探究加强学校档案收集与整理工作的相关措施

贺莉莉

摘 要：现阶段，在教育教学事业蓬勃发展的背景下，学校各项档案管理工作受到广泛关注。为了适应信息时代发展的要求，学校应当对内部各项档案管理工作进行创新和优化。该文在分析学校档案收集、整理工作主要特点的基础上，探究了加强学校档案收集、整理工作的有效措施。

关键词：学校 档案 收集 整理

中图分类号：G25 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2016）11（c）-0159-02

学校各项档案管理工作不仅是学校日常行政工作中较为重要的组成部分，也是促进学校健康、稳定、持续发展的重要前提。学校若想保证各项决策的实效性和可行性，就应当做好档案管理工作，保证档案收集、整理工作的有效性，确保所收集的档案资料的真实性，提高档案整理工作的效率和质量，推动学校各项活动的顺利开展。

1 学校档案收集与整理工作的主要特点

1.1 分类较多

对现阶段学校档案收集与整理工作进行分析可知，其具有分类较多的特点，按照不同对象可以分为教学档案、学生档案、人事档案、会计档案等，也可以根据不同记录形式分成录音档案、录像档案、照片档案、文字档案等[1]。无论是以何种形式存在，档案均能够真实的将学校发展过程中的各项活动记录下来，反映出学校的真实发展情况，指引学校的发展方向，为学校各项决策提供参考和依据。

1.2 范围较广

档案资料的收集与整理工作需要校内所有科室的参与和配合，其工作的组织者和参与者包括档案管理工作人员、校内教职工以及全校学生，形成的档案种类也较为丰富多样。随着信息技术广泛应用于檔案管理工作中，使得档案的载体形式发生了一定变化，由单一的实物档案发展成为实物档案与电子档案并存的管理形式，所以可以说，学校档案收集与整理工作的范围被极大的扩展，具有范围较广的特点。

1.3 连续性较强

随着我国教育教学改革的深化开展，学校在每年都会发生一些重要事件，并且在这些重要事件中，大多都需要跨学年完成。例如，实验室的建设，实验课程的改革等。这些事件需要延续几年才能得到全面完成，有的甚至需要几十年才能实现完善。因此，针对这类具有较强连续性的档案，需要档案收集与整理工作人员坚持跟踪，逐步完善档案收集与整理工作。

1.4 受诸多因素影响

学校档案收集与整理工作受到多种因素的制约，例如，学校领导对档案管理工作的重视程度，档案管理工作者的工作意识，档案管理相关制度的建立、落实情况等，这些因素均对学校档案管理工作产生不同程度的影响，使其不同时期的质量与水平存在一定差异[2]。

2 加强学校档案收集与整理工作的有效措施

2.1 加强宣传，提高档案管理意识

在学校方面，应当加强宣传力度，促使内部档案管理工作人员的责任意识得到充分培养，加强档案管理工作人员的责任感，从而保证档案收集、整理工作的水平和质量。在档案管理工作人员方面，需要积极提升自身工作水平，明确学校档案管理工作的重要性。在学校教师与学生方面，应当通过加强其对档案管理工作的认识，引导其自觉配合并参与档案收集、整理工作[3]。

2.2 加强管理制度建设，确定归档范围

学校应当根据实际情况制定完善的档案管理制度，促使校内档案管理工作人员以及全校师生对档案管理工作的作用和重要性形成正确的认识，通过管理制度明确划分档案管理工作人员的职责范围，保证档案收集、整理工作的全面性和完整性，通过激励制度，调动档案管理工作人员的工作积极性和创造性，促使其能够主观能动的投身到档案收集、整理工作中，提高档案收集、整理工作的效率。同时，还应当通过教学档案管理制度、人事档案管理制度等促使全校师生积极参与到档案收集、整理工作中，并在他们完成档案收集、整理工作后，让其将整理好的资料及时的交到档案管理部门，由专门的档案管理工作人员进行统一归档。除此之外，学校各级领导还应当对档案管理工作实施监管，考察各项档案保存情况，监督档案管理工作人员的工作行为。

2.3 加强沟通交流，保证收集整理工作顺利进行

良好的沟通、交流是保证各项工作顺利进行的重要前提。在学校档案收集、整理工作过程中，应当加强各科室的沟通与交流，促使各科室积极配合档案管理部门的工作，帮助档案管理部门完成档案材料的收集工作、积累工作以及归档立卷工作，提高档案收集、整理工作的效率和质量，促使档案收集、整理工作能够顺利展开。

2.4 通过先进、可行的手段提高工作效率

实际上，开展学校档案管理工作的主要作用是为学校各项决策提供参考和支持，促使学校能够得到进一步发展。尤其是在零散材料整理方面，只有全面收集、认真整理，才能保证档案管理工作的科学性、有效性、全面性，使各类档案能够得到有序存放，提高学校档案收集、整理工作的水平和效率[4]。因此，学校可以将先进的网络信息技术应用到档案管理工作中，确保学校档案管理工作的实效性和科学性。学校档案管理信息化建设不仅能够减少纸质档案存放空间，还方便档案的翻阅以及资料的查询。建立完善的档案管理系统，通过系统平台实现对学校档案的统一管理，为学校各项工作的开展提供及时的档案信息支持。

2.5 加强档案管理队伍建设，提高整体水平

学校各项档案管理工作质量和效率取决于管理工作人员的职业素养和工作能力。所以，学校若想保证各项档案管理工作能够顺利开展，就应当加强档案管理队伍建设，提高档案管理工作人员的职业素养和工作能力，引进高水平、高素质的档案管理专业人才，加强档案管理队伍内部沟通交流，分享优秀的工作经验，交流有效的工作方法，促使档案管理队伍整体水平得到较为显著的提高。学校可以阶段性的组织档案管理工作人员参与到各项教育培训活动中，加强其专业知识的积累，提高其信息化管理水平，促使档案收集、整理工作能够高效率、高质量的完成。例如：组织相关的专业知识培训班，开设信息化技术培训课程、组织开展思想道德、职业素养的相关培训活动等[5]。

3 结语

综上所述，学校档案不只是陈放在档案室中的资料，更是对学校发展历程的如实记载。学校各项档案见证了学校的成长和发展，客观反映出学校在科学研究、学科建设、人才培养等方面的成果，为学校各项决策以及经营发展提供了参考和支持。所以，加强档案收集、整理工作对学校未来发展具有重要意义。

参考文献

[1] 黎倩汛.如何加强学校档案收集与整理工作的思考[J].办公室业务，2013（1）：22.

[2] 郭桂玲.对学校档案收集工作的思考[J].办公室业务，2012（21）：25-26.

[3] 宿星卉.如何做好学校档案的收集与整理工作[J].工会博览：理论研究，2011（10）：297-299.

[4] 王燕飞.如何做好学校档案的收集与整理工作研究[J].办公室业务，2013（5）：96.

[5] 丘伟.增强档案意识，促进学校档案工作健康发展[J].才智，2011（31）：341.