人事档案补充学籍档案的实践与思考

文/许行珺

人事档案补充学籍档案的实践与思考

文/许行珺

近两年档案专项审核工作的重点之一是核实学历教育背景，高校教学档案成为了补充学历档案的重要来源。学历档案应该怎么补以及补充什么内容，以下是学籍档案补档的实证分析——以西安理工大学为例

人事档案是记录个人成长经历、思想品德以及工作业绩等信息的文件材料。具有真实性和原始性，起着凭证、依据和参考的作用，是出具各种证明和各级组织部门任用干部需要查考的重要依据。人事档案实行统一领导、分级管理、统一制度、档随人走，不对个人公开的管理机制。但在档案的形成中，有些材料不能及时归档，还有些人受到各种利益驱使修改档案。这样，人事档案就不齐全、不真实，无法为查考提供正确的依据。

2014年10月至2016年6月，中央组织部在全国部署干部人事档案专项审核工作。各级组织部随即展开了干部人事档案审核，重点审核“三龄二历一身份”等内容，即年龄、工龄、党龄、学历、经历和身份。这一举措，旨在档案打假，建立公平、公正的人才管理制度。

专项审核分级分批进行，首先审核的是处级以上的领导干部的档案。我校校友中有很多在各个单位中担任中高层领导的，他们的人事档案中也有学籍档案不全的，需要从原毕业学校档案馆补充缺少的档案。于是教学档案就成了人事档案补充学籍档案的来源。补充档案的过程中，我们接触到各色各样的查档人，他们情况各异。以下是教学档案补档的实证分析——以我校为例。

一、补档案例

案例一：不了解个人档案需要什么，盲目要求全部资料

2016年6月下旬，硕士毕业生任校友来馆补充其在硕士期间的学籍资料。我们可以提供她：当年攻读硕士学位人员的录取名单、授予工学硕士的校学位会决议以及读研期间所修科目的成绩单。这些档案足以证明她确系我校毕业的硕士，但她要求复印整本学位资料。整本学位资料包含：开题报告、学位申请书、成绩单、评议票及专家评阅书等约四十多页。给她解释完全没有必要全都复印，因为个人档案里不是需要整本学位资料，只是需要最重要的证据环节。解释半天无果，于是给她复印了几乎整本学位资料。造成了不必要的浪费，降低了人事部门筛选有效档案的效率。

案例二：补档是缺什么材料就补什么吗？

2016年4月下旬，西安某高校教工封某来我馆给身在外地的李校友补充个人档案中缺少的资料。李校友本科、硕士、博士都在我校就读。封某说李校友需要本科毕业生登记表、硕士生登记表和博士授学位决议。这些登记表我馆不存，可以找对等的相应档案复印盖章作为补充档案。封某听罢还执意要填这些表。后来考虑是造假，决定按我们之前讲的找对等档案复印。给封某办理完档案复印盖章，他满意地离开了。

案例三：用人单位人事部门补档很好沟通

2016年6月中旬，某公司人力资源部张女士和我馆联系，需要提供我校1994届本科毕业生任校友学士学位证明。我们告诉张女士，我校学位会决议是面对全校学生的，上面没有针对个人授学士学位的信息。毕业生毕业时存档成绩单上面有是否授学位信息，另外馆存的当年毕业生情况一览表也有一条个人信息。张女士很快领会了，同意复印并盖章1994届本科毕业生情况一览表中有任校友的那条信息，作为他个人档案学士学位的补充档案。

二、学籍档案补档内容

（一）需要补充的档案资料

1.本科生毕业生登记表

本科生毕业生登记表应该存于个人档案中，档案馆并不会保存。它的替代档案是毕业生情况一览表。个人信息只是其中某页上的某一条，复印时注意屏蔽他人个人信息。

2.入学通知书

入学通知书存于个人档案中，如果个人档案没有存，替代档案是录取名册。录取名册上个人信息只占其中一条，其他录取考生的信息不便泄露，所以需要注意屏蔽其他录取考生的个人信息。

3.硕士或博士学位授予材料

近十来年，硕士或博士学位资料中包含院、校学位会授予硕士或博士学位的决议。如果是这种情况直接复印校学位会授予学位的决议就行。2003年之前的，需要找校学位会授予学位名单。仍需要注意名单包含其他获学位毕业生的姓名，注意屏蔽其他人名。

4.学士学位授予材料

学校没有针对获学士学位个人的授予学位材料，毕业生成绩单上包含获学位与否的信息。另外从毕业生情况一览表中也可以查到个人毕业获学士学位的信息。注意屏蔽他人个人信息。

（二）联系需要补充档案的用人单位人事部门

与我馆联系需要补充个人档案的有：单位的人事管理部门或组织部、本人或受托人。一般来说，单位的人事部门比较清楚需要哪方面相关档案，关于提供哪些可替代档案方面很好沟通；个人往往不太清楚需要什么档案，这时直接联系他所在的人事档案管理部门，问题也比较好沟通。

三、对补档工作的思考

（一）补充个人档案的办法

补充个人档案的办法是“以档补档”。校档案馆保存的教学档案是在学校招生、教学管理环节产生真实的原始记录，是历史的真凭实据，具有证据价值。当个人档案中缺少录取通知书和毕业生登记表时，档案馆存的教学档案的新生录取名单及毕业生名单可以弥补个人档案中缺少录取和毕业的档案。

有些来馆补档的人以为补档就是缺什么补什么，补的要和原来的一模一样。这是无法做到的。例如，我馆不存毕业生登记表。有些人从其它渠道弄来表格填写，一则已经时过境迁，二则无法恢复原貌，违背了档案要求的“真实的历史记录”。与其弄巧成拙，玷污了档案的真实性、原始性，不如用真实的档案去佐证。

（二）个人对自己档案的知情权

根据人事档案的管理制度和保密原则，个人是看不到自己的人事档案的，无法知道里面都存有什么内容。一般都是个人档案里缺少了某类材料，需要找其他相关证据才会和自己的档案打交道。有的人甚至不知道个人档案在哪里保管，也无从督促自己的相关材料及时归档，有些损失甚至无法弥补。

因此，法律应该赋予个人一定的知情权限，赋予个人一定的查询权限，从而对个人档案形成及保存起到监督作用，减少因档案缺失而给个人带来的损失。

（作者单位：西安理工大档案馆）