内档案的完整程度，从全宗和全宗群范围内来观察档案被保存的状况。通常情况下，全宗和全宗群档案的完整程度越高、绝对数量越多，每一份文件的价值就相对越低，反之，则越高。即：在一定情况下，某些文件的保存价值和保管期限可以相对地提升或降低。相对价值标准的提出，旨在使档案鉴定工作做到具体问题具体分析，避免机械主义和教条主义”。档案鉴定理论是鉴定档案的基础，档案鉴定的标准则是鉴定理论的升华。

3.建立健全法规与制度确保档案鉴定工作顺利进行

3.1 国外一些国家，档案鉴定工作依照一定的制度有组织地进行。档案鉴定理论是全社会档案工作发展至今的近现代历史产物，档案管理的属性取决于档案法规和制度的保障。

在我国，档案鉴定工作基本上是按照《档案法》第十五条之规定，以“各自为政”的形式对档案进行鉴定，没有一个完整的法规及制度。筆者认为，档案鉴定与移交档案工作是密不可分的两个工作流程。然而，国家档案局在制定移交档案规范时，忽视了档案鉴定工作。近年来，各级档案部门逐渐认识到档案鉴定的重要性大于档案整理。

在国外，建立档案鉴定组织来实施档案鉴定工作是世界各国的普遍做法。美国设立有国家档案与文件署，由14人组成的专门鉴定小组，负责制定和修改鉴定标准和鉴定指南；俄罗斯设立了档案鉴定委员会和档案评审委员会：意大利档案鉴定的审核权由档案总局掌握。这些国家的档案鉴定，无论在制度还是在管理上，都形成了一个完整的体系。在我国，档案鉴定在借鉴国外经验的同时，应按照我国的国情，建立我国自己的制度及管理模式，成立专门的档案鉴定管理委员会，组织指导全国的档案鉴定工作。

3.2 健全档案鉴定制度保障，不但需要有档案鉴定机构，还更需要法律法规的健全。要想使档案鉴定工作在一个合理的法制环境中建立健全，与档案立法、档案执法分不开。档案鉴定人员的业务培训、档案鉴定合法与否，以及档案鉴定标准的实施，都需要有制度和法规的保障。对于那些重大的科学考察、大型基础建设项目的档案鉴定，也应该有一个具有实用性的鉴定标准和制度，原因是，形成档案材料的不只是文书档案。我国的档案品种繁多，制定鉴定的标准也应该与之相匹配。总之，加强档案法制建设是促进各项档案事业发展的基础，更是档案鉴定工作的有力保障。

4.结论

肩负有保存历史材料使命的档案人，应怀着“为历史、为后人负责”的态度，利用好手中的权利和义务，将档案材料用历史的眼光进行甄别鉴定。我国须制定出国家级的鉴定标准，使档案鉴定人员在鉴定过程中，有明确的指导思想并最终完成档案鉴定工作。在此基础上，借助法律法规的坚强手段，对档案鉴定工作作有力保障。

档案价值鉴定既离不开档案材料，也离不开档案鉴定理论标准，更离不开档案法规与制度的保障。这“三者合一”才是奠定档案鉴定价值的基础。档案价值鉴定中，档案标准与档案法规的关系相辅相成。