浅谈高校学院办公室管理

王蓓蓓

【摘 要】不论是企业还是党政机关，办公室的设置都是不可或缺的，它起着传递信息，汇报情况的枢纽作用。对于高校来说办公室也是不可或缺的一部分，它有教学教务以及行政管理的作用。本文从高校学院办公室的研究意义，管理工作的概述，以及存在的一些问题和改进的方法等方面来研究高校学院办公室管理。只有提高学院办公室的管理和办事效率，才能使学校发展得越来越壮大。

【关键词】学院办公室；管理职能；管理特点

一、研究意义

教育是国之根本，一个国家的发展与教育工作密不可分。而随着社会的不断进步，全国高等教育已经普及，办学规模也在不断扩大。怎样做才能使学校得以发展？只有加深对高校学院办公室管理的研究，充分发挥学院办公室的职能，才能使学校更进一步发展。

办公室是高校管理机构最基本也是最重要的组成部分。对于学院的通知信息它首先接收同时再下达给学院各个相关部门，让责任人和学生都可以全面了解相关信息，直接面对师生，并为他们提供服务。

同时，近几年以来一直在强调理论与实践相结合的学习方式，在管理中同样也可以用到这种方法。把在实际工作中遇到的问题提出，结合理论知识加以研究，从而寻求更好的管理方法，改善现有的管理，来更好地解决实际问题，这也是对高校学院办公室管理研究的意义。

二、学院办公室管理工作概述

（一）学生管理职能

学生是学校的主体，学院办公室也要为学生提供全方位的服务。首先，学院办公室的第一要务就是服务，全方位地服务学生；其次，为了保证学生能够有一个好的学习环境，学院办公室对于卫生工作起到监督的作用；再者就是学生的安全教育方面，学生在校期间，学校要保证其安全；

（二）行政管理职能

办公室主要负责的就是行政工作。为领导做决策提供参考，需要对学院的信息有一个全面的掌控，能根据实际情况为领导出谋划策、提供意见。此外，学院办公室应搞好综合协调，对行政事宜起到督办、催办的作用，抓好院系各项工作的落实，及时与上下级协调事项，准确传达信息。除了这些，学院办公室还拥有印章使用权，这就要求在使用印章时要严格，仔细审查每一份文件的准确性。

（三）教务管理职能

教务管理职能主要是保证教学工作的正常运行。创办学校的目的就是教育，学院办公室的设置也是为了服务教学，良好的教学秩序对教学质量的提高有很大帮助，所以这项工作是重中之重；其次是教材的征订工作。对于教材的选择应该征求任课老师的意见以及参考其他高校的征订情况，将老师推荐的教材经过各个系主任审核后将清单交到教材科，及时跟踪教材的物流情况，以确保在开课之前教材可以到位。

三、高校办公室管理存在的问题

（一）缺乏科学管理

一般办公室的管理都是按照习惯性去执行的。每个学院每个学期产生事务的时间都是差不多的，解决方法和步骤也异曲同工。除了习惯以外，还有一个就是经验之谈。在各个教学单位当中，管理事务的类似性是很强的，正是因为如此，各个系在处理许多工作内容时都是采取一样的方式，美其名曰借鉴经验，实际上根本没有考虑到每个系的特点，不根据实际情况制定合适的管理制度，这是不可取的方法。

（二）办公设备陈旧，办公环境差

虽然现在办公设备的投入增加了很多资金，办公设备也都换成了计算机。但是在科技时代，计算机的更新速度快得惊人，而办公设备的更新却比较慢。每个办公室的电脑配备率达不到100%，不能满足传真和扫描的需求，此外如果需要打印大量文档时还需要到打印社打印。周围环境对于人的办事效率也会产生一定的影响，例如在光线不充足的办公室办公，人的心情都会变得忧郁；还有墙壁颜色，暖色调的墙壁让人可以产生一种温和的感觉。

（三）办公技术和手段的不先进

总是依靠手工办公是不可取的方法，办公的方式必须跟上时代的步伐，将传统的办公模式加以电子化、信息化，电子化的流程不仅可以人工劳动、节省时间，也可以加快办事效率。要将计算机的功能在管理过程中充分发挥出来，提高办公效率，完善管理体制。

四、如何改进高校学院办公室的管理

（一）提高硬件设施

想要改进学院办公室的管理，硬件设备的配置是及其重要的。首先，学校应该每年给每个学院一笔经费用于采购办公设备，以免因办公设备的原因导致工作不能及时完成；其次，办公设备应进行定期的更新，超过最佳使用年限的要及时进行更换；第三，学院领导要认识到办公设备的重要性，不要吝啬资金的投入，若因小失大，影响到工作，其損失不可估量。所以对于调查反馈需要更换的设备要及时联系相关部门督办设备。

（二）加强职位建设，更新管理理念

只有拥有与时俱进的管理理念，学院办公室的管理工作才能顺利进行。主要做法是明确高校学院办公室管理的具体工作内容，做到准确定位；提升管理水平，完善现有的管理体制；学院应该为管理者提供多一点的培训课程，加强管理者的管理理念与时俱进；制定适合本院的科学管理体制，不盲目照搬经验，只有适合的才是最好的。

这些就是我对于高校学院办公室管理的一些理解。通过研究可以发现办公室在学校中的作用，可以说离开办公室，学校就无法运转。希望高校领导可以重视办公室的管理，加强办公室的管理制度。

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