以档案管理科学化促进机关管理高效化

【摘要】档案是反映机关单位工作历程的文献记录，是凸显机关办事要点的信息载体，是机关活动的真实记载，也是提高机关管理效率的参照资料。鉴此，为有效提升机关管理实效并为其文化建设、制度建构提供动力源泉，就应该采取有关措施保障档案管理科学化、高效化。下文主要通过论述档案管理科学化之重要性，进而阐释档案管理科学化对机关管理的推动作用。

【关键词】机关；档案管理；科学；高效

一、档案管理科学化之必要性

档案管理工作是机关管理的重要分支，两者相互依赖，相互作用。档案是机关工作纪要，是承载机关管理日常信息、管理制度、管理要点的重要载体。透析档案信息，可以抓住机关管理得失，能够指导机关管理制度改革，促使机关管理工作高效化。为凸显档案之重要性，首选应该保证档案管理科学化，这是保证档案完善及档案信息真实的关键。总体上讲，科学化的档案管理主要保证了档案文书的原则性、真实性、机密性，以此提升档案信息的参考价值，并使其在机关管理工作中发挥出应有的作用。

二、档案管理科学化对机关管理作用分析

通过阐述档案管理科学化含义，大体论述了档案管理对机关管理的一般性意义。为深化研究成果，我们还需从不同侧面窥探档案管理对机关管理的促进作用。

1、档案文书为机关管理制度建设提供了直观化资料

档案是机关工作要点、难点、疑点之纪要，通过翻阅档案，我们能够直观了解机关以往工作中的得失。机关文化建设、管理制度建构素材需要从工作历史中索取，在回顾历史的同时提炼精华反思误区，从而加快体制建设、文化建设。毋庸置疑，档案作为机关工作改革的直观化资料，在推动机关管理工作发展，提高管理效率方面有着至关重要的作用。然而达到如此效果的必要前提是档案管理的科学化，只有档案管理科学化学化，才能保障档案信息的公信力、说服力；只有实施科学化档案管理，才能保证档案材料真实价值、参考价值；只有确保档案管理科学化，才能确保档案资料的完整性、可视性。不仅如此，实现档案管理科学化，是政务公开的必要前提，是提高监督效率的有效措施，是促进改革的高效通道，是凸显诚信办公宗旨的关键所在。

2、档案材料是业绩考核的重要指标

档案是反映机关单位工作人员办公实际情况的重要写照，通过档案能够的了解工作人员“在做什么、做了什么、待做什么”，以此为业绩考察提供第一手资料。为实现档案真实效用，我们还应该保证档案管理科学化，因为这是确保档案材料真实性的关键，同样也是确保绩效评定公正的基点。倘若档案管理缺乏科学性，那么就容易导致机关档案材料缺失、信息失真，在一定程度上也将影响绩效考核结果。

譬如某机关单位对基层干部实施办事补贴政策，其需要的直观材料即是档案。如果不能保证档案管理科学化，那么就难以保证档案信息的真实性，也就不能保障绩效考核及补贴政策的公正性。例如某些机关干部平日消极怠工，无所作为，但到年终绩效考核时抓住档案管理漏洞，伪造一些办事档案“骗取补贴经费”，那么其后果可想而知。一言以蔽之，加强档案科学化管理能够推动机关工作管理改革，加快完善机关工作模式，从而全面加强机关管理高效化。

三、如何实现档案管理科学化

上文阐述了档案管理科学化能够提高机关管理效率，然而为实现档案管理科学化，我们需要做的事情还有很多，譬如以下几点：

1、加强宣传树立科学管理意识

随着我国社会管理制度不断完善，提高机关管理效率已然成我推动我国稳定发展，保证我国社会建设前进动力的必要保障。然而档案管理科学化问题现目前成为推进我国机关单位管理工作体系建设的障碍之一，从大局来讲，实现档案管理科学化学是促进机关管理制度稳定发展的必经之路。然而诸多领导及机关办事人员在思想认识上没有与时俱进，也缺乏对大局的展望，对于档案管理工作缺乏必要管理，档案科学化管理体系建设速度滞缓。为了有效解决此问题，从而推动档案管理科学化工作实施，首先就应该加强对机关干部的思想教育工作，做好宣传工作，帮助机关干部树立科学的档案管理意识，引导其正视档案管理科学化的积极性。此外针对个别思想意识抛锚的机关人员，领导应该加以重视并组织其参加“档案管理科学化”培训教育，并做好心理辅导工作，幫助其摆正心态，促使其积极配合档案科学化管理制度改革，并参与制度建设，成为档案管理科学体制建设的一份子。

2、加强信息化建设，提高业务水平

新时期，机关档案管理工作面临重大的改革压力，科学化体制建设迫在眉睫，工作难度、强度不断提升。为有效推动机关档案管理科学化，首先就应保证管理人员专业化。随着社会制度不断完善，工作内容、业务要求不断变化，为契合业务需要，我们需对有关人员进行必要的业务，培训以此提高服务质量。针对档案管理实际情况，我们应该积极把握信息化发展整体趋势，加强工作人员信息技术基础知识培训十分必要。因为针对纸质档案管理中存在的，难保存、易遗失、易损坏、难检索。等特性，加强档案信息化管理则相对具有易保存、难遗失、易检索等特点。鉴此，为推动档案管理科学化，机关单位应该组织工作人员极强信息技术学习，实现档案管理信息化，以此提高业务能力及服务质量，并提高档案管理、保存效率。除此之外为推动档案信息化管理，还应该从以下几点入手，第一是建立起档案管理信息平台；第二是建立强大的数据库，以此提高档案的包容率；第三，全面推动机关各科室、各部门积极建设信息化档案室；第四，加强信息网络建设，提高档案材料的可视化；第五，建立有序工作的综合档案信息资源处理中心，收集、整理、鉴别档案信息，并向各部门提供分布式数字信息化服务。总而言之，加强档案管理信息化建设是实现档案管理科学化的必要措施。

3、加强干部队伍建设

正所谓上行而下效，机关管理中领导素质对机关工作效率的影响也十分重大。为有效加强档案管理科学化制度建设，首先我们应该保证上级领导对此工作的重视，此外还应保证部门领导在业务管理上提高警惕、落实要求、深化改革。由此可见，为深化档案信息化管理工作实效，我们还应加强领导干部的素质培养。

（1）组织学习法律法规

所谓没有规矩不成方圆，档案管理工作具有规范化、科学化、机密化特点，管理过程应该遵循有关规章制度。因此为凸显“依法办事”原则，首选就应该引导机关干部学习相关法规如《档案法》、《档案管理法规》等，提高干部法律意识，并促使其做好带头作用。

（2）让领导到工作中去提升自己

档案管理科学建设工作是需要实事求是的，而在实际工作中许多干部同志不愿意到进行考察调研，而是愿意在办公室进行调遣，这样的行为既不利管理工作的正确实施，也不利于干部同志提高自身的能力，因此要极力改正此现象。

四、结束语

档案是国家和社会的宝贵历史资源。因此加强档案的科学管理工作，是档案部门面临的共同新课题。各有关部门尤其是档案管理部门，应从战略高度来重视和加强机关单位档案管理工作，以绝对负责人的态度来完成档案的管理工作，以档案管理科学化促进机关管理的高效化。

【参考文献】

[1] 张雪艳. 档案管理科学化探究[J]. 兰台世界， 2007（6）：24.

[2] 刘亚利. 现代档案管理工作的思考[J]. 攀枝花学院学报， 2007（4）：35-37.

[3] 林秀秋. 档案管理与机关文化建设[J]. 机电兵船档案， 2007（3）：29-31.

【作者简介】

呼和乌路德（1976—），山西临沂人，本科学历，单位：内蒙古自治区射击射箭马术运动管理中心，职称：初级职称，主要研究方向：档案管理。